Assistant(e) de Direction

christies; Paris; Sur place; EUR 45 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Bonus

Flexible Fitness Fund

Congés payés et RTT

Résumé du poste

Christie's recherche un(e) assistant(e) personnel(le) CDI pour soutenir la Présidente en France. Vous serez l’ambassadeur(rice) et le point de contact principal des grands clients, en assurant le pilotage des agendas et la coordination avec Paris, Londres et NY.

Vous gérerez les déplacements, le courrier, les appels et les notes de frais, tout en veillant à une liaison fluide entre les interlocuteurs et les équipes internes.

Qualifications

• Expérience significative dans un poste similaire dans le luxe ou l'art.
• Maîtrise des outils informatiques et de présentation.

Responsabilités

• Gérer les agendas et les meetings, prioriser et réorganiser la journée.
• Gérer courrier et appels téléphoniques au quotidien.
• Organiser déplacements professionnels (hôtels, vols, transports) et notes de frais.
• Gérer les situations délicates avec les clients et rédiger des résumés pour le dirigeant.
• Suivre les ventes Christie's et concurrents à Paris et dans le monde.
• Assurer l'interface entre le dirigeant et les équipes Paris/Londres/NY et transférer les demandes.
• Contribuer à la rédaction de supports de communication (présentations, compte-rendus).
• Superviser un stagiaire et coordonner les actions avec l'équipe Stratégie Clients.

Connaissances

Anglais courant

Informatique

Présentations

Gestion agendas

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Mission :

Vous assurerez un soutien administratif dans le but d'optimiser l'efficacité de la Présidente dans la gestion des équipes de Christie's en France. Vous serez son ambassadeur (drice) et serez le point de contact privilégié des plus grands clients de la société.

Les tâches reposeront principalement sur :

• La gestion des agendas : coordination des meetings, gestion des priorités, réorganisation de la journée en cas d'imprévu, accueil des différents interlocuteurs pour fluidifier les temps entre deux réunions,
• La gestion quotidienne du courrier et des appels téléphoniques,
• L'organisation des déplacements professionnels : réservation d'hôtels, de vols, de transports, etc, ainsi que la gestion des notes de frais,
• La gestion des situations délicates avec les clients : réunir les informations nécessaires, clarifier la situation et établir un résumé de la situation pour le dirigeant, rédiger une réponse pour le client, faire un suivi.
• Le suivi de ventes de Christie's et de concurrents à Paris et dans le monde.
• Un rôle d'interface entre le dirigeant et les collaborateurs de Paris, de Londres et NY : gestion des priorités, gérer et transférer les différentes demandes et assurer le suivi.
• L'aide à la rédaction des supports de communication internes et externes : présentations, comptes-rendus, etc.
• Se familiariser avec le portefeuille client de la Présidente et coordonner avec l'équipe Stratégie Clients les différentes actions à mener auprès d'eux (invitations à des événements, visites d'exposition, etc.)
• La supervision d'un stagiaire

Profil recherché

Vous êtes prêt(e) à vous investir au service d'une personnalité exigeante. Votre rigueur et votre sens du service sont rassurants pour tous vos interlocuteurs. Vous êtes curieux(se) et vous vous intéresserez au fonctionnement d'une grande maison de vente aux enchères. Vous parlez couramment anglais, maîtrisez l'outil informatique, votre présentation est excellente. Vous justifiez d'une expérience significative dans un poste équivalent idéalement dans le secteur de l'art ou du luxe. Adaptabilité et souplesse

Information Complémentaire :

• Poste en CDI
• Statut non-cadre
• Salaire annuel entre 45 et 48K€ + bonus
• 25 CP / 15 jours de RTT
• Prime de flexible Fitness Fund