Assistant(e) de direction

Nievre; Bourgogne-Franche-Comté; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Nièvre recherche un(e) assistant(e) de direction pour assister la DG adjointes Solidarités, Culture et Sport. Vous coordonnez le secrétariat, accueillez le public et prenez en charge la préparation des dossiers et des supports de présentation.

Vous assurerez la gestion de l’agenda du DGA, la rédaction de comptes rendus et la circulation des informations entre les services. Poste en CDD de 3 ans renouvelable, cadre B.

Qualifications

• Bac+3 minimum requis
• Expérience et/ou connaissance du monde des collectivités
• Qualité rédactionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à coordonner le secrétariat et à travailler en équipe

Responsibilities

• Coordonner et animer l’activité du secrétariat de direction
• Accueillir le public et filtrer les appels téléphoniques
• Rédiger et suivre les dossiers et comptes rendus
• Préparer et présenter des supports (PowerPoint) pour le DGA
• Gérer l’agenda du DGA
• Assurer l’interface avec les services prescripteurs et assurer le suivi qualité des courriers

Skills

Rigueur

Discrétion

Disponibilité

Sens de l’accueil

Qualité rédactionnelle

PowerPoint

Bureautique

Education

Bac+3

Tools

PowerPoint

Suite bureautique

Job description

– Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, Culture et Sport

• – Dans le rôle d’encadrant(e) fonctionnel(le) :
• – Coordonner et animer l’activité du secrétariat de direction
• – Accueil téléphonique et physique

Description des activités à réaliser pour chaque mission

Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)

• – tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
• – relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
• – préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
• – tenue de l’agenda du DGA.
• – tâches de secrétariat du DGA
• – filtrage et gestion des communications du D.G.A. .
• – participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus

• – relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le DGA
• – vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
• – assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, …)
• – élaborer et formaliser des procédures homogènes
• – assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et extérieurs à la D.G.A SCS
• – assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
• – élaboration de la réponse à l’enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)

• Encadrement fonctionnel :
• -organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)
• -superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction

Autres activités du poste:

• – suppléances possibles lors de congés de l’assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
• – accueil du public
• – classement et archivage
• – gestion fournitures (commande agendas, etc…)
• – demandes de véhicules pour le DGA

Connaissances théoriques et savoirs faire

• Niveau requis : Bac+3
• Expérience et/ou connaissance du monde des collectivités
• Qualité rédactionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi

Savoir être / posture professionnelle

• Rigueur et fiabilité
• Loyauté
• Discrétion
• Disponibilité
• Sens de l’accueil

B3 - Fonctions relevant de la catégorie B avec encadrement fonctionnel au sein d'un même service

Modalités de recrutement

poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable, transfert de CDI de droit public)

Télétravail possible ?

La destination Nièvre

Située à l’ouest de la région Bourgogne-Franche-Comté, à proximité de Paris (2h en train ou en voiture), de Lyon (2h30 en train ou en voiture), ou de Clermont-Ferrand (1h30 en train ou 2h en voiture).

La Nièvre possède une grande richesse environnementale avec ses 3 bassins:

• La Loire, à l’ouest, jalonnée par les villes d’Art et d’Histoire de La Charité-sur-Loire et de Nevers, par le vignoble de Pouilly-sur-Loire, ou par le circuit de Magny-Cours,
• Le Canal du Nivernais, au centre, 2 ème canal le plus fréquenté en matière de plaisance après le canal du Midi,
• Le Morvan, à l’est, 1 er massif de moyenne montagne depuis Paris, et son mythique Lac des Settons.

La Nièvre est également un département très animé culturellement avec beaucoup de festivals, d’évènements et d’expositions, mais aussi très sportif, comptant le plus d’associations et de licenciés de la région Bourgogne (ex : Uson Rugby en Pro D2, US Basket La Charité-sur-Loire en N1…). Enfin, elle offre un cadre de vie agréable au quotidien et un accès aux logements très attractif.