Assistant(e) de direction – Pôle Handicap H/F

Pôle médico-social Léopold Bellan de Montesson - Accompagnement à la vie sociale; Sartrouville; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Pôle médico-social Léopold Bellan de Montesson - Accompagnement à la vie sociale recherche un Assistant de direction pour soutenir la Direction et le Chef de service. Le poste implique l’organisation quotidienne du Pôle, le suivi des dossiers et l’archivage des documents, ainsi que la rédaction et diffusion des comptes rendus et plans d’actions.

Vous participerez à la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées, planifierez les rendez-vous, et assurerez la circulation de

Responsibilities

• Soutien administratif et organisationnel auprès de la Direction et du Chef de service, gestion quotidienne du Pôle (Foyer, GEM, SAVS, ESAT).
• Gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées: admission, rendez-vous, suivi, saisie dans IMAGO et Via Trajectoire, archivage et confidentialité des données.

Job description

L’Assistant(e) de direction assure un rôle central de soutien administratif et organisationnel auprès de la Direction et du Chef de service, au sein du Pôle (Foyer, GEM, SAVS, ESAT) implanté à Sartrouville et Montesson. La mission contribue directement à la qualité du fonctionnement des établissements, à la fiabilité des données administratives et à la fluidité de la communication interne et externe, dans le respect des valeurs de la Fondation et de l’autodétermination des personnes accompagnées.

Assistanat de direction et appui au Chef de service

La fonction consiste à épauler le Chef de service dans la gestion quotidienne du Pôle en assurant le suivi des dossiers et des actions confiées, l’organisation et la préparation des réunions d’équipe, la participation à ces réunions et la rédaction, diffusion et suivi des comptes-rendus et des plans d’actions. L’Assistant(e) prépare les documents nécessaires au fonctionnement du service, facilite la circulation de l’information entre les établissements, apporte un soutien administratif au fonctionnement courant et participe à la gestion RH courante du service. La gestion du fonds de roulement des établissements fait également partie du périmètre, en lien avec la Direction.

Gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées

L’Assistant(e) de direction assure la gestion administrative complète des dossiers des personnes accompagnées, depuis l’admission jusqu’au suivi. Cela inclut la prise en charge des dossiers d’admission, la planification des rendez-vous, la constitution et le suivi des dossiers sur Via Trajectoire, l’accueil des personnes dans le cadre des admissions, le recueil et la vérification des pièces, la saisie et la mise à jour des informations dans IMAGO. La mission garantit la fiabilité, l’actualisation et la confidentialité des données, ainsi que le classement et l’archivage rigoureux des documents.

Suivi d’activité et reporting

Le rôle comprend le suivi des taux d’occupation des différents dispositifs (Foyer, GEM, SAVS), la production d’un reporting mensuel selon les modalités définies par le Pôle, ainsi