Assistant Administratif Siège H/F

Chronofresh; Paris; On-site; EUR 22,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Intéressement/Participation

Plan Epargne Retraite

Prime de 13ème mois

Prime trimestrielle sur objectif

Job summary

Chronofresh, filiale de Chronopost, recherche un Assistant Administratif Siège pour assurer la gestion administrative et logistique du siège. Rattaché à l’Assistante de Direction, vous collaborez avec les services supports et facilitez le quotidien des équipes.

Vous gérez l’archivage, les procédures internes, les achats, les réservations et le suivi des fournitures. Poste stable, horaires 9h–17h, rémunération compétitive et avantages.

Qualifications

• Formation Bac+2 assistanat/gestion et 2 à 3 ans d’expérience sur poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et du numérique; familiarity avec Google Suite.
• Autonome, rigoureux(se) et réactif(ve); sens du service et confidentialité.

Responsibilities

• Gérer le courrier entrant, archivage et diffusion des documents du pôle.
• Rédiger et actualiser les modes opératoires et processus internes.
• Assurer le bon fonctionnement des locaux et équipements avec les services généraux.
• Gérer les commandes de fournitures, réservations et suivi administratif véhicule.
• Préparer les kits d’accueil, attribuer casiers et inventorier le matériel informatique.
• Commander badges et coordonner remise d’équipements IT/téléphonie.
• Accompagner les collaborateurs sur les outils internes et concevoir fiches pratiques.
• Créer les dossiers fournisseurs et traiter les litiges de facturation.
• Réserver déplacements CODIR et réaliser reporting mensuel; coordonner traiteur lors réunions.

Skills

Maîtrise outils bureautiques

Google Workspace

Organisation

Réactivité

Education

Bac+2 en assistanat/gestion

Tools

Kairos

Itesoft

Notilus

Job description

Filiale de Chronopost, nous sommes LE spécialiste de la livraison express de produits alimentaires sous température dirigée.

Notre offre permet la livraison de produits alimentaires secs, frais et surgelés à destination des professionnels et particuliers partout en France. Ce service s’appuie notamment sur un réseau de plus de 92 agences équipées en chambres froides.

Déjà près de 6 000 clients nous font confiance. Nous connaissons, depuis notre création en 2015, un fort développement nécessitant le renforcement de nos équipes supports comme opérationnelles.

A ce titre, et dans le cadre d’un remplacement, nous sommes à la recherche de notre nouveau(elle) Assistant(e) Administratif(ve) Siège !

Rattaché(e) à l’Assistante de Direction, votre rôle consiste à assurer la gestion administrative et logistique quotidienne du siège dans le respect des processus du Groupe (achats, services généraux, comptabilité, RH). Véritable relais opérationnel, vous facilitez le quotidien des équipes et assurez le lien entre Chronofresh et les services supports de Chronopost.

Vous serez donc amené(e) prendre en charge les missions suivantes :

• Prendre en charge le courrier entrant (tri, numérisation, diffusion) et l’archivage des documents du pôle ;
• Rédiger et actualiser les modes opératoires et processus internes du pôle assistanat ;
• Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements en lien avec les prestataires et les Services Généraux Chronopost ;
• Gérer les commandes de fournitures, les réservations de salles du Business Center et le suivi administratif de la flotte automobile.
• Préparer les kits d’accueil, attribuer les casiers et tenir à jour l'inventaire du matériel informatique transmis aux collaborateurs ;
• Commander les badges d'accès et coordonner la remise des équipements IT et téléphonie avec les équipes dédiées du Groupe ;
• Accompagner les collaborateurs sur les outils internes (Kairos, Itesoft, Notilus) et si nécessaire, concevoir des fiches pratiques d'utilisation ;
• Créer les dossiers de référencement fournisseurs et traiter les litiges de facturation de premier niveau avec le service comptabilité du Groupe ;
• Réserver les déplacements des membres du CODIR dans le respect de la politique voyage du Groupe et élaborer le reporting mensuel des déplacements pour l’ensemble des collaborateurs ;
• Coordonner la logistique de restauration lors des réunions et temps forts internes (plateaux-repas, petits-déjeuners…).

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon vos appétences et les besoins de l’entreprise.

Profil & compétences

Issu(e) d’une formation Bac+2 en assistanat ou gestion, vous justifiez d’une expérience de 2 à 3 ans sur un poste similaire.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et digitaux, la maîtrise de la Suite Google (Docs, Sheets, Drive…) et une aisance d'adaptation à de nouveaux logiciels internes sont de vrais atouts.

Autonome, rigoureux(se) et réactif(ve), vous disposez d'un excellent sens du service et du relationnel. Votre discrétion et le respect de la confidentialité sont indispensables au quotidien.

Horaire de travail

Du Lundi au Vendredi de 9h00 à 17h00 avec 1 heure de pause

Rémunération

2 150€ bruts mensuels + 500€ de prime trimestrielle sur objectif + Intéressement/Participation + Plan Epargne Retraite + Prime de 13ème mois