Assistant de Direction H/F

INDIGO Group; Puteaux; Hybride; EUR 40 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

INDIGO Group, leader mondial du stationnement et de la mobilité, recherche un/une assistant(e) de direction pour soutenir le DRH Groupe et les directions Europe et Amériques. Vous assurez l'organisation des agendas, le filtrage des sollicitations et la préparation des réunions en France et à l'international.

Vous coordonnez les achats, les déplacements, la rédaction de documents et la gestion confidentielle, tout en maintenant une communication fluide avec les interlocuteurs internes et

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en assistanat de direction ou équivalent et expérience avec plusieurs cadres dirigeants dans un groupe international.
• Maîtrise des outils bureautiques et bonnes pratiques de gestion documentaire.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit et à l'oral, pour documents et échanges internationaux.

Responsabilités

• Gestion d'agendas, anticipation des échéances et organisation des rendez-vous et déplacements en France et à l'international.
• Gestion administrative, achats, suivi des factures et notes de frais; organisation logistique des voyages.
• Coordination des directions Europe et Amériques; préparation et diffusion de documents bilingues.
• Organisation des réunions et instances: convocations, ordres du jour, supports et comptes rendus.
• Gestion documentaire et confidentialité; traduction/relecture de documents et archivage.

Connaissances

Organisation et priorisation

Rigueur

Discrétion

Anglais courant

Français impeccable

Gestion d'agenda

Communication écrite

Formation

Bac+2/3 Assist. de Direction

Outils

Pack Office 365

SharePoint

Teams

ERP Business Central

Description du poste

Leader mondial du stationnement et de la mobilité individuelle, INDIGO est un groupe français à taille humaine, tourné vers l'international. INDIGO est un acteur de proximité, au service des smart cities de demain. Notre objectif est d'accompagner les villes dans leurs transformations, afin de répondre aux enjeux environnementaux et de croissance urbaine. Notre raison d'être : « Créateur d'espace pour une ville apaisée en mouvement », guide nos actions et reflète notre engagement auprès des collectivités, des institutions publiques et des acteurs privés. Fort de 10 200 collaborateurs répartis dans 10 pays et plus de 580 villes, nous proposons des services innovants pour faciliter la mobilité urbaine. Nos métiers incluent la conception d'ouvrages, la gestion du stationnement en parking et en voirie, l'innovation digitale via Indigo Neo ainsi que le déploiement d'offres de mobilité douce (bornes de recharge pour véhicules électriques, espaces fermés de stationnement vélos, Cyclopark). Nos équipes oeuvrent ensemble pour offrir une expérience utilisateur optimale, alliant proximité et digital. Rejoindre INDIGO, c'est participer à une aventure humaine et technologique unique, au service des villes et de leurs habitants. Nous recrutons des talents passionnés et engagés pour construire ensemble la mobilité de demain. Ensemble, faisons bouger la ville !

Rattaché(e) au DRH Groupe, l'assistant(e) de direction assure un support administratif, organisationnel et logistique auprès des directions Europe, Amériques, Ressources Humaines Groupe, Communication/Marque & Engagement et Risques/Audit/RSE.

Dans un environnement international et multi-interlocuteurs, il/elle fait preuve de proactivité, organise les priorités, sécurise les informations confidentielles et facilite la coordination entre les équipes et partenaires internes ou externes.

Polyvalent(e), anglais courant, il/elle contribue à la continuité du support de direction et doit travailler en collaboration étroite avec l'assistant de la Présidence et de la Direction Financière.

Vos principales missions :

• Assistanat des directions du périmètre : gestion d'agendas, anticipation des échéances, filtrage et priorisation des sollicitations, organisation des rendez-vous, réunions et déplacements en France et à l'international.
• Gestion administrative, achats et déplacements : courrier, saisie commandes, relation fournisseurs, suivi des factures et engagements contractuels, notes de frais, éléments de suivi budgétaire et organisation logistique des voyages en France et à l'international.
• Coordination des Directions Europe et Amériques : interface avec les pays et interlocuteurs internationaux, organisation des instances Europe, préparation et diffusion de documents en français et en anglais, suivi des actions et échéances.
• Organisation des instances et réunions : planification, convocations, réservation de salles ou visioconférences, préparation des ordres du jour et supports, comptes rendus si nécessaire, suivi des décisions et relances.
• Gestion documentaire et confidentialité : préparation, mise en forme, traduction ou relecture de documents, classement, archivage, gestion des versions et traitement d'informations sensibles avec une discrétion absolue.
• Communication et évènementiel : rédaction/relecture et mise en forme de notes, courriers, présentations et communications ; organisation de séminaires, ateliers, réunions d'équipe et évènements internes.
• Appui aux projets transverses : coordination interservices, consolidation d'informations, suivi des plannings, livrables et plans d'action pour les directions Europe, RH, Communication et Audit.
• Continuité du support de direction : développement d'une connaissance transverse de l'organisation et des pratiques.

Formation Bac+2/3 en assistanat de direction ou équivalent, complétée par une expérience confirmée auprès de plusieurs cadres dirigeants, idéalement dans un groupe international ou une organisation matricielle. La personne doit démontrer une forte autonomie, une excellente capacité d'anticipation et l'aptitude à prendre en charge progressivement un périmètre de direction plus large.

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office Microsoft Office 365 : Word/Excel/Powerpoint/, Teams/SharePoint) et bonnes pratiques de gestion documentaire. Idéalement, la connaissance de l'ERP Business Central serait appréciée.
• Compétence linguistique : Français et Anglais courant : maîtrise écrite et orale, capacité à rédiger, traduire ou adapter des documents professionnels et à interagir avec des interlocuteurs internationaux.
• Maîtrise des processus administratifs (commandes/achats, facturation, notes de frais, déplacements) et respect des règles de conformité associées.
• Organisation et priorisation : capacité à gérer des sollicitations simultanées, à planifier, anticiper et relancer, avec un sens du détail et des délais.

Savoir-être :

• Qualités relationnelles et excellente communication écrite et orale.
• Sens du service, posture d'interface et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Rigueur, autonomie, proactivité, fiabilité et capacité d'anticipation. Souplesse, polyvalence et aptitude à évoluer dans un périmètre multi-directions, à construire des relais efficaces et à reprendre progressivement des responsabilités élargies.
• Discrétion, sens de la confidentialité et diplomatie dans la gestion d'informations sensibles.
• Capacité à gérer la pression, les urgences et les changements de dernière minute, tout en maintenant un haut niveau de qualité de service.

NOS AVANTAGES POUR FAIRE LA DIFFERENCE

• Restaurant d'entreprise et tickets restaurant pour les jours de télétravail
• Prise en charge de l'abonnement au transport en commun à 75%
• 2J de télétravail
• Epargne salariale
• Mutuelle
• Salaire fixe sur 13 mois

Ref : 30901538