Assistant(e) chef(fe) de projet securite evenementielle H/F

BYBLOS GROUP; Lyon; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

BYBLOS GROUP à Lyon recherche un(e) Assistant(e) Chef(fe) de Projet pour appuyer le Directeur des Opérations dans l’organisation et le suivi des prestations de sécurité événementielle. Vous participez à la planification, à la coordination terrain et au suivi administratif des agents, à la gestion du matériel et à la relation client, tout en veillant au respect des procédures internes.

Formation Bac +2 en gestion de projet, événementiel, logistique ou sécurité; carte TFP APS à jour; SSIAP 1 et/ou

Qualifications

• Formation Bac +2 minimum en gestion de projet, événementiel, logistique ou sécurité.
• Carte professionnelle TFP APS à jour.
• SSIAP 1 et / ou SSIAP 2 est un plus.
• Une première expérience dans la sécurité événementielle est un atout.

Responsibilities

• Participer au recrutement des agents de sécurité et préqualifier les profils.
• Animer le vivier d’agents et maintenir le contact.
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des plannings.
• Préparer et gérer le matériel et les équipements.
• Assurer le suivi administratif et le paiement des agents.
• Coordonner les prestations et remonter les incidents.

Skills

Organisation

Rigueur

Esprit d'équipe

Aisance bureautique

Réactivité

Education

BAC+2 en gestion de projet, événementiel, logistique ou sécurité

Tools

MS Office

Job description

INFORMATIONS CLES

• Type de contrat : CDI

• Statut : Employé , Agent d’exploitation

• Localisation : Lyon

• Démarrage : Dès que possible

• Service : Opérations

• Rattachement hiérarchique : Directeur des Opérations

DESCRIPTION DU POSTE

En tant qu’Assistant(e) Chef(fe) de Projet, vous êtes rattaché(e) au Directeur des Opérations et vous lui apportez un appui administratif, logistique et opérationnel dans l’organisation et le suivi de nos dispositifs de sécurité événementielle.

Véritable pivot des équipes opérationnelles, vous participez à la préparation, à la coordination et au bon déroulement des prestations. Vous assurez le suivi administratif des agents, la gestion des plannings, la préparation du matériel et la remontée des éléments de paie.

Votre périmètre couvre l’ensemble du cycle opérationnel : recrutement, planification, coordination terrain, suivi administratif, gestion du matériel et relation opérationnelle avec les clients. Vous travaillez dans le respect des procédures internes, pour garantir la fiabilité des dossiers et la qualité des prestations.

C’est un poste de fond, structurant, où la rigueur, l’organisation et la fiabilité font la différence. Il permet au Directeur des Opérations de se concentrer pleinement sur le pilotage des opérations et la relation client.

Missions et responsabilités

Recrutement des agents de sécurité

• Participer à l’identification des besoins en effectifs selon les événements et les sites ;

• Contacter les candidats, préqualifier les profils et organiser les entretiens ;

• Suivre l’intégration des nouveaux agents ;

• Constituer, mettre à jour et contrôler les dossiers agents (pièces obligatoires, cartes professionnelles, habilitations).

Animation du vivier d'agents

• Suivre et animer un portefeuille d’agents de sécurité ;

• Maintenir une communication régulière avec les agents ;

Planification et gestion des effectifs

• Participation à l'élaboration des plannings en fonction des besoins clients et opérationnels.

• Suivi des absences, congés et ajustements de dernière minute, sous supervision.

• Application des règles relatives au temps de travail et à la convention collective.

Coordination opérationnelle

• Appuyer la coordination des équipes sur le terrain ;

• Suivre le bon déroulement des prestations ;

• Remonter les incidents et suivre les actions correctives.

Logistique événementielle et gestion du matériel

• Préparer, contrôler et suivre le matériel avant chaque prestation (tenues, équipements, badges) ;

• Gérer les stocks et remonter les besoins de réapprovisionnement ;

• Organiser les retours de matériel après l’événement et en contrôler la conformité ;

• Suivre la conformité et l’entretien des équipements.

Relation opérationnelle client

• Participer aux échanges opérationnels avec les clients, sous la supervision du Chef de Projet Sénior ;

• Contribuer aux visites de sites et à la préparation des dispositifs.

Suivi des éléments de paie

• Collecter et vérifier au premier niveau les éléments variables (heures, primes, absences) ;

• Transmettre ces éléments à l’équipe des Richesses Humaines et en assurer le suivi ;

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL & STATUT DU POSTE

• Horaires principalement fixes, pouvant s’adapter aux impératifs liés aux événements ;

• Disponibilité ponctuelle en soirée, le week-end et les jours fériés, selon l’activité ;

• Capacité à gérer les imprévus et les pics d’activité.

LE PROFIL IDÉAL

FORMATION & EXPERIENCE

• Formation Bac +2 minimum en gestion de projet, événementiel, logistique ou sécurité ;

• Carte professionnelle TFP APS à jour

• La possession du SSIAP 1 et / ou du SSIAP 2 est un plus.

• Une première expérience (stage, alternance ou poste similaire) dans la sécurité événementielle est un atout.

COMPETENCES & QUALITES

• Organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;

• Aisance avec les outils bureautiques et les tableaux de suivi ;

• Réactivité, adaptabilité et esprit d’équipe ;

• Envie d’apprendre et de monter en compétences dans un environnement opérationnel.

Le poste nécessitant des déplacements quotidiens et professionnels sur l'ensemble de la région pour réaliser vos missions, le permis B en cours de validité est indispensable.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.