Assistant(e) de gestion

KAIHROS CONSULTING; La Ciotat; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prime sur objectif

RTT : 12 par an

Participation transport 50%

Tickets restaurants

Carte cadeau de Noël

Résumé du poste

Le poste, basé à La Ciotat, vise à assurer la continuité administrative et opérationnelle des services. Vous organiserez et optimiserez les plannings des intervenants et des clients tout en gérant les imprévus avec réactivité et discernement.

Vous tenez à jour les dossiers administratifs du personnel, accueillez les collaborateurs lors des entretiens et facilitez la communication interne, dans une approche bienveillante et professionnelle. Poste en rotation avec avantages variés.

Qualifications

• Formation BTS exigée (BTAS SP3S apprécié) ou expérience significative dans le secteur des services à la personne.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités dans un environnement opérationnel exigeant.

Responsabilités

• Organiser, ajuster et optimiser les plannings des intervenants et des clients.
• Anticiper et gérer les imprévus avec réactivité et discernement.
• Garantir la qualité de service et la satisfaction clients/salariés par un suivi quotidien rigoureux.
• Gérer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés.
• Accueillir, informer et accompagner les collaborateurs lors d’entretiens de suivi.
• Faciliter la communication interne et la circulation des informations.
• Participer à la gestion de situations sensibles et à la prévention des conflits avec bienveillance et professionnalisme.
• Contribuer à l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Participer à l’animation de la vie de l’agence en lien avec le responsable, dans une logique de management respectueux et responsabilisant.

Connaissances

Organisation / planification

Gestion du stress

Polyvalence

Relation client / interne

Formation

BTS SP3S

Outils

Logiciels de gestion

Description du poste

Vous êtes un maillon clé de la continuité de service :

• Organiser, ajuster et optimiser les plannings des intervenants et des clients à l’aide des outils métiers
• Anticiper et gérer les imprévus (absences, urgences, modifications de dernière minute) avec réactivité et discernement
• Garantir la qualité de service et la satisfaction clients/salariés par un suivi quotidien rigoureux

Vous contribuez activement à la qualité du climat social :

• Gérer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés
• Accueillir, informer et accompagner les collaborateurs lors d’entretiens de suivi
• Faciliter la communication interne et la circulation des informations
• Participer à la gestion de situations sensibles et à la prévention des conflits avec bienveillance et professionnalisme
• Contribuer à l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Participer à l’animation de la vie de l’agence en lien avec le responsable, dans une logique de management respectueux et responsabilisant

Vous prenez part à la dynamique commerciale de l’agence :

• Identifier et analyser les besoins des clients
• Participer à la construction de relations durables, basées sur l’écoute, la qualité de service et la confiance
• Assurer un accueil physique et téléphonique professionnel et orienté solutions

Compétences et expérience

• Formation BTS exigée (BTAS SP3S apprécié) ou expérience significative dans le secteirs des services à la personne
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion
• Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités dans un environnement opérationnel exigeant

Qualités humaines et posture professionnelle

• Sens de l’organisation et fiabilité
• Agilité et capacité d’adaptation face aux imprévus
• Résilience et gestion du stress
• Excellentes qualités relationnelles, sens de l’écoute et de la médiation
• Bienveillance, discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie, esprit d’équipe et engagement

Poste basé à La Ciotat

Horaires : 8h-16h30 ou 9h-18h00 en rotation

Avantages :

• Prime sur objectif au semestre ( ½ mois de variable)
• RTT : 1 par mois soit 12 par an.
• Participation au transport en commun à hauteur de 50%
• Tickets restaurants
• Une carte cadeau de Noël via le CSE