Assistant de gestion administrative, comptable et commerciale (H/F)

Taleez; Montreuil; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Taleez recherche un Assistant de gestion administrative, comptable et commerciale en CDD pour soutenir le service. Vous serez rattaché(e) à la Responsable du service et interviendrez sur les missions administratives, commerciales et comptables quotidiennes.

Vous excellerez dans l’accueil clients, la rédaction de documents, le classement des dossiers, la facturation et le suivi des devis et paiements. Profil Bac+2/3 avec 1 an d’expérience est souhaité.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité ou domaine similaire.
• Expérience d’au moins 1 an sur un poste d’assistanat administratif, commercial ou comptable.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil physique des clients et visiteurs.
• Rédiger et traiter les documents administratifs, comptes rendus et courriers.
• Organiser, classer et archiver les documents en version papier et numérique.
• Mettre à jour les dossiers et informations administratives.
• Collecter et transmettre les informations nécessaires aux services et administrations.
• Suivre les échéances administratives et mettre à jour les tableaux de bord.
• Gérer fiches clients et prospects et dossiers associés.
• Préparer et établir devis et propositions commerciales, suivre les devis et les contrats.
• Préparer les éléments pour la facturation et établir factures et avoirs.
• Relayer les informations entre clients, service commercial, direction et équipes opérationnelles.
• Participer au suivi de l’activité commerciale et à la mise à jour des tableaux de bord.
• Préparer les pièces comptables et les transmettre au service comptable.
• Enregistrer ou contrôler les factures clients et vérifier leur conformité.
• Suivre les règlements et rapprocher les paiements avec les factures.
• Effectuer les relances pour impayés et suivre les échéances de paiement.
• Préparer les documents et reportings nécessaires au pilotage de l’activité.

Connaissances

Accueil téléphonique

Rédaction administrative

Gestion des dossiers

Organisation et priorisation

Suivi des factures et relances

Relation client

Formation

Bac à Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Korus

Kairos

Description du poste

Dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité, nous recherchons un Assistant de gestion administrative, comptable et commerciale (H/F) - CDD.

Rattaché(e) à la Responsable du service, vos missions seront les suivantes :

Missions:

• Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil physique des clients et visiteurs,
• Rédiger, mettre en forme et assurer le traitement des courriers, comptes rendus et documents administratifs,
• Organiser, classer et archiver les documents, en version papier et numérique,
• Mettre à jour les dossiers et les informations administratives,
• Collecter, contrôler et transmettre les informations nécessaires aux différents services et administrations,
• Mettre à jour les tableaux de bord et assurer le suivi des échéances administratives,
• Créer et mettre à jour les fiches clients et prospects ainsi que les dossiers associés,
• Préparer et établir les devis et propositions commerciales,
• Assurer le suivi des devis, des inscriptions, des contrats et des prestations,
• Préparer les éléments nécessaires à la facturation et établir les factures et avoirs,
• Assurer la circulation des informations entre les clients, le service commercial, la direction et les équipes opérationnelles,
• Participer au suivi de l’activité commerciale et à la mise à jour des tableaux de bord,
• Collecter, préparer et contrôler les pièces comptables avant leur transmission au service comptable,
• Enregistrer ou contrôler les factures clients,
• Vérifier la conformité des factures avec les prestations réalisées,
• Assurer le suivi des factures émises, des règlements et des comptes clients,
• Contrôler les règlements et effectuer le rapprochement avec les factures correspondantes,
• Effectuer les relances relatives aux factures impayées et assurer le suivi des échéances de paiement,
• Préparer les documents, reportings et tableaux de suivi nécessaires au pilotage de l’activité,
• Anticiper et signaler les échéances, anomalies ou difficultés nécessitant une intervention.

Issu(e) d'une formation Bac à Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité ou dans un domaine similaire., vous bénéficiez d'une expérience réussie d'au moins 1 an sur un poste d’assistanat administratif, commercial et/ou comptable.

Rigoureux/rigoureuse et organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du service client et d’une bonne connaissance de l’univers de la formation.

À l’aise avec les techniques de gestion administrative, comptable et commerciale, vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi que les outils numériques professionnels tels que Korus et Kairos.

Dynamique et autonome, vous savez gérer vos priorités et faire preuve d’adaptabilité dans votre quotidien professionnel.