Assistant(e) Administratif(ve) Siège H/F

Chronopost; Paris; On-site; EUR 25,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime trimestrielle sur objectif

Intéressement/Participation

Plan Epargne Retraite

Prime de 13ème mois

Job summary

Chronopost Franchise, spécialiste de la livraison express, recherche un chargé d’assistanat pour jouer un rôle clé au sein du Business Center. Vous prendrez en charge le courrier, gérerez les commandes et les réservations, et assurerez le suivi administratif des équipes.

Poste à temps plein, horaires de bureau du lundi au vendredi. Rémunération mensuelle brute comprise entre 2 200 et 2 300 €, avec primes et intéressement.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac+2 en assistanat ou gestion, vous avez 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et digitaux, notamment Google Suite, et capacité à vous adapter à de nouveaux logiciels.
• Discrétion et sens du service client indispensables au quotidien.

Responsibilities

• Gérer le courrier entrant: tri, numérisation et diffusion, archivage des documents du pôle.
• Rédiger et mettre à jour les modes opératoires et processus internes du pôle assistanat.
• Veiller au bon fonctionnement des locaux et équipements avec les prestataires et Services Généraux Chronopost.
• Gérer les commandes de fournitures, les réservations de salles et le suivi administratif de la flotte automobile.
• Préparer les kits d'accueil et l'inventaire du matériel informatique remis aux collaborateurs.

Skills

Autonomie

Rigueur

Réactivité

Sens du service

Relationnel

Education

Bac+2 en assistanat ou gestion

Tools

Suite Google

Kairos

Itesoft

Notilus

Job description

Filiale de Chronopost, nous sommes LE spécialiste de la livraison express de produits alimentaires sous température dirigée. Notre offre permet la livraison de produits alimentaires secs, frais et surgelés à destination des professionnels et particuliers partout en France. Ce service s'appuie notamment sur un réseau de plus de 92 agences équipées en chambres froides. Déjà près de 6 000 clients nous font confiance. Nous connaissons, depuis notre création en 2015, un fort développement nécessitant le renforcement de nos équipes supports comme opérationnelles.

Mission

• Prendre en charge le courrier entrant (tri, numérisation, diffusion) et l'archivage des documents du pôle ;


• Rédiger et actualiser les modes opératoires et processus internes du pôle assistanat ;


• Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements en lien avec les prestataires et les Services Généraux Chronopost ;


• Gérer les commandes de fournitures, les réservations de salles du Business Center et le suivi administratif de la flotte automobile.


• Préparer les kits d'accueil, attribuer les casiers et tenir à jour l'inventaire du matériel informatique transmis aux collaborateurs ;


• Commander les badges d'accès et coordonner la remise des équipements IT et téléphonie avec les équipes dédiées du Groupe ;


• Accompagner les collaborateurs sur les outils internes (Kairos, Itesoft, Notilus) et si nécessaire, concevoir des fiches pratiques d'utilisation ;


• Créer les dossiers de référencement fournisseurs et traiter les litiges de facturation de premier niveau avec le service comptabilité du Groupe ;


• Réserver les déplacements des membres du CODIR dans le respect de la politique voyage du Groupe et élaborer le reporting mensuel des déplacements pour l'ensemble des collaborateurs ;


• Coordonner la logistique de restauration lors des réunions et temps forts internes (plateaux-repas, petits-déjeuners...).

Cette liste n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon vos appétences et les besoins de l'entreprise.

Issu(e) d'une formation Bac+2 en assistanat ou gestion, vous justifiez d'une expérience de 2 à 3 ans sur un poste similaire.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et digitaux, la maîtrise de la Suite Google (Docs, Sheets, Drive...) et une aisance d'adaptation à de nouveaux logiciels internes sont de vrais atouts.

Autonome, rigoureux(se) et réactif(ve), vous disposez d'un excellent sens du service et du relationnel. Votre discrétion et le respect de la confidentialité sont indispensables au quotidien.

Horaire de travail

Du Lundi au Vendredi de 9h00 à 17h00 avec 1 heure de pause

Rémunération

2 200EUR à 2300EUR bruts mensuels + 500EUR de prime trimestrielle sur objectif + Intéressement/Participation + Plan Epargne Retraite + Prime de 13ème mois