Assistant(e) Administratif(ve) Siège H/F

Chronopost SA; Paris; On-site; EUR 25,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime trimestrielle sur objectif

Intéressement/Participation

Plan Épargne Retraite

Prime de 13ème mois

Job summary

Chronopost SA recherche un Assistant Administratif Siège pour assurer la gestion administrative et logistique du siège en Île-de-France. Vous apportez un soutien opérationnel, traitez les achats, les services généraux, la comptabilité et les RH, tout en facilitant le quotidien des équipes et le lien avec les services supports du groupe.

Le poste exige autonomie, rigueur et sens du service, avec une connaissance des outils bureautiques et des logiciels internes.

Qualifications

• Formation Bac+2 en assistanat ou gestion.
• Expérience de 2 à 3 ans sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et digitaux, Suite Google et aisance avec de nouveaux logiciels internes.

Responsibilities

• Gérer le courrier entrant et l’archivage des documents du pôle.
• Rédiger et actualiser les modes opératoires et processus internes.
• Veiller au bon fonctionnement des locaux et équipements avec les prestataires et les Services Généraux Chronopost.
• Gérer les commandes de fournitures et les réservations de salles du Business Center.
• Préparer les kits d’accueil et suivre l’inventaire des équipements IT.
• Commander les badges d’accès et coordonner la remise des équipements IT et téléphonie.
• Accompagner les collaborateurs sur les outils internes et concevoir des fiches d’utilisation.
• Créer les dossiers de référencement fournisseurs et traiter les litiges de facturation.
• Réserver les déplacements du CODIR et élaborer le reporting mensuel des déplacements.
• Coordonner la logistique de restauration lors des réunions et temps forts internes.

Skills

Autonomie

Rigueur

Réactivité

Sens du service

Relationnel

Discrétion

Education

Bac+2 en assistanat ou gestion

Tools

Suite Google

Kairos

Itesoft

Notilus

Job description

Contrat CDI Localisation Île-de-France (75)
PARIS-14 Statut Agent de maîtrise

Missions principales

Filiale de Chronopost, nous sommes LE spécialiste de la livraison express de produits alimentaires sous température dirigée.

Notre offre permet la livraison de produits alimentaires secs, frais et surgelés à destination des professionnels et particuliers partout en France. Ce service s’appuie notamment sur un réseau de plus de 92 agences équipées en chambres froides.

Déjà près de 6 000 clients nous font confiance. Nous connaissons, depuis notre création en 2015, un fort développement nécessitant le renforcement de nos équipes supports comme opérationnelles.

A ce titre, et dans le cadre d’un remplacement, nous sommes à la recherche de notre nouveau(elle) Assistant(e) Administratif(ve) Siège !

Rattaché(e) à l’Assistante de Direction, votre rôle consiste à assurer la gestion administrative et logistique quotidienne du siège dans le respect des processus du Groupe (achats, services généraux, comptabilité, RH). Véritable relais opérationnel, vous facilitez le quotidien des équipes et assurez le lien entre Chronofresh et les services supports de Chronopost.

Vous serez donc amené(e) prendre en charge les missions suivantes :

Prendre en charge le courrier entrant (tri, numérisation, diffusion) et l’archivage des documents du pôle ;

Rédiger et actualiser les modes opératoires et processus internes du pôle assistanat ;

Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements en lien avec les prestataires et les Services Généraux Chronopost ;

Gérer les commandes de fournitures, les réservations de salles du Business Center et le suivi administratif de la flotte automobile.

Préparer les kits d’accueil, attribuer les casiers et tenir à jour l'inventaire du matériel informatique transmis aux collaborateurs ;

Commander les badges d'accès et coordonner la remise des équipements IT et téléphonie avec les équipes dédiées du Groupe ;

Accompagner les collaborateurs sur les outils internes (Kairos, Itesoft, Notilus) et si nécessaire, concevoir des fiches pratiques d'utilisation ;

Créer les dossiers de référencement fournisseurs et traiter les litiges de facturation de premier niveau avec le service comptabilité du Groupe ;

Réserver les déplacements des membres du CODIR dans le respect de la politique voyage du Groupe et élaborer le reporting mensuel des déplacements pour l’ensemble des collaborateurs ;

Coordonner la logistique de restauration lors des réunions et temps forts internes (plateaux-repas, petits-déjeuners…).

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon vos appétences et les besoins de l’entreprise.

Profil recherché

Issu(e) d’une formation Bac+2 en assistanat ou gestion, vous justifiez d’une expérience de 2 à 3 ans sur un poste similaire.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et digitaux, la maîtrise de la Suite Google (Docs, Sheets, Drive…) et une aisance d'adaptation à de nouveaux logiciels internes sont de vrais atouts.

Autonome, rigoureux(se) et réactif(ve), vous disposez d'un excellent sens du service et du relationnel. Votre discrétion et le respect de la confidentialité sont indispensables au quotidien.

Horaire de travail Du Lundi au Vendredi de 9h00 à 17h00 avec 1 heure de pause

Rémunération 2 200 € à 2300€ bruts mensuels + 500€ de prime trimestrielle sur objectif + Intéressement/Participation + Plan Epargne Retraite + Prime de 13ème mois