Assistant(e) administratif(ve) F/H

VINCI; Avignon; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

VINCI Facilities Rhône Provence Méditerranée, basé à Avignon, recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les équipes opérationnelles. Vous gérez l’administration du périmètre, les contrats et les procédures, tout en assurant le respect des clauses et la bonne tenue des dossiers.

Issu(e) d’une formation BAC+2 en assistanat ou gestion, vous bénéficiez idéalement d’une expérience dans le secteur bâtiment/maintenance et maîtrisez les outils informatiques ( Pack Office, GMAO).

Qualifications

• Formation BAC+2 dans l’assistanat, la gestion ou l’administration.
• Expérience d’au moins 3 ans dans le secteur bâtiment/maintenance.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, GMAO).

Responsibilities

• Participer aux négociations sur la partie approvisionnement.
• Créer, attribuer et suivre la clôture des demandes d’intervention.
• Effectuer les commandes auprès des fournisseurs et sous-traitants (offres de prix, contrats).
• Déclencher et suivre l’exécution des interventions des sous-traitants.
• Transmettre et suivre les éléments de facturation client.
• Préparer, envoyer et suivre les devis clients (consultation fournisseurs, mémoire technique).
• Saisir les pointages du personnel de l’équipe, selon la législation et les règles internes.
• Mettre à jour les plannings en fonction des éléments transmis par les responsables.
• Gérer les demandes d’intervention des clients et coordonner les interventions.

Skills

Organisation

Rigueur

Réactivité

Sens du service

Education

BAC+2 en assistanat/gestion/administration

Tools

Pack Office

GMAO

Job description

Basée à Avignon, VINCI Facilities Rhône Provence Méditerranée fait partie du réseau d’entreprises de VINCI Energies et a pour mission de prendre soin des bâtiments de ses clients à travers une offre de maintenance multi-technique et de facility management.

Entreprise à taille humaine, nous privilégions l’autonomie, la responsabilisation et l’évolution de nos collaboratrices et nos collaborateurs.

A la recherche de femmes et hommes engagé(e)s, audacieux(se) et attaché(e)s à l’esprit de service, nous recherchons dans le cadre du développement de notre activité, un(e) Assistant(e) administratif(ve) (F/H), basé(e) à Avignon (84).

Missions

Sous la responsabilité du Responsable d’affaires, vous êtes un réel support aux équipes opérationnelles, vous êtes responsable de la gestion administrative de votre périmètre, dans le respect des clauses des contrats et des procédures de l’entreprise.

Vos Missions Seront Les Suivantes

• Participer aux négociations sur la partie approvisionnement.
• Créer, attribuer et suivre la clôture des demandes d’intervention.
• Effectuer les commandes auprès des fournisseurs et sous-traitants (demande des offres de prix, préparer les contrats de sous-traitance…).
• Déclencher et suivre l’exécution des interventions des sous-traitants.
• Transmettre et suivre les éléments de facturation client.
• Préparer, envoyer et suivre les devis clients (consultation fournisseur et sous-traitance, rapport d’intervention, mémoire technique…).
• Saisir les pointages du personnel de l’équipe, dans le respect de la législation sociale de l’entreprise et des règles d’imputation quartz.
• Mettre à jour les plannings, en fonction des éléments transmis par les responsables d’exploitation.
• Préparer, envoyer et suivre les devis clients (consultation fournisseur et sous-traitance, rapport d’intervention, mémoire technique…).
• Gérer les demandes d’intervention des clients, coordonner les interventions.
  
  

Issue d’une formation de type BAC+2 dans le domaine de l’assistanat, la gestion ou l’administration, vous bénéficiez idéalement d’une expérience de 3 ans minimum dans le secteur du bâtiment, la maintenance.

Vous avez une parfaite maitrise des outils informatiques (pack office, logiciel, GMAO).

Votre organisation, votre rigueur et votre réactivité font de vous un(e) excellent(e) gestionnaire.

Ayant un réel sens des priorités, avez la capacité de gérer plusieurs sujets simultanément et à prioriser vos tâches en fonction des impératifs.

En relation directe avec nos clients et les équipes opérationnelles de l’entreprise, vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service et êtes doté(e) d’un excellent relationnel.

Enfin, vous avez idéalement pour compétence la négociation avec les fournisseurs.

Et si vous intégriez une entreprise à taille humaine, appartenant à un groupe de forte notoriété, animée par des projets passionnants ?

Vous rêvez de travailler au sein d’une équipe dynamique, engagée et animée par des valeurs de solidarité et de confiance ? Rejoignez-nous, cette opportunité est faite pour vous !

Basée à Avignon, VINCI Facilities Rhône Provence Méditerranée fait partie du réseau d’entreprises de VINCI Energies et a pour mission de prendre soin des bâtiments de ses clients à travers une offre de maintenance multi-technique et de facility management.

Entreprise à taille humaine, nous privilégi...