ASSISTANT DU DIRECTEUR DPOI H/F

Secours Islamique France; Massy; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Complémentaire santé et prévoyance

Remboursement à 75% des transports

Job summary

Le Secours Islamique France recherche un(e) Assistant(e) du Directeur du Département des Programmes et Opérations à l’International (DPOI). Vous apportez un soutien administratif et opérationnel, organisez les déplacements, rédigez des documents et suivez les budgets et procédures.

Vous aurez une mission polyvalente et travaillerez en étroite collaboration avec les Desks et le PMQ, avec possibilité de télétravail selon accord et 2 jours par semaine.

Qualifications

• Diplôme BTS Assistant(e) bilingue/trilingue ou équivalent exigé.
• Expérience minimale de 3 ans à un poste similaire, idéalement en ONG ou association.
• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral.
• Maitrise courante de l'anglais.
• Maîtrise du Pack Office.
• Maîtrise de la prise de notes et des outils de planification du travail.

Responsibilities

• Organiser les déplacements du Directeur DPOI et gérer les rendez-vous et hébergement.
• Concevoir et rédiger courriers, rapports et notes de service pour le Directeur.
• Classer et archiver documents clés (papier et électronique).
• Créer et mettre à jour les outils de suivi d’activités (tableaux de bord, chronogrammes).
• Suivre les demandes de validation et le circuit des signatures de projets.
• Relire et harmoniser les rapports institutionnels récurrents.
• Coordonner l’organisation du Séminaire Annuel des Missions.
• Suivre le budget des budgets dont le DPOI est responsable.
• Mettre à jour les procédures DPOI et les procédures missions.

Skills

Organisation

Rigueur

Pack Office

Anglais courant

Prise de notes & rédaction

Travail en équipe

Education

BTS Assistant(e) bilingue/trilingue ou diplôme équivalent

Tools

Pack Office

Outils de planification

Job description

Sous la responsabilité du Directeur du Département des Programmes et Opérations à l’International (DPOI), l'Assistant(e) du directeur DPOI apporte un soutien administratif et opérationnel en assistant le directeur dans ses fonctions et ses interactions avec les Desks, le Pôle Méthodologie et Qualité (PMQ) et les autres départements support du SIF.

Vos principales missions seront les suivantes (liste non exhaustive et évolutive) :

• Organiser les déplacements du Directeur du DPOI (prise de rendez-vous, réservation des billets de train/d’avion, organisation de l’hébergement, etc.) ;

• Concevoir et rédiger pour le Directeur du DPOI des courriers, des rapports, des notes de service, des présentations PowerPoint, etc. ;

• Procéder au classement et à l’archivage (papier et électronique) des documents clés du Directeur ;

• Concevoir et mettre à jour les outils de suivi d’activités du Directeur (tableaux de bord, chronogrammes, etc.) ;

• Suivre les demandes de validation des propositions reçues du terrain ;

• Assurer le suivi du circuit des signatures pour les validations de projet ;

• Relire, harmoniser et mettre en forme les rapports et documents institutionnels récurrents (Rapport CA, Rapport Semestriel DPOI, Rapport Annuel, etc.) ;

• Coordonner l’organisation du Séminaire Annuel des Missions pour les Chefs de Mission et les Administrateurs ;

• Effectuer le suivi budgétaire des différents budgets dont le DPOI est responsable ;

• Mettre à jour les différentes procédures DPOI et procédures missions.

• Diplôme requis : BTS Assistant(e) bilingue/ trilingue ou diplôme équivalent.

• Expérience de 3 ans minimum à un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG ou d’une association.

• Très bonne maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral.

• Maitrise courante de l'anglais.

• Maîtrise parfaite du Pack Office.

• Maitrise de la prise de notes, des normes rédactionnelles et des outils de planification du travail.

• Sens du relationnel, du travail en équipe et de l’organisation.

Conditions :

• CDI, temps plein.

• Contrat 35 heures.

• Statut Technicien.

• Titres restaurant / Complémentaire santé et prévoyance compétitive / Remboursement à 75% de l'abonnement des transports en commun (jusqu'au 31/12/2026).

• Possibilité de télétravail selon accord en vigueur (2 jours par semaine).

Une politique RH engagée.

Le Secours Islamique France considère que la diversité est une richesse. Nous étudions donc toutes les candidatures dans la mesure où elles présentent les compétences requises pour le poste à pourvoir.

En tant qu'ONG humanitaire, le SIF s'engage à respecter le principe humanitaire du "Do no harm" et veille à ce que la sécurité de nos bénéficiaires (incluant les enfants), salariés, bénévoles, partenaires et prestataires soit une considération primordiale dans toutes ses activités.

Le SIF pratique la tolérance zéro envers tout type de fraude, corruption, harcèlement moral/sexuel, abus ou violence de quelque nature que ce soit, et, plus généralement, toute infraction à la législation, à la réglementation, à la Politique de Sauvegarde de l'Enfance (PSE) ou au code de conduite établi en interne, au siège et sur les missions.

Conformément à ces principes, ce poste est soumis à une vérification du casier judiciaire ainsi qu'à la prise de références professionnelles.

Notre charte est un véritable engagement : nous mobilisons l'ensemble de notre personnel dans la promotion, la diffusion et le respect des principes édictés.

Ensemble, relevons le défi pour une solidarité qui transcende les différences.