Assistant(e) administratif(ve) – CDD (Lavaur)

Coordination Sud; Lavaur; A distancia; EUR 21.000 - 30.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

La Fondation Pierre Fabre recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDD de 8 mois, basé à Lavaur et rattaché au Directeur juridique et à la Responsable RH.

Vous assurerez le support administratif des équipes du siège en France et, selon les sujets, des équipes à l’international, notamment le recrutement, l’administration du personnel et le suivi de la paie, en lien avec les prestataires externes.

Formación

• Formation Bac +2/3 en assistanat, gestion administrative ou RH.
• Première expérience en gestion administrative du personnel.
• Connaissance du recrutement ou formation appréciée.
• Connaissance du support juridique (préparation de contrats) serait un plus.
• Anglais professionnel apprécié.
• Rigueur, sens de l’organisation et discrétion.

Responsabilidades

• Missions RH (en lien avec la Responsable RH)
• Recrutement, intégration et formation
• Diffuser les offres, organiser les entretiens et assurer le suivi administratif des candidatures
• Assurer le suivi administratif des stagiaires et alternants, en lien avec les établissements d’enseignement
• Préparer administrativement l’arrivée des nouveaux collaborateurs
• Organiser la logistique des formations: inscriptions, convocations, suivi des paiements aux organismes
• Mettre à jour l’organigramme chaque mois
• Administration du personnel
• Gérer les entrées et sorties: dossiers du personnel, registre unique du personnel, déclarations obligatoires, attestations, suivi du matériel remis aux collaborateurs
• Préparer les contrats de travail et avenants à partir des modèles existants, organiser les visites médicales et assurer la gestion de la protection sociale (titres-restaurant, mutuelle, prévoyance) pour les collaborateurs siège et terrain.
• Temps de travail et paie
• Suivre les absences, congés et temps de travail dans le logiciel SIRH Silae
• Transmettre chaque mois les éléments variables de paie au cabinet de paie externe et apporter un appui à la paie de deux collaborateurs basés au Togo, en lien avec la comptabilité.
• Missions juridiques et administratives (en lien avec le Directeur juridique)
• Préparer les conventions et contrats pour signature (DocuSign), coordonner les envois et suivre les dossiers
• Organiser les réunions juridiques, préparer les supports, gérer l’agenda du Directeur juridique et suivre les échéances
• Assurer l’archivage physique et numérique (SharePoint) et l’administration des espaces collaboratifs.

Conocimientos

Pack Office

Teams

SharePoint

Silae

DocuSign

Rédaction

Anglais professionnel

Discretion

Organisation

Autonomie

Educación

Bac+2/3 en assistanat, gestion administrative ou ressources humaines

Descripción del empleo

Vous êtes ici : Accueil > Annonces > Assistant(e) administratif(ve) – CDD (Lavaur)

Lieu

De manière désintéressée, indépendante et dans un but strictement humanitaire, la Fondation Pierre Fabre, reconnue d’utilité publique depuis 1999, œuvre pour permettre aux populations des pays les plus pauvres et de pays émergents, ainsi qu’à celles confrontées à des crises graves d’origine politique, économique ou naturelle, d’accéder en qualité et en volume à des soins et notamment aux médicaments essentiels.

La Fondation soutient43 projets dans 25 paysautour de cinq thématiques d’interventions:

• Lutte contre la drépanocytose
• Accès aux soins pour les populations vulnérables
• E-santé
• Formation des professionnels du médicament

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve). Le poste est en lien étroit avec le Directeur juridique et la Responsable RH. Vous apportez un support administratif aux équipes du siège en France et, selon les sujets, aux équipes à l’international.

Le poste est basé à Lavaur. Il est à pourvoir dès que possible, dans le cadre d’un CDD de 8 mois.

Missions RH (en lien avec la Responsable RH)

Recrutement, intégration et formation

• Diffuser les offres, organiser les entretiens et assurer le suivi administratif des candidatures
• Assurer le suivi administratif des stagiaires et alternants, en lien avec les établissements d’enseignement,
• Préparer administrativement l’arrivée des nouveaux collaborateurs,
• Organiser la logistique des formations: inscriptions, convocations, suivi des paiements aux organismes,
• Mettre à jour l’organigramme chaque mois.

Administration du personnel

• Gérer les entrées et sorties: dossiers du personnel, registre unique du personnel, déclarations obligatoires, attestations, suivi du matériel remis aux collaborateurs,
• Préparer les contrats de travail et avenants à partir des modèles existants, organiser les visites médicales et assurer la gestion de la protection sociale (titres-restaurant, mutuelle, prévoyance) pour les collaborateurs siège et terrain.

Temps de travail et paie

• Suivre les absences, congés et temps de travail dans le logiciel SIRH Silae,
• Transmettre chaque mois les éléments variables de paie au cabinet de paie externe et apporter un appui à la paie de deux collaborateurs basés au Togo, en lien avec la comptabilité.

Missions juridiques et administratives (en lien avec le Directeur juridique)

• Préparer les conventions et contrats pour signature (DocuSign), coordonner les envois et suivre les dossiers,
• Organiser les réunions juridiques, préparer les supports, gérer l’agenda du Directeur juridique et suivre les échéances,
• Assurer l’archivage physique et numérique (SharePoint) et l’administration des espaces collaboratifs.

Expériences / Formation

Vos compétences et qualités

• Formation Bac +2/3 en assistanat, gestion administrative ou ressources humaines

Expérience

• Une première expérience réussie en gestion administrative du personnel
• Une contribution au recrutement ou à la formation serait appréciée.
• Une première approche du support juridique (préparation de contrats et de conventions, suivi des signatures, archivage) serait un plus.

Compétences techniques:

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) ainsi que de Teams et SharePoint
• La pratique de Silae et de DocuSign serait un atout
• Aisance rédactionnelle
• Anglais professionnel apprécié
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Intelligence émotionnelle et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés.
• Dynamisme, attitude positive et communication simple et directe.
• Rapidité d’apprentissage et autonomie.
• Rigueur et sens de l’organisation, avec le souci de solutions simples et pragmatiques.
• Fiabilité et respect des échéances.

La brochure des formations de Coordination SUD