Assistant.e de direction — pôle formation

Yes We Camp; Marseille; Sur place; EUR 14 508 - 16 740; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prise en charge du pass RTM à 100%

Prise en charge des repas du midi

Résumé du poste

Une organisation à but non lucratif cherche un stagiaire en gestion administrative et formation à Marseille. Vous serez en charge de la gestion des dossiers d'apprentissage, de la coordination administrative de projets européens et de l'élaboration de devis. Le poste nécessite rigueur, organisation et une aisance relationnelle. Une aisance en anglais est appréciée pour les échanges européens. Lieu de travail : Marseille, avec déplacements possibles.

Qualifications

• Intérêt pour la gestion administrative et la formation professionnelle.
• Intérêt pour le champ de l’urbanisme et de la culture.
• Aisance rédactionnelle et relationnelle.

Responsabilités

• Gestion administrative des formations et suivi des dossiers.
• Coordination administrative de projets européens.
• Élaboration des devis et suivi budgétaire.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Autonomie

Aisance relationnelle

Maîtrise des outils bureautiques collaboratifs

Anglais

Outils

Drive

Tableurs

Description du poste

Yes We Camp est une organisation professionnelle et associative qui existe depuis 12 ans, basée à Marseille, et avec des activités à Paris et ailleurs en France.

Notre métier principal est la création, la transformation et la gestion de lieux coopératifs multi-activités, le plus souvent dans le cadre de conventions temporaires. Yes We Camp développe dans ces lieux des activités économiques, sociales, solidaires, culinaires et culturelles, opérées en propre ou par des partenaires, en créant une dynamique territoriale qui permet une mobilisation bénévole des riverains et de sa communauté.

Depuis 2013, nous assurons en permanence la gestion directe de 5 à 10 lieux, à Paris et Marseille, représentant en cumulé entre 10 000 et 30 000 m² de surface bâtie, et 20 000 à 100 000 m² d’espaces extérieurs.

Les métiers principaux sont : architecture et chantiers, gestion de cantines et buvettes, régie technique de lieux, communication, programmation culturelle, gouvernance et pilotage de projet complexe.

Sur la base de ce savoir-faire, Yes We Camp développe des activités d’accompagnement :

• Actions : organisation de chantiers et événements participatifs,
• Études : conseil et accompagnement auprès de collectivités et porteurs de projets,
• Formation (diplôme universitaire de 140h + modules thématiques).

Les missions

• Appui administratif et logistique – Formation (50%) en lien avec la coordinatrice du DU
  • Gestion administrative des formations
  • Accueil et réponse aux demandes d’information (mails, téléphone, candidatures)
  • Suivi des dossiers des apprenant·es : inscriptions, conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, diplômes
  • Mise à jour des bases de données stagiaires et tableaux de suivi sur airtable
  • Constitution et archivage des dossiers administratifs (conformité Qualiopi / organisme de formation)
  • Suivi des évaluations à chaud et à froid, compilation des résultats
• Suivi pédagogique et coordination
  • Appui à la coordinatrice pour le suivi des étudiant·es
  • Aide à la préparation des supports et contenus pédagogiques
  • Interface avec les intervenant·es (planning, contrats, logistique, besoins techniques)
  • Organisation logistique des sessions (salles, matériel, repas, accueil)
• Gestion financière
  • Élaboration des devis et conventions de formation
  • Suivi des factures et paiements
  • Appui au suivi budgétaire des actions de formation
  • Classement des pièces comptables
• Appui administratif et gestion de projet – Europe (50%) en lien avec la directrice formation & projets européens
  • Coordination administrative du projet
  • Mise à jour des outils de pilotage (planning, rétroplanning, tableaux de suivi des work packages)
  • Organisation des réunions partenaires (convocations, ordres du jour, comptes rendus)
  • Gestion documentaire partagée entre les membres des groupements
• Suivi réglementaire et reporting
  • Collecte et vérification des pièces justificatives (timesheets, factures, contrats, livrables)
  • Suivi des feuilles de temps de l’équipe
  • Préparation des dossiers de reporting intermédiaires et finaux
  • Classement des preuves d’activité exigées par le financeur
  • Aide au suivi budgétaire par poste de dépense
• Appui au montage et au développement
  • Veille sur les appels à projets européens
  • Contribution au montage administratif des candidatures

• Stage 6 mois
• Candidature : Adresser les candidatures (CV et lettre de motivation) par mail à : [e-mail]
• Date de prise de fonction : 1 avril 2026
• Lieu : Rivage — 148 Rue Sainte, 13007 Marseille et déplacements entre les différents lieux Marseillais.
• Rémunération : Minimum légal + prise en charge du pass RTM à 100% + prise en charge des repas du midi. 35h
• Intérêt pour la gestion administrative, la formation professionnelle et les projets collectifs
• Intérêt pour le champ de l’urbanisme et de la culture
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
• Aisance rédactionnelle et relationnelle
  Maîtrise des outils bureautiques collaboratifs (Drive, tableurs…)
• L’anglais est apprécié (échanges européens)