Assistant de Direction H/F

Inria; Le Chesnay; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail après adaptation

Job summary

Inria recrute un assistant(e) ingénieur pour apporter un soutien administratif à la direction et aux équipes associées.

Le poste implique l’organisation logistique, la rédaction de comptes-rendus, la gestion des documents et l’archivage. Une attitude proactive et une bonne connaissance des procédures publiques seront appréciées.

Qualifications

• Bac+2 ou équivalent exigé.
• Intérêt pour l’environnement de la recherche et compréhension du fonctionnement d’un établissement public.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (pack Office, internet, intranet).
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes-rendus.
• Bonne organisation et autonomie, avec sens des priorités.

Responsibilities

• Apporter un soutien administratif à la direction et à ses interlocuteurs.
• Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus.
• Gérer les cartes corporate et cartes achats du service en lien avec les référents.
• Aider à l’élaboration et au suivi du budget de la Direction.
• Mettre à jour l’intranet et les documents internes.
• Classement et archivage des documents, mémoire du service.
• Préparer les décisions et assurer la logistique du service.
• Assurer le travail collaboratif avec les autres services et partenaires.

Skills

Intérêt recherche

Maîtrise bureautique

Rédaction de notes

Travail en équipe

Education

Bac+2 ou équivalent

Job description

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Assistant Ingénieur (AI)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

Contexte et atouts du poste

Inria est l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique. Avec ses 9 centres régionaux, Inria accompagne le développement des grandes universités de recherche, au cœur des écosystèmes industriels et entrepreneuriaux du numérique en France. Le siège et Inria Chile complètent les sites Inria. La recherche de rang mondial, l’innovation technologique et le risque entrepreneurial constituent son ADN.

Au sein de 250 équipes-projets, pour la plupart communes avec les grandes universités de recherche, plus de 3 900 chercheurs et ingénieurs y explorent des voies nouvelles, souvent dans l’interdisciplinarité et en collaboration avec des partenaires industriels pour répondre à des défis ambitieux.

Institut technologique, Inria soutient la diversité des voies de l’innovation : de l’édition open source de logiciels à la création de startups technologiques (Deeptech). Créé pour être au carrefour entre le monde académique et l’industrie, Inria est positionné sur les nouvelles frontières de la recherche numérique. Pionnier pour faire émerger les nouvelles disciplines à partir des mathématiques appliquées et de l’informatique, également pionnier pour accompagner la dynamique des startups technologiques en France et en Europe, l’institut a été visionnaire et précurseur dans de nombreux domaines (calcul scientifique, Internet, Web). “Être pionnier, savoir prendre des risques, créer de la valeur pour la société et l’économie”.

Depuis janvier 2024, Inria porte l’Agence de programmes «Numérique, algorithmes et logiciels» afin de construire une souveraineté numérique, engagée dans la dynamique européenne, fondée sur l'apport d’une recherche au plus haut niveau, ancrée dans un écosystème industriel et entrepreneurial dynamique.

La Direction des affaires financières et patrimoniales (DAFP) pilote et coordonne le fonctionnement financier et patrimonial de l'institut. Elle dispose d plusieurs services: Budget et contrôle de gestion (SBCG), Service des Recettes (SR), Achats et marchés (SAM), Dépense et missions (SD), Assistance, administration fonctionnelle et formation interne (SAAFFI auquel est rattaché un travel manager), Patrimoine logistique (SPL), Services Techniques et Généraux du Siège (STG) ainsi qu’une cellule Maîtrise des risques, et d’une Directrice de projet développement programmes immobiliers.

Mission confiée

L’assistant(e) apporte un support administratif à la direction ainsi qu’aux membres de la direction. Il/elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et des partenaires extérieurs. Il contribue à l'organisation effective de la vie de la direction.

Principales activités

• Apporter son soutien à l’organisation de la direction / assurer globalement la logistique du service, avec la particularité de sites distants,
• Organiser les réunions de la Direction et y participer, rédiger les comptes-rendus,
• Assurer la gestion et l’administration des cartes corporate et cartes achats de l’Institut en lien avec les référents dans les services utilisateurs et au service des dépenses,
• Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget de la Direction,
• Diffuser des notes budgétaires, les enregistrer et les archiver,
• Saisir les bons de commandes de la DAFP sur le périmètre des prestations qu’elle pilote par exemple sur des Opérations Immobilières Programmées (OIP) ou des marchés nationaux et gérer les Services Faits,
• Préparer les décisions de parrainageet de subventions du siège,
• Mettre à jour l’intranet de la Direction, les alias et différents documents et listes,
• Assurer la "mémoire" du service : classement, archivage papier et numérique.
• Administrer les espaces attribués à la direction au sein de l’outil de GED

Compétences

Techniques:

• Intérêt pour l’environnement de la recherche,
• Connaître et comprendre le fonctionnement d’un établissement public,
• Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (pack office, internet, intranet, messagerie)
• Être à l’aise avec les chiffres et les outils informatiques,
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes-rendus,
• Savoir appliquer les procédures administratives.
• Savoir travailler en équipe/ en réseau,
• Être disponible et à l’écoute,
• Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités,
• S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier), faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités, être proactif(ve),
• Être rigoureux(se) dans la réalisation de ses activités,
• Savoir respecter la confidentialité,
• S’adapter aux évolutions,
• Avoir de bonnes qualités relationnelles, avoir le sens du service.
• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail après adaptation (90 jours/an) et aménagement du temps de travail (cycle de travail de 4,5 jours)
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle

Rémunération

Rémunération selon les grilles statutaires (+ prise en compte du niveau d'étude et de l'expérience).

Poste à pourvoir en mobilité interne, par voie de détachement ou en CDD de 2 ans (éventuellement renouvelable).

• Date de prise de fonction souhaitée :2026-12-01
• Durée de contrat :2 ans
• Date limite pour postuler :2026-11-28

Attention: Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site Inria. Le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti.

Consignes pour postuler

CV et lettre de motivation obligatoire.

Sécurité défense :
Ce poste est susceptible d’être affecté dans une zone à régime restrictif (ZRR), telle que définie dans le décret n°2011-1425 relatif à la protection du potentiel scientifique et technique de la nation (PPST). L’autorisation d’accès à une zone est délivrée par le chef d’établissement, après avis ministériel favorable, tel que défini dans l’arrêté du 03 juillet 2012, relatif à la PPST. Un avis ministériel défavorable pour un poste affecté dans une ZRR aurait pour conséquence l’annulation du recrutement.

Politique de recrutement :
Dans le cadre de sa politique diversité, tous les postes Inria sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Inria, l'institut national de recherche dans les sciences et technologies du numérique, est en appui de l’État pour les stratégies nationales de recherche et d’innovation du numérique en tant qu'Agence de programmes. Inria mène plus de 300 projets de recherche et d’innovation avec ses 3500 scientifiques, ingénieurs et personnels d’appui, en partenariat avec les universités et l’écosystème numérique (entreprises, entrepreneurs, acteurs publics). Ensemble, nous explorons des domaines clés comme l'intelligence artificielle, la cybersécurité, l’informatique quantique, le Cloud, la transformation numérique de la santé, les jumeaux numériques ou encore les technologies numériques pour la défense. Nous construisons des solutions concrètes telles que des logiciels, des startups technologiques, des partenariats avec les entreprises du tissu national et des formations de pointe. Notre objectif : l’impact scientifique, technologique et industriel au service de la souveraineté numérique de la France.