Assistant(e) de Direction Expert – Organisation & Projets

Cassiope; Bordeaux; Sur place; EUR 35 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Cassiope recherche un(e) Assistant(e) de Direction F/H à Bordeaux pour accompagner le Directeur d'agence et l'équipe opérationnelle. Vous assurez le secrétariat courant, organisez l'administration de l'agence et participez au montage des dossiers, à la gestion documentaire et au classement des archives.

Vous gérez l'agenda du Directeur, organisez les rendez-vous et déplacements, préparez les réunions et suivez les actions transverses avec les partenaires, architectes et entreprises associées.

Qualifications

• Expérience significative d'au moins 5 ans dans l'assistanat.
• Connaissance des marchés publics et du BOAMP est un atout.
• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat courant du Directeur d'agence et l'organisation administrative de l'agence.
• Gérer l'agenda du Directeur, organiser les rendez-vous et déplacements.
• Assurer l'accueil téléphonique et la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organiser les réunions et rendez-vous de prospection avec les architectes, entreprises, clients et partenaires.
• Participer au montage des équipes et au suivi des actions commerciales.
• Préparer les dossiers de candidatures et les offres en lien avec le Directeur, le responsable développement urbain et les chefs de projet.
• Prendre des notes en réunion et assurer, selon les besoins, la rédaction, la mise en forme et l'envoi des comptes rendus.
• Ouvrir les nouvelles opérations dans les outils de gestion internes, notamment BeCloud Affaires et le PGI, dans le respect des procédures.
• Assurer la gestion contractuelle : enregistrement, suivi des contrats, relances et gestion des éléments liés à la sous-traitance.
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers de l'agence.
• Participer aux missions transversales : tableaux de suivi, gestion des partenaires, entretien des locaux et suivi du matériel commun.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Rédaction et orthographe

Gestion d'agendas

Gestion administrative

Outils

BeCloud Affaires

PGI

Description du poste

Cassiope recherche un(e) Assistant(e) de Direction F/H à Bordeaux pour accompagner le Directeur d'agence et l'équipe opérationnelle. Vous assurez le secrétariat courant, organisez l'administration de l'agence et participez au montage des dossiers, à la gestion documentaire et au classement des archives.

Vous gérez l'agenda du Directeur, organisez les rendez-vous et déplacements, préparez les réunions et suivez les actions transverses avec les partenaires, architectes et entreprises associées.