ASSISTANT DE GESTION ET D'EXECUTION COMPTABLE H/F

ville de gap; Gap; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Gap recherche un agent administratif pour le traitement des bons de commandes et des factures liés aux marchés publics, au sein de la Mairie de Gap (Campus des 3 Fontaines).

Vous assurerez le contrôle des engagements et des paiements, établirez des tableaux de bord et rédigerez les pièces administratives constituant les marchés. Travail d’équipe possible sur 4 à 5 jours selon les besoins.

Qualifications

• Maîtrise des procédures des marchés publics et des documents administratifs.
• Bonne organisation et sens de l’analyse pour le suivi des pièces comptables.
• Aisance avec les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Responsabilités

• Contrôle des engagements, bons de commandes et factures liés aux marchés publics.
• Élaboration des tableaux de bord de suivi des marchés (nantissement, sous-traitants, avances, garanties, révision de prix, reconduction).
• Rédaction des pièces administratives des marchés (certificat de paiement, validation sous-traitant, PV de réception, ordres de service).
• Contrôle des révisions des prix et gestion administrative de l’exécution (avances, retenue de garantie, sous-traitance).
• Saisie des marchés et enregistrement des pièces sur les logiciels (ASTRE).
• Conseils et assistance aux services et suivi comptable (relance, délais de paiement, rejets de factures).
• Gestion des flux PES marchés et transfert des fichiers Astre vers Helios.

Description du poste

Missions principales du poste

Traitement des bons de commandes et factures liés aux marchés publics.

Activités / tâches relatives au poste

• Contrôle des engagements, des bons de commandes et des factures dans le cadre des marchés publics
• Elaboration des tableaux de bord de suivi des marchés : nantissement, sous-traitants, avances, garanties, révision de prix, reconduction des marchés
• Rédaction des pièces administratives constitutives des marchés : justificatives du paiement (certificat de paiement), lettre de validation de sous-traitant, procès verbal de réception/admission, ordres de service, certificat administratif
• Contrôle des révisions des prix
• Gestion administrative de la phase exécution des marchés (avances forfaitaires, retenu de garantie, sous-traitance)
• Saisie des marchés publics et enregistrement des pièces constitutives aux marchés sur les différents logiciels
• Conseils et assistance aux services
• Contrôle de l’exécution comptable sur marches: vérification conformité dépôt, gestion des délais de paiement, contrôle, relance , gestion des rejets de factures
• Gestion des flux PES marchés et suit le transfert des fichiers d’Astre vers Hélios

Relations du poste

• Relations internes : Relation avec l-ensemble des directions opérationnelles
• Relations externes : relations avec les entreprises, la trésorerie générale

Conditions de travail

• Lieu d’affectation : Mairie de Gap. Campus des 3 Fontaines
• Travail en équipe : oui
• Seul : non
• Isolé : non
• Matériel, moyens nécessaires :Poste informatique, internet, agenda connecté, logiciels métiers : ASTRE

Spécificité du poste

• Horaires réguliers : Oui 35h00 (temps complet)
• Horaires du service : 08h00-12h00 13h30-17h30 (horaires variables avec plages obligatoires)
• Possibilité de travailler sur 4 jours, 4,5 jours ou 5 jours
• Horaires spécifiques : Non
• Travail de jour : Oui
• Travail de nuit : Non
• Travail de week end : Non
• Astreintes : Non
• Permis obligatoires : Non
• Habilitations/Autorisations obligatoires : Non
• Vaccin(s) obligatoire(s) : Non

Observations particulières

Direction mutualisée pour les 3 collectivités ( Ville de Gap, CCAS, Communauté d’agglomération)