Assistant de direction H/F – Gestion administrative et financière

TALENTIS CONSEIL - Expert RH de proximité

Mamoudzou

Sur place

EUR 22 000 - 27 000

Plein temps

Il y a 8 jours

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Résumé du poste

TALENTIS CONSEIL - Expert RH de proximité recrute pour le compte d’un groupe en développement spécialisé dans l’ingénierie et la transition énergétique un(e) Assistant(e) de direction – Gestion administrative et financière, basé à Mamoudzou.

Bras droit du dirigeant, vous assurez l’administration, la facturation, la paie et l’administration du personnel des structures du groupe, tout en supervisant une assistante en alternance et en garantissant le respect des procédures.

Qualifications

De niveau Bac+2 minimum, diplôme requis ou équivalent.
Expérience significative en gestion administrative, facturation et paie.
Bonne maîtrise des processus administratifs et financiers.

Responsabilités

Organiser et superviser le travail de l’assistante administrative en alternance.
Contrôler devis, factures et relances clients; suivre la trésorerie.
Établir dossiers comptables mensuels et liaiser avec le cabinet comptable.
Participer à la paie et à l’administration du personnel.
Réaliser le reporting mensuel consolidé et améliorer les procédures.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Gestion du personnel

Facturation et compta

Reporting mensuel

Excel & Word avancé

Rigueur et organisation

Formation

BTS Gestion PME

BTS Comptabilité et Gestion

BUT GEA

Diplôme équivalent

Outils

Chorus Pro

Pennylane

CRM/ERP

Description du poste

Présentation de la société

TALENTIS CONSEIL recrute, pour le compte d’un groupe en développement spécialisé dans l’ingénierie et la transition énergétique, un(e) Assistant(e) de direction – Gestion administrative et financière basé(e) à Mamoudzou.

Pourquoi rejoindre cette entreprise ?

Vous rejoignez un groupe en croissance intervenant dans les domaines de l’ingénierie, des énergies renouvelables et de l’efficacité énergétique à Mayotte et en Guyane.

Ce poste central vous permettra de devenir le point de référence administratif et financier du groupe et de contribuer directement à sa structuration et à son développement.

Description

Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l’activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.

Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.

Vos principales missions sont les suivantes :

Gestion administrative et encadrement

Organiser et superviser le travail de l’assistante administrative en alternance ;
Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;
Accompagner l’alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;
Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;
Anticiper les besoins administratifs et matériels de l’équipe.

Facturation et suivi financier

Établir les factures d’avancement et de fin de prestations ;
Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;
Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;
Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;
Tenir à jour l’échéancier de trésorerie ;
Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.

Comptabilité courante

Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;
Être l’interlocuteur ou l’interlocutrice du cabinet comptable ;
Réaliser les rapprochements bancaires ;
Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.

Paie et administration du personnel

Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;
Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;
Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;
Suivre les présences, congés et absences ;
Participer aux recrutements et à l’intégration des nouveaux collaborateurs ;
Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l’OPCO et les différents partenaires.

Appels d’offres et conformité administrative

Assurer une veille sur les marchés publics ;
Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;
Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;
Maintenir à jour l’ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.

Reporting et amélioration des processus

Produire un reporting mensuel consolidé de l’activité du groupe ;
Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;
Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;
Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;
Proposer des solutions permettant d’optimiser l’organisation administrative.

Exigences

Profil recherché

Vous êtes titulaire, au minimum, d’un diplôme de niveau Bac+2, tel qu’un :

BTS Gestion de la PME ;
BTS Comptabilité et Gestion ;
BUT Gestion des entreprises et des administrations ;
ou diplôme équivalent.

Vous justifiez d’une expérience significative dans une fonction similaire, associant gestion administrative, facturation, pré-comptabilité et administration du personnel.

Compétences attendues

Bonne maîtrise du cycle devis, commande, facture et règlement ;
Maîtrise des rapprochements bancaires et de la préparation comptable mensuelle ;
Expérience dans la préparation des variables de paie et l’administration du personnel ;
Très bonne maîtrise d’Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord ;
Aisance avec Word, la messagerie et les outils collaboratifs ;
Excellentes capacités rédactionnelles ;
Capacité à contrôler et fiabiliser le travail d’un tiers ;
La maîtrise de Chorus Pro, des plateformes de marchés publics ou d’un outil de pré-comptabilité tel que Pennylane serait particulièrement appréciée ;
Une connaissance du BTP, de l’ingénierie ou de l’environnement des bureaux d’études constituerait un véritable atout.

Qualités recherchées