Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F)

SOLIHA AISNE

Bessines

On-site

EUR 12,000 - 17,000

Part time

14 days+

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Benefits offered by this job

Prime d’intéressement

Temps partiel 28h/semaine

Job summary

Soliha Charente Maritime / Deux Sèvres recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F). Poste basé à l’agence de Bessines (79) avec 28 heures hebdomadaires et temps partiel sur 4 jours.

Vous assurez l’accueil, la saisie informatique et le lien administratif entre particuliers, Conseillers Habitat et financeurs. Profil exigé en secrétariat, bureautique et maîtrise des outils informatiques.

Qualifications

Expérience en accueil téléphonique indispensable
Connaissances générales en secrétariat et bureautique
Maîtrise des outils informatiques et saisie informatique
Rigueur, organisation et sens du relationnel requis

Responsibilities

Assurer l’accueil téléphonique et physique et informer les publics
Saisie informatique et secrétariat entre particuliers et partenaires
Instruire et suivre les dossiers de financements et de demandes d’aide
Gérer les fournitures, les commandes et l’archivage
Veiller à la transmission des informations internes et avec le siège

Skills

Accueil téléphonique

Secrétariat administratif

Bureautique

Gestion des dossiers

Saisie informatique

Education

Bac minimum

Tools

Pack Office

Traitement de textes

Tableurs

Base de données

Job description

À propos de Soliha Charente Maritime Deux Sèvres

Soliha Charente Maritime / Deux Sèvres est une association Loi 1901 qui fait partie du 1er réseau associatif national au service de l’habitat. L’association intervient dans l’accompagnement des politiques locales de l’habitat en valorisant le parc privé, agit pour le maintien à domicile des personnes âgées ou handicapées, intervient pour que l’insertion sociale par le logement soit une réalité, lutte contre l’habitat indigne, la précarité énergétique et assure des missions d’accompagnement social pour des publics en difficulté ou en situation de précarité. Outre les ménages, ses principaux interlocuteurs sont des collectivités locales et des services de l’Etat (Conseils départementaux, EPCI, communes, DDT, DDTM, DDCS…) et des partenaires institutionnels locaux (CAF, CCAS, UDAF, caisses de retraites, associations, bailleurs sociaux, Syndics de copropriété…)

Soliha Charente Maritime / Deux Sèvres recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F)

Missions :

Accueil/standard, réception et gestion de la demande :

Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
Informer les publics, orienter vers les interlocuteurs pertinents au sein de l’établissement et le cas échéant vers les différents partenaires ;

Secrétariat-administration

Assurer la saisie informatique
Assurer le secrétariat et le lien administratif entre les particuliers, Conseillers Habitat, chargés d’opérations, techniciens et Organismes financeurs
Recueillir les documents administratifs et techniques nécessaires à l’instruction et la constitution des demandes d’aide et en vérifier la conformité, relancer les demandes complémentaires, assurer le traitement des réclamations.
Instruire et suivre les dossiers de financements (demandes de paiements, d’acomptes, de soldes, plans de financement…)
Effectuer les opérations classiques de secrétariat : courrier, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, saisie, tri, classement, archivage…
Assurer la mise à jour des fichiers partenaires et des outils propres à l’association
Gérer fournitures et commandes ;
Réceptionner, traiter et diffuser l’information en interne, en émission et réception (courrier, mails…) ;
Veiller à la transmission des informations entre les salariés et avec le siège.

Poste basé à l’agence de Bessines (79)

Horaires

temps partiel sur 4 jours - 28 heures hebdomadaire

Salaire

Selon expérience + prime d’intéressement

Poste en CDD de 9 mois minimum

A pourvoir dans les meilleurs délais

Profil recherché

Compétences :

De niveau minimum BAC acquis par formation ou expérience professionnelle
Expérience en accueil téléphonique/standard indispensable
Connaissances générales en secrétariat et bureautique, Techniques de secrétariat indispensables
Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques, saisie informatique (pack office, traitement de textes, tableurs, gestion base de données, outlook)
Capacité d’assimilation des textes et procédures administratives
Autonomie, sens de l’organisation, disponibilité, capacité d’adaptation, sens du relationnel
Une expérience dans des missions similaires serait un plus
Adhésion au projet social et aux valeurs de l’association Soliha
Savoir gérer un outil de gestion de base de données et d’activités en interface avec la direction et les différents pôles de l’association

Qualités Requises :

Rigueur et organisation : capacité à gérer un volume important de contacts téléphoniques et rédiger des fiches contacts claires
Dynamisme, motivation et curiosité pour le projet associatif de SOLIHA
Vraies qualités relationnelles : accueil tout public, sens de l’écoute, attitude positive,
Être réactif : rappeler les demandeurs selon des délais imposés, savoir se mobiliser sur des évènements portés par l’établissement
Maîtrise parfaite des outils bureautiques et numériques
Qualité rédactionnelle et bonne orthographe (gestion boite mail de l'association)
Capacités d’initiatives, d’autonomie et de travail en équipe
Capacités d’adaptation et de polyvalence, de priorisation
Discrétion et sens de la confidentialité
Veiller au respect des procédures internes
Rendre compte et alerter

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