Assistant(e) de formation - CDD 4 mois

Direction générale des étrangers en France (DGEF); Bretagne; Hybride; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

La Direction générale des étrangers en France (DGEF) recherche un Assistant(e) de formation pour un contrat à durée déterminée de 4 mois à Rennes. Vous rejoindrez la cellule formation du SGAMI Ouest et assisterez le responsable formation dans le suivi des formations des agents.

Vos missions couvrent la gestion des formations avec les partenaires institutionnels, l’organisation logistique, la saisie dans Dialogue 2 et l’accueil des stagiaires et du formateur sur site, avec des horaires proches de

Qualifications

• Connaissances en informatique et bureautique (Word, Excel, Outlook).
• Maîtrise des outils bureautiques et de messagerie.
• Sens de l’organisation et travail en équipe.
• Savoir rédiger et communiquer clairement.

Responsabilités

• Gestion de la messagerie et rédaction des courriels relatifs à la formation.
• Gestion des formations en lien avec les partenaires institutionnels.
• Organisation des formations et logistique (réservation de salles, convocations, feuilles d’émargement, attestations).
• Accueil des stagiaires et du formateur sur site et remise des badges d’accès.
• Saisie des formations dans Dialogue 2 et édition des attestations.
• Traitement des appels à candidatures et informations sur intranet DRH/Formation.

Connaissances

Informatique bureautique

Travail en équipe

Rédiger des courriels et documents

Gestion administrative

Outils

Dialogue 2

Systèmes RH

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant(e) de formation - CDD 4 mois

Description du poste

Vos activités principales:

La cellule formation est chargée d’assurer le suivi des formations des agents de toutes filières et catégories affectés au sein de la préfecture de zone SGAMI Ouest Entité des programmes 152, 176 et 216 (environ 900 agents).

Sous l’autorité du responsable de la cellule Formation, vous participez à:

• La gestion de la messagerie et rédaction des courriels relatifs à la formation ;
• La gestion des formations en lien avec les partenaires institutionnels (PFRH 35, Préfecture 22 ; SZRF Ouest, CZF Tours, ECLPN Limoges, SDRF Lognes, ENP Sens);
• L’organisation des formations dispensées par les FIO et par des organismes privés(réservation de salles, envoi des convocations, établir une feuille d’émargement, délivrer les attestations de présence);
• L’accueil des stagiaires et du formateur sur site et remise des badges d’accès;
• La saisie des formations et mise à jour de l’application Dialogue 2 - module formation, édition et diffusion des attestations aux agents et à la cellule interne;
• Le traitement des appels à candidatures;
• L’intégration d’éléments informationnels sur l’intranet DRH/Formation;
• Appeler occasionnellement les prestataires extérieurs pour obtenir des devis de formation(fournitures pour les formations internes par exemple) ;
• Circulariser à la signature DRH les devis négociés et les expressions de besoin puis les envoyer au bureau des affaires intérieures;
• Établir les attestations de service fait des formations PLF et mettre à la signature électronique du responsable de la cellule formation;
• Gérer la logistique de la salle de formation (fermeture des accès, gestion des surfaces propres par l’intervention du technicien de ménage);

Vous travaillez étroitement avec:

• Les bureaux ou secrétariats des directions du SGAMI Ouest;
• Les cellules internes du bureau des personnels administratifs, techniques et scientifiques (BAPTS)du SGAMI Ouest ;
• Le service régional de formation de Bretagne;
• Les plate-formes RH des secrétariat généraux des affaires régionales des quatre régions de la préfecture de zone (PFRH);
• Le service zonal du recrutement et de la formation ouest (SZRF Ouest);
• La région de gendarmerie de Bretagne;
• La Sous-direction du recrutement et de la formation (SDRF).

Votre environnement professionnel:

Activités du service :

Au sein de la direction des ressources humaines, le bureau des personnels administratifs, techniques et scientifiques assure la gestion de la carrière des personnels administratifs de la police et de la gendarmerie nationale de la zone de défense et de sécurité Ouest, des personnels techniques (SIC, ST) PN et SG, ouvriers (OE, OC) et des personnels scientifiques affectés au sein de la zone de défense et de sécurité Ouest, soit dans les régions Haute et Basse Normandie, Centre, Bretagne et Pays de la Loire. La cellule formation est rattachée au bureau PATS.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Travail en polyvalence

Temps de travail 38h00 heures (horaires variables) générant 16 jours d’ARTT

L'adjoint au chef du bureau : 02 56 01 60 05

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Avoir de compétences en informatique-bureautique : niveau maîtrise -requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger : niveau pratique - requis

Savoir s'organiser :niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique - requis

Savoir accueillir : niveau expert - requis

Savoir communiquer : niveau pratique - requis

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Sgami Ouest, 4 avenue Bois Labbé 35000 Rennes

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant : https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/

Composition et effectifs du service

3 cadres de catégorie A, chef de bureau au siège de Rennes et deux adjoints (personnels techniques, personnels administratifs).

A Rennes :

- la section des personnels administratifs, scientifiques et contractuels

- La cellule interne chargée de la gestion des personnels administratifs du SGAMI Ouest, composée de 2 agents de catégorie B, chef de section et adjoint et de 4 agents de catégorie C

- La cellule formation composée de deux agents de catégorie C.

A Tours :

- la section zonale des personnels techniques

- La cellule interne chargée de la gestion des personnels techniques du SGAMI Ouest

Liaisons hiérarchiques :

- le responsable de la cellule Formation;

- le chef de bureau des personnels administratifs, techniques et scientifiques;

- la directrice adjointe des ressources humaines du SGAMI Ouest;

- le directeur des ressources humaines du SGAMI Ouest;

- la secrétaire générale adjointe du SGAMI Ouest.

Liaisons fonctionnelles :

- les directions de la préfecture de zone SGAMI Ouest et leurs services;

- les services de formation du périmètre secrétariat général, police nationaleet gendarmerie nationale;

- le ministère de l’intérieur (SG);

Localisation du poste

Europe, France, Bretagne, Ille et Vilaine (35)

SGAMI OUEST - 4 avenue Bois Labbé - 35000 RENNES

Personne à contacter (mail)

[e-mail]

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels