Assistant(e) de Direction – Career Services

ESSEC Business School; Cergy; Hybrid; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Job summary

ESSEC Business School recherche un(e) Assistant(e) de la Direction Career Services F/H/X+ à Cergy pour assurer le fonctionnement administratif et logistique des activities du service. Vous soutiendrez quotidiennement la Directrice et l'équipe, en assurant l'organisation et la coordination des tâches et projets.

Vous serez en charge des onboarding/offboarding, des achats via Adage, des signatures de contrats et de l’organisation des événements, avec des communications performantes en français et

Qualifications

• Maîtrise des outils digitaux (Zoom, Google) et Pack Office (PowerPoint et Excel avancés).
• Excellente communication orale et écrite en Français et en Anglais (Niveau C1).
• Capacité à coordonner des tâches et gérer des agendas et budgets.

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel des activités des Career Services, en veillant à l'organisation et à la coordination fluide des tâches.
• Gérer les arrivées et départs des collaboratrices/teurs: onboarding et offboarding, matériel, accès et documents.
• Piloter les achats via l’outil Adage et suivre le processus jusqu’au paiement.
• Coordonner la signature des contrats avec les prestataires, achats, juridique et protection des données.
• Organiser les évènements et leur logistique (réservations, documents pour les réunions, etc.).
• Rédiger et diffuser comptes rendus, rapports et présentations en FR et EN.
• Gérer la communication interne et les agendas de déplacements sur les autres campus.
• Établir le récapitulatif KPI mensuel des Career Services et le diffuser en interne.

Skills

Zoom

Google Workspace

PowerPoint

Excel avancé

Français C1

Anglais C1

Tools

Pack Office

Google Meet

Job description

ESSEC Business School recherche un(e) Assistant(e) de la Direction Career Services F/H/X+ à Cergy pour assurer le fonctionnement administratif et logistique des activities du service. Vous soutiendrez quotidiennement la Directrice et l'équipe, en assurant l'organisation et la coordination des tâches et projets.

Vous serez en charge des onboarding/offboarding, des achats via Adage, des signatures de contrats et de l’organisation des événements, avec des communications performantes en français et