Assistant(e) de direction (H/F)

GRETA-CFA - LORRAINE EST; Sarreguemines; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Le GRETA-CFA Lorraine Est recherche un(e) assistant(e) de direction en CDD à temps plein, basé(e) à Sarreguemines. Vous assurez le soutien administratif des services supports, le suivi des dossiers et la rédaction de comptes rendus et procédures.

Vous coordonnez les réunions et événements, suivez les indicateurs, organisez l'agenda et les échanges, et contribuez à la démarche qualité et au reporting.

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives et financières en EPLE.
• Maîtrise du Pack Office et du reporting; aisance avec les chiffres.
• Rigueur, organisation, respect des délais et sens du service public.
• Bonne communication et travail en équipe.

Responsibilities

• Appui administratif : suivi des dossiers, rédaction de comptes rendus et de procédures; régulation des activités des assistants de formation; gestion des appels et mails institutionnels.
• Instances et événements : préparation des assemblées, commissions et réunions; organisation logistique et diffusion des comptes rendus.
• Indicateurs : suivi des indicateurs des services supports; collecte de données et contribution aux tableaux de bord.
• Coordination : recensement des besoins, coordination des échanges, validation des congés et suivi des emplois du temps; gestion des déplacements.
• RSO – environnement : animation du groupe de travail et rédaction du bilan annuel; suivi des actions et du rapport RSO.
• Missions collectives obligatoires : participation à la démarche qualité et audits internes/externes; respect des procédures et mise à jour de l’agenda et des documents.

Skills

Maîtrise Pack Office

Organisation

Rigueur

Communication

Education

BAC+2

Tools

Excel

Logiciels métiers

Job description

Le GRETA-CFA Lorraine Est appartient au réseau du GIP FTLV et des GRETA-CFA de l'académie Nancy-Metz, dédié à la formation des adultes et à l'apprentissage. Il propose des formations du CAP au BTS, des certifications, de la VAE et des bilans de compétences en Moselle Est.

CONDITIONS

Temps plein (100 %), CDD en année civile renouvelable - Lieu : Sarreguemines - Rémunération selon la grille des contractuels catégorie Hors-A du GRETA-GIP, selon expérience

MISSIONS

• 1. Appui administratif : suivi des dossiers des services supports et respect des procédures ; rédaction de comptes rendus, notes, procédures et supports (hors GAP) ; régulation de l'activité des assistantes de formation ; gestion administrative des appels à projets et appels d'offres ; gestion des boîtes mail institutionnelles (greta-lorraine-est / gle-direction) et premier niveau de réponse.
• 2. Instances et événements : préparation des assemblées générales, commissions, conseils de perfectionnement et réunions de direction ; gestion des convocations, salles et documents ; organisation des événements ; rédaction et diffusion des comptes rendus et synthèses.
• 3. Indicateurs : suivi des indicateurs des services supports, enquêtes (hors satisfaction et CFC), collecte des données et contribution aux tableaux de bord stratégiques.
• 4. Coordination : recensement des besoins et coordination des échanges, notamment avec les assistantes de formation ; validation en première main des congés des assistantes de formation et du personnel de service général ; mise à jour des emplois du temps et suivi du télétravail ; gestion de l'agenda et des déplacements du DGS-DGP ; suivi des prestataires et contrats ; coordination des interventions de l'agent technique.
• 5. RSO - environnement : animation du groupe de travail et organisation des ateliers ; coordination des actions, suivi des indicateurs et rédaction du bilan annuel pour le rapport RSO global.
• 6. Missions collectives obligatoires : participation à la démarche qualité et aux audits internes et externes ; respect des procédures et mise à jour de l'agenda professionnel et des documents en vigueur.

ENVIRONNEMENT

Relations avec le CESUP, la présidenté, la DO-DGS, la DO-DGP, les conseillers en formation professionnelle, les services administratifs, l'agent comptable, les coordonnateurs et formateurs, et les interlocuteurs externes.

PROFIL

Connaissances : fonctionnement des services supports d'un organisme de formation ; procédures administratives et financières en EPLE ; réglementation de la formation professionnelle de l'Éducation nationale et des unités de formation. Compétences : maîtrise du Pack Office, notamment Excel, des outils informatiques, documentaires, de reporting et des logiciels métiers ; aisance avec les chiffres ; rédaction et synthèse ; organisation, priorités, planification, respect des délais, suivi de dossiers transversaux, application des procédures, accueil, information, travail en équipe et capacité à rendre compte. Qualités : sens du service public, rigueur, fiabilité, discrétion, confidentialité, autonomie, initiative, diplomatie, écoute, adaptabilité, réactivité, gestion du stress et esprit d'équipe.

CONTRAINTES

Gestion de priorités et projets multiples, ressources parfois limitées, coordination d'interlocuteurs variés, gestion des tensions et urgences, exigences de performance, contraintes budgétaires, anticipation des évolutions, disponibilité ponctuelle sur des amplitudes horaires étendues et respect d'échéances serrées.

EXPÉRIENCE EXIGÉE

expérience significative sur un poste d'assistant(e) de direction. Débutant(e) non accepté(e) BAC+2

Fiche de poste complète et détaillée (missions, activités, compétences et exigences) disponible sur demande au 03 87 98 96 00.