Assistant de direction H/F – Gestion administrative et financière

TALENTIS CONSEIL - Expert RH de proximité

Mamoudzou

Sur place

EUR 22 000 - 27 000

Plein temps

Il y a 3 jours

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Résumé du poste

TALENTIS CONSEIL recrute pour un groupe en développement, un(e) Assistant(e) de direction – Gestion administrative et financière basé à Mamoudzou. Vous serez le bras droit du dirigeant et piloterez l’administration, la facturation et la paie, avec encadrement d’une assistante en alternance.

Vous fiabiliserez les processus, améliorerez le suivi de l’activité et soutiendrez activement la croissance du groupe dans les métiers d’ingénierie et d’énergie, en Mayotte et en Guyane, avec une relation

Qualifications

Diplôme Bac+2 minimum en gestion/administration ou équivalent.
Expérience significative en gestion administrative, facturation et paie.
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels comptables.

Responsabilités

Organiser et superviser l’assistante en alternance et les tâches administratives.
Contrôler devis, factures, relances et rapprochements bancaires.
Établir et suivre les documents comptables mensuels.
Préparer les éléments de paie et coordonner avec le prestataire RH.
Gérer les domaines de l’administration du personnel et les obligations.

Connaissances

Excel

Tableaux croisés dynamiques

Tableaux de bord

Word

Messagerie

Relationnel

Formation

BTS Gestion de la PME

BTS Comptabilité et Gestion

BUT Gestion des entreprises et des administrations

Diplôme équivalent

Outils

Chorus Pro

Pennylane

Description du poste

Présentation de la société

TALENTIS CONSEIL recrute, pour le compte d’un groupe en développement spécialisé dans l’ingénierie et la transition énergétique, un(e) Assistant(e) de direction – Gestion administrative et financière basé(e) à Mamoudzou.

Pourquoi rejoindre cette entreprise ?

Vous rejoignez un groupe en croissance intervenant dans les domaines de l’ingénierie, des énergies renouvelables et de l’efficacité énergétique à Mayotte et en Guyane.

Ce poste central vous permettra de devenir le point de référence administratif et financier du groupe et de contribuer directement à sa structuration et à son développement.

Description

Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l’activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.

Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.

Vos principales missions sont les suivantes :

Gestion administrative et encadrement

Organiser et superviser le travail de l’assistante administrative en alternance ;
Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;
Accompagner l’alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;
Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;
Anticiper les besoins administratifs et matériels de l’équipe.

Facturation et suivi financier

Établir les factures d’avancement et de fin de prestations ;
Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;
Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;
Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;
Tenir à jour l’échéancier de trésorerie ;
Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.

Comptabilité courante

Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;
Être l’interlocuteur ou l’interlocutrice du cabinet comptable ;
Réaliser les rapprochements bancaires ;
Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.

Paie et administration du personnel

Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;
Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;
Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;
Suivre les présences, congés et absences ;
Participer aux recrutements et à l’intégration des nouveaux collaborateurs ;
Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l’OPCO et les différents partenaires.

Appels d’offres et conformité administrative

Assurer une veille sur les marchés publics ;
Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;
Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;
Maintenir à jour l’ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.

Reporting et amélioration des processus

Produire un reporting mensuel consolidé de l’activité du groupe ;
Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;
Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;
Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;
Proposer des solutions permettant d’optimiser l’organisation administrative.

Exigences

Profil recherché

Vous êtes titulaire, au minimum, d’un diplôme de niveau Bac+2, tel qu’un :

BTS Gestion de la PME ;
BTS Comptabilité et Gestion ;
BUT Gestion des entreprises et des administrations ;
ou diplôme équivalent.

Vous justifiez d’une expérience significative dans une fonction similaire, associant gestion administrative, facturation, pré-comptabilité et administration du personnel.

Compétences attendues

Bonne maîtrise du cycle devis, commande, facture et règlement ;
Maîtrise des rapprochements bancaires et de la préparation comptable mensuelle ;
Expérience dans la préparation des variables de paie et l’administration du personnel ;
Très bonne maîtrise d’Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord ;
Aisance avec Word, la messagerie et les outils collaboratifs ;
Excellentes capacités rédactionnelles ;
Capacité à contrôler et fiabiliser le travail d’un tiers ;
La maîtrise de Chorus Pro, des plateformes de marchés publics ou d’un outil de pré-comptabilité tel que Pennylane serait particulièrement appréciée ;
Une connaissance du BTP, de l’ingénierie ou de l’environnement des bureaux d’études constituerait un véritable atout.

Qualités recherchées