Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de la gestion de la scolarité

Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines; Versailles; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer la scolarité des étudiants. Ce rôle implique l'accueil des étudiants, la mise à jour des données dans le logiciel APOGEE et l'organisation des examens. Les candidats doivent avoir une bonne connaissance du cadre réglementaire et des outils bureautiques. De la rigueur et une capacité à travailler en équipe sont requises.

Qualifications

• Connaissance nécessaire du cadre réglementaire des établissements d’enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel APOGEE souhaitée.
• Capacités organisationales et autonomie essentielles.

Responsabilités

• Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants.
• Préparation logistique des examens, y compris salles et surveillants.
• Suivi des candidatures et des dossiers étudiants.

Connaissances

Connaissance du cadre réglementaire

Gestion administrative

Utilisation d'outils bureautiques

Rigueur

Sens de l'organisation

Autonomie

Capacité à travailler en équipe

Compétences en accueil

Outils

APOGEE

Description du poste

À propos de nous

Ce campus scientifique, implanté sur un site classé de 11 hectares de verdure, est situé à cinq minutes du Château de Versailles. Il accueille plus de 3500 étudiants, 270 enseignants et enseignants-chercheurs, 60 chercheurs et 100 personnels administratifs et techniques.

Mission

L’Université recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de la gestion de la scolarité des étudiants et des enseignements de licence et / ou de master pour les mentions qui lui seront confiées.

Vous assurerez l’accueil des étudiants en les renseignant et en les orientant vers les différents services de l’université, qu’il s’agisse des équipes pédagogiques, de la direction de l’UFR ou des services communs comme la vie étudiante, l’orientation, l’insertion professionnelle ou le relais handicap. Vous diffuserez les informations relatives aux enseignements, aux calendriers universitaires et aux examens.

Votre rôle portera également sur le paramétrage et la mise à jour des données dans le logiciel APOGEE. Vous modéliserez les diplômes gérés, créerez les éléments pédagogiques, structurerez les formations et préparerez les modalités de contrôle des connaissances. Vous serez chargé(e) d’élaborer les calendriers d’examens et de produire les procès-verbaux et relevés de notes.

Dans le cadre de la gestion des étudiants, vous procéderez aux inscriptions administratives et pédagogiques, en accompagnant les démarches en ligne, en contrôlant les pièces et en assurant le suivi des validations d’acquis et contrats pédagogiques. Vous suivrez également les étudiants bénéficiant de statuts particuliers comme les travailleurs ou sportifs de haut niveau. Vous préparerez les examens en organisant la logistique (salles, anonymisation, surveillants), saisirez les notes et calculerez les résultats, puis préparerez les délibérations des jurys. Vous remettrez ensuite les relevés de notes et attestations de réussite.

Enfin, vous gérerez les candidatures aux diplômes concernés en contrôlant les dossiers, en préparant les commissions pédagogiques et en saisissant les décisions dans les applications dédiées telles qu’E-candidature ou Campus France.

Nous sommes impatients de découvrir votre candidature et de vous accueillir dans notre équipe!

Profil

Ce poste nécessite une bonne connaissance du cadre réglementaire et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur. Vous devez être à l’aise avec les outils bureautiques et idéalement avec le logiciel APOGEE. Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et capacité à travailler en équipe sont essentiels, tout comme de solides compétences en accueil et gestion administrative.