Assistant(e) de Direction (F/H)

L'École de design Nantes Atlantique; Nantes; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

L'École de design Nantes Atlantique recrute un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir la Directrice du 1er cycle et la Coordinatrice des programmes. Vous assurerez une fonction transversale et accompagnerez l’équipe dans l’organisation interne.

Vous gèrerez les agendas, le secrétariat des réunions, la gestion documentaire et le calendaire, tout en assurant le suivi des parcours étudiants et l’harmonisation des outils entre les masters.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience sur missions similaires dans l’ enseignement supérieur ou la formation serait un plus.
• Maîtrise des outils collaboratifs et excellente rédaction.
• Capacité à gérer des plannings complexes et à prioriser les tâches.

Responsibilities

• Gestion des agendas: planification et organisation des rendez-vous pour réunions et entretiens.
• Secrétariat de réunions: prise de notes et rédaction des comptes rendus.
• Gestion documentaire: organisation et mise à jour des bases de données et documents partagés.
• Gestion calendaire: coordination des calendriers de formation avec les services.
• Suivi du parcours étudiant: suivi des cas (redoublements, transitions) et envoi de courriers officiels.
• Administration des outils pédagogiques: édition et diffusion de documents contractuels et descriptifs de programmes.

Skills

Gestion plannings

Outils collaboratifs

Rédaction professionnelle

Rigueur et organisation

Proactivité

Education

Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction

Tools

Aurion ERP

Job description

Description Du Poste

L’École de design Nantes Atlantique recrute un(e) Assistant(e) de Direction dans le cadre d'un accroissement d'activité liée à une réorganisation en interne.

Rattaché(e) à la direction pédagogique, vous assurez une fonction transversale pour accompagner la Directrice du 1er cycle (bac +3) et la Coordinatrice des programmes du second cycle (bac +5).

À ce titre, vous réalisez les missions suivantes :

Assistance de direction et gestion administrative

• Gestion des agendas : Planification, organisation et prise de rendez-vous pour les réunions et entretiens individuels (avec les étudiants, les enseignants ou les intervenants externes) ;
• Secrétariat de réunions : Préparation, prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunions ;
• Gestion documentaire : Organisation, mise à jour et structuration des bases de données et des documents partagés entre les services ;
• Gestion calendaire : Préparation, mise à jour et partage des calendriers de formation en coordination avec les autres services pour les dates communes.

Suivi et accompagnement du parcours étudiant

• Gestion des cas spécifiques : Suivi des parcours (redoublements, césures, démissions, etc.) incluant la prise de rendez-vous, le suivi de la procédure et l'envoi des courriers officiels ;
• Orientation et transition (Spécifique 1er cycle) : Suivi des vœux de passage en classes supérieures (A1 et A3/DN MADE 3), mise en place de tableaux de bord et d'indicateurs pour l'analyse d'orientation ;
• Diplomation et post-études (Spécifique 1er cycle) : Édition annuelle des certificats d’études Bachelor et suivi du réseau des Alumni.

Administration des outils pédagogiques

• Gestion de l'information pédagogique : Édition, mise à jour et diffusion des documents pratiques et contractuels relatifs aux programmes (livrets de l'étudiant, descriptifs de programmes, etc.) ;
• Administration des outils : Gestion et mise à jour des supports pédagogiques communs, saisie dans les bases administratives (ERP type Aurion) ;
• Amélioration continue et refonte : Participation active à la refonte des grilles d'évaluation (passage à l'évaluation par compétences) et accompagnement de la coordinatrice dans l'harmonisation des outils entre les différents masters.

Profil recherché

Issu(e) d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d'une expérience sur des missions similaires, idéalement acquise dans le secteur de l'enseignement supérieur ou de la formation.

Vous maîtrisez la gestion de plannings complexes, les outils collaboratifs et vous vous adaptez rapidement.

Vos excellentes qualités rédactionnelles et votre rigueur vous permettent d'assurer un suivi administratif et documentaire fiable et efficace.

Proactif(ve) et organisé(e), vous savez prioriser vos tâches de manière autonome et proposer des solutions pour accompagner l'évolution et l'harmonisation de nos pratiques.

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre L'École de design Nantes Atlantique, c'est intégrer un établissement d'enseignement supérieur reconnu, engagé dans des projets innovants, au sein d'une équipe dynamique où les idées, la créativité et l'initiative sont encouragées.