Assistant de direction - Institut Robert-Debré du Cerveau de l'Enfant F/H

AP-HP; Paris; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Transports 75%

Crèche

Restaurant du personnel

AGOSPAP (CE)

HOPTISOINS

CESU AP-HP

Job summary

L’Institut Robert-Debré du Cerveau de l’Enfant (IHU) – AP-HP, Paris 19e arrondissement, recrute un(e) assistant(e) de direction pour assurer le secrétariat de la Directrice et de la Directrice exécutive.

Vous garantissez la coordination des agendas, l’organisation des réunions et des déplacements, notamment à l’étranger, et vous veillez à la circulation fiable de l’information.

Profil: maîtrise Word/Excel/PowerPoint, excellente rédaction et anglais; sens de l’organisation et discrétion.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint.
• Capacité rédactionnelle et bonne orthographe.
• Excellente expression orale.
• Bon niveau d'anglais écrit et oral (français/anglais).

Responsibilities

• Gestion des agendas et organisation de l’activité de la Direction.
• Appui organisationnel des réunions et déplacements, y compris à l’étranger.
• Préparation des réunions en lien avec l’équipe exécutive.
• Réalisation de comptes rendus et procès-verbaux.
• Organisation d’événements et coordination avec la communication.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Capacité rédactionnelle

Anglais écrit et oral

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Assistant de direction - Institut Robert-Debré du Cerveau de l'Enfant F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Assistant de direction - Institut Robert-Debré du Cerveau de l'Enfant F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Présentation du service

Créé en septembre 2021 lors des Assises de la santé mentale et de la psychiatrie par le Président de la République, l’Institut Robert-Debré du Cerveau de l’Enfant, situé à Paris, vise à répondre aux vulnérabilités de l’enfant en réunissant des équipes d’excellence en recherche et en clinique. Il associe l’AP-HP, le CEA, l’Inserm, l’Institut Pasteur et Université Paris Cité, avec l’ambition de devenir une référence mondiale.

Le projet est co-porté par les Pr Richard Delorme, Ghislaine Dehaene-Lambertz, Stéphane Auvin et Thomas Bourgeron. La direction exécutive est assurée par Marionne Perreau-Saussine.

Un bâtiment de cinq étages, financé par l’État à hauteur de 40 M€, sera construit à l’hôpital Robert-Debré. Il accueillera des unités de soins, des plateformes de recherche et des espaces dédiés aux start-ups. Son ouverture est prévue en 2028.

L’Institut répond à des enjeux majeurs de santé publique : un enfant sur six souffre de troubles du neurodéveloppement, un sur cinq vit sous le seuil de pauvreté et un sur cinq rencontre des difficultés scolaires.

Lauréat en mai 2024 de l’appel à projets IHU du programme France 2030, l’Institut bénéficie de 20 M€ de financement de l’État. Porté par l’AP-HP, il rassemble plus de vingt équipes de recherche et dix équipes cliniques.

Pour accompagner son développement, la Direction recrute un(e) assistant(e) de direction.

L’assistant(e) auprès de la Directrice et de la Directrice exécutive de assure le secrétariat de la Direction de l’IHU. Elle garantit la coordination des agendas, l’organisation de réunions et de déplacements ainsi que la fiabilité de la circulation de l’information.

Elle contribue à la préparation des réunions en lien avec l’équipe exécutive.
Elle sera une interlocutrice privilégiée de nombreux acteurs publics et privés : institutions en premier lieu les fondateurs (AP-HP, UPCIté, Inserm, CEA, Pasteur), sociétés savantes, chercheurs et médecins chercheurs, Agence nationale de la recherche, laboratoires pharmaceutiques, mécènes….

Missions spécifiques

• Gestion des agendas et organisation de l’activité de la Direction
• Assurer l’appui organisationnel de la Direction dont la gestion des agendas, des réunions et des déplacements y compris à l’étranger
• S’assurer de la bonne préparation des réunions de la Direction en amont de leur tenue en lien avec l’équipe exécutive
• Établir les calendriers des différentes réunions, gérer l’installation des réunions ainsi que la visioconférence et l’enregistrement via les outils institutionnels (Teams etc.).
• Assurer la coordination avec la responsable communication de l’IHU pour toute manifestation impliquant la Direction
• Assurer l’inscription et l’organisation des transports et de l’hôtellerie pour les séminaires, formations, conférences…

Accueil, information et circulation des documents

• Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat.
• Diffuser les notes, directives, comptes rendus et courriers en interne et en externe.
• Assurer la mise en page des courriers et documents.
• Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés.
• Mise à jour des listes de diffusion génériques

Assistanat

• Rédaction de compte-rendus et de procès verbaux d’instances
• Participation à l’organisation d’événements auxquels la Direction participe en lien avec la Direction de la communication

Profil recherché

Savoir-faire technique

• Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
• Capacité rédactionnelle, bonne orthographe
• Excellente expression orale
• Bon niveau d'anglais écrit et oral en français et en anglais

Compétences

• Excellent sens de l'organisation
• Gestion des situations complexes
• Adaptabilité et réactivité,
• Rigueur, grande disponibilité, grande discrétion,
• Prise d'initiatives
• Diplomatie, intelligence relationnelle
• Capacité à travailler en équipe

Les avantages de l'AP-HP

• Remboursement partiel des transports en commun 75 % ou forfait mobilité
• Places en crèche disponibles (politique de zéro refus)
• Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
• Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
• Chèques emploi-service CESU AP-HP

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Hôpital Robert-Debré - Paris 19 (GHU Nord)

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.