Assistant(e) d'administration

OIF; Paris; On-site; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Allocations et indemnités prévues par

Régime de prévoyance de l’Organisation

Job summary

L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) à Paris recrute un(e) Assistant(e) d’administration. Le poste est local, niveau B4, pour une durée initiale de 3 ans renouvelables et une période probatoire.

Il s’agit d’un rôle polyvalent au sein de la Direction de l’Administration et des Finances. Vous assurerez la gestion administrative, le suivi budgétaire, la production de notes, le traitement du courrier, et le pilotage des achats en lien avec les UA dédiées.

Qualifications

• Être ressortissant d’un État ou gouvernement membre de l’OIF et posséder une autorisation de travail sur le territoire français.
• Détention d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assist ant ou équivalent.
• Expérience d’au moins 3 ans comme Assistant(e) d’administration, idéalement dans une organisation internationale ou une administration publique.
• Maîtriser les techniques d’assistanat, de bureautique, de classement et d’archivage.
• Bonne maîtrise du français et capacités d’analyse et de synthèse.

Responsibilities

• Contribuer à la bonne exécution des activités de l’unité administrative dont il/elle aura la charge.
• Réaliser actes administratifs et de gestion et suivre le budget de l’unité.
• Recueillir et faciliter la circulation de l’information nécessaire.
• Gérer le cycle de vie des protocoles d’accord de subvention et les achats.
• Préparer notes et documents administratifs et suivre leur classement.

Skills

Travail en équipe

Polyvalence

Flexibilité

Organisation

Maîtrise du français

Education

BAC+2 minimum

Tools

SAP

Bureautique (Word/Excel/Internet)

Job description

L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) regroupe 90 États et gouvernements (53 membres, 5 membres associés et 32 observateurs) répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

Titre du poste : Assistant(e) d’administration

Unité administrative : Direction de l’Administration et des Finances (DAF)

Statut et grade : Emploi à recrutement local / Niveau B, grade B4 échelon 1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement en CDI à l’issue des 3 ans

Traitement annuel de base : 43 074 euros

• Autres avantages : Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel
• Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : Le 09 novembre 2026

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 13/2026 du 19 octobre 2026

Au sein de la Direction de l’administration et des finances (DAF) et sous l’autorité du Directeur de l’Administration et des Finances, l’Assistant(e) d’administration, en fonction de la répartition des activités entre les membres de l’équipe de la DAF ou au sein d’une/d’autre(s) Unité(e) Administrative(s) (UA) qui lui sera(seront) dédiée(e)s, aura pour principales missions de :

• contribuer à la bonne exécution des activités de l’unité administrative (des unités administratives) dont il/elle aura la charge ;
• exécuter des actes administratifs et de gestion et des opérations de suivi du budget de(des) l’unité(unités) administrative(e)s dédiée(s), en conformité avec les règles de l’Organisation ;
• recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de son unité administrative.

A ce titre, et plus spécifiquement, il/elle sera chargé(e) de :

• assurer, en lien avec les Coordonnateurs(trices) et Spécialistes de programmes d’une ou plusieurs UA, la gestion et le suivi du cycle de vie des protocoles d’accord de subvention, ainsi que le traitement dans le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) selon les habilitations accordées ;
• assurer les suivis administratifs confiés par le ou les délégataires budgétaires de (ou des) l’UA dédiée(s), ainsi que l’exécution des budgets de fonctionnement comme de programmation ;
• participer à la rédaction et la mise en forme de documents administratifs ainsi qu’a leur suivi et leur classement ;
• assurer la production des notes de service ou notes de suivi, à la demande du (ou des) délégataire(s) budgétaire(s) de (ou des) l’UA dédiée(s) ;
• prendre en charge le traitement des courriers (tri, distribution, affranchissement et enregistrement) ;
• initier et confirmer les créations des nouveaux tiers ou organismes dans le PGI, selon les procédures applicables ;
• coordonner et assurer, pour une ou plusieurs UA, la mise en œuvre des achats et la gestion des prestataires externes, suivant les politiques et directives applicables ;
• contrôler l'état des stocks, définir les besoins en approvisionnement et les commandes éventuelles à initier ;
• préparer, coordonner et assurer le bon déroulement des missions, voyages et déplacements des agents ainsi que du (ou des) Chef(fe)s des Unités dédiées ;
• participer à l’amélioration des outils de gestion, conformément aux procédures en vigueur au sein de l’Organisation ;
• assurer en liaison avec l’unité en charge du budget, de la comptabilité, de la trésorerie et du contrôle de gestion, toutes les opérations administratives et financières requises dans le cadre des clôtures annuelles ;
• exécuter d’autres tâches qui seront assignées par le Directeur de l’Administration et des Finances ou le(s) Chef(fe)s des Unités dédiées , selon les besoins du service.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d’un Etat ou gouvernement membre de l’OIF et posséder une autorisation de travail à plein temps sur le territoire français en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;
• être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;
• avoir une expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans en tant qu’Assistant(e) d’administration, ou en lien avec la nature du poste ; idéalement au sein d’une organisation internationale ou d’une administration publique ;
• maitriser les techniques d’assistanat, de bureautique, de classement et d’archivage ;
• avoir une connaissance générale de l’environnement institutionnel de l’OIF ;
• maîtriser les règles de déontologie et de confidentialité ;
• avoir une aptitude à travailler en équipe et dans l’urgence ;
• faire preuve de polyvalence, de flexibilité et d’organisation ;
• avoir une bonne maîtrise de la langue française ainsi que de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
• savoir évoluer dans un environnement interculturel ;
• maîtriser les outils informatiques courants (word, excel, internet…), et les logiciels spécifiques aux activités professionnelles (notamment le logiciel SAP).

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.