Assistant de direction - Institut Robert-Debré du Cerveau de l'Enfant F/H

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Paris; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement des transports 75%

Restaurant du personnel

Chèques emploi-service

Accès à une crèche

Job summary

AP-HP recrute un(e) assistant(e) de direction pour l’Institut Robert-Debré du Cerveau de l’Enfant, situé à Paris. Vous assurez le secrétariat de la Directrice et de la Directrice exécutive, organisez les réunions et les déplacements, et assurez la circulation des informations.

Le poste est en CDI à temps plein, avec activité sur site. Vous serez en contact avec des acteurs publics et privés et contribuerez à la coordination administrative et organisationnelle du service.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
• Bonne expression orale et écrite en français et anglais.

Responsibilities

• Gérer les agendas et l’organisation des réunions et déplacements, y compris à l’étranger.
• Assurer l’accueil, la diffusion de notes et la gestion du courrier et des documents.
• Rédiger des comptes rendus / procès-verbaux et participer à l’organisation d’événements.
• Collaborer avec l’équipe exécutive et la direction pour assurer la circulation des informations.

Skills

Word

Excel

PowerPoint

Rédaction

Anglais (écrit)

Job description

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Présentation du service

Créé en septembre 2021 lors des Assises de la santé mentale et de la psychiatrie par le Président de la République, l’Institut Robert-Debré du Cerveau de l’Enfant, situé à Paris, vise à répondre aux vulnérabilités de l’enfant en réunissant des équipes d’excellence en recherche et en clinique. Il associe l’AP-HP, le CEA, l’Inserm, l’Institut Pasteur et Université Paris Cité, avec l’ambition de devenir une référence mondiale.

Le projet est co-porté par les Pr Richard Delorme, Ghislaine Dehaene-Lambertz, Stéphane Auvin et Thomas Bourgeron. La direction exécutive est assurée par Marionne Perreau-Saussine.

Un bâtiment de cinq étages, financé par l’État à hauteur de 40 M€, sera construit à l’hôpital Robert-Debré. Il accueillera des unités de soins, des plateformes de recherche et des espaces dédiés aux start-ups. Son ouverture est prévue en 2028.

La`Institut répond à des enjeux majeurs de santé publique : un enfant sur six souffre de troubles du neurodéveloppement, un sur cinq vit sous le seuil de pauvreté et un sur cinq rencontre des difficultés scolaires.

Lauréat en mai 2024 de l’appel à projets IHU du programme France 2030, l’Institut bénéficie de 20 M€ de financement de l’État. Porté par l’AP-HP, il rassemble plus de vingt équipes de recherche et dix équipes cliniques.

Pour accompagner son développement, la Direction recrute un(e) assistant(e) de direction.

Vos missions

L’assistant(e) auprès de la Directrice et de la Directrice exécutive de assure le secrétariat de la Direction de l’IHU. Elle garantit la coordination des agendas, l’organisation de réunions et de déplacements ainsi que la fiabilité de la circulation de l’information.

Elle contribue à la préparation des réunions en lien avec l’équipe exécutive. Elle sera une interlocutrice privilégiée de nombreux acteurs publics et privés : institutions en premier lieu les fondateurs (AP-HP, UPCIté, Inserm, CEA, Pasteur), sociétés savantes, chercheurs et médecins chercheurs, Agence nationale de la recherche, laboratoires pharmaceutiques, mécènes….

Missions spécifiques

Gestion des agendas et organisation de l’activité de la Direction

• Assurer l’appui organisationnel de la Direction dont la gestion des agendas, des réunions et des déplacements y compris à l’étranger
• S’assurer de la bonne préparation des réunions de la Direction en amont de leur tenue en lien avec l’équipe exécutive
• Établir les calendriers des différentes réunions, gérer l’installation des réunions ainsi que la visioconférence et l’enregistrement via les outils institutionnels (Teams etc.).
• Assurer la coordination avec la responsable communication de l’IHU pour toute manifestation impliquant la Direction
• Assurer l’inscription et l’organisation des transports et de l’hôtellerie pour les séminaires, formations, conférences…

Accueil, information et circulation des documents

• Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat.
• Diffuser les notes, directives, comptes rendus et courriers en interne et en externe.
• Assurer la mise en page des courriers et documents.
• Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés.
• Mise à jour des listes de diffusion génériques

Assistanat

• Rédaction de compte-rendus et de procès verbaux d’instances
• Participation à l’organisation d’événements auxquels la Direction participe en lien avec la Direction de la communication

Profil recherché

Savoir-faire technique

• Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
• Capacité rédactionnelle, bonne orthographe
• Excellente expression orale
• Bon niveau d'anglais écrit et oral en français et en anglais

Compétences

• Excellent sens de l'organisation
• Gestion des situations complexes
• Adaptabilité et réactivité,
• Rigueur, grande disponibilité, grande discrétion,
• Prise d'initiatives
• Diplomatie, intelligence relationnelle
• Capacité à travailler en équipe

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Télétravail

Non

Vos avantages à l'AP-HP

• Remboursement partiel des transports en commun 75 % ou forfait mobilité
• Places en crèche disponibles (politique de zéro refus)
• Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
• Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpital

Situé à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.

Référence de l'offre

2026-24597