Assistant de Direction H/F

Michael Page (France); Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Michael Page (France) recherche un Assistant de Direction H/F pour un remplacement, basé à Paris 15e. Vous assurerez la gestion d'agenda, l'organisation logistique et la coordination des déplacements, tout en accompagnant l'intégration des nouveaux collaborateurs et le suivi des procédures.

Vous êtes rigoureux(se), adaptable et avez un excellent relationnel. Maîtrise du pack bureautique et anglais souhaitée; poste en environnement exigeant et dynamique, avec gestion de budgets et événements.

Qualifications

• Expérience avérée en assistanat de direction dans un environnement exigeant.
• Maîtrise des outils bureautiques (suite MS Office, messagerie).
• Capacité à prioriser et gérer les délais serrés.
• Bon niveau d'anglais pour rédaction et échanges professionnels.
• Rigueur, sens du service et discrétion.
• Autonomie et proactivité dans un contexte dynamique.

Responsabilités

• Gestion d'agenda: organisation des réunions, coordination des participants, rédaction ponctuelle de comptes rendus.
• Organisation logistique quotidienne: réservation de salles, commandes de repas, réservations et demandes administratives.
• Coordination des déplacements: réservations, notes de frais et hébergements.
• Interlocuteur privilégié des équipes et partenaires internes/externes.
• Accompagnement à l'intégration des nouveaux collaborateurs et application des procédures.
• Rédiger et diffuser des communications en français et en anglais.
• Organiser événements internes et externes: logistique, invitations, accueil, suivi budgétaire.
• Suivi administratif et budgétaire du département: commandes, dépenses, facturation, budgets.

Connaissances

Gestion d'agenda

Organisation logistique

Coordination déplacements

Interlocuteur interne/externe

Rédaction FR/EN

Événementiel

Suivi budgétaire

Contrats et prestataires

Confidentialité

Esprit d'équipe

Description du poste

• Un rôle central d'assistanat et de coordination auprès d'une équipe de direction
• Un CDD structurant au sein d'un environnement exigeant du secteur pharmaceutique

À propos de notre client

Notre client, acteur spécialisé dans le secteur pharmaceutique, recherche dans le cadre d'un remplacement un Assistant de Direction H/F. Ce poste est à pourvoir directement et est localisé dans le 15ème arrondissement de Paris.

Description

Vous avez pour missions principales :

• Gestion d'agenda : organisation des réunions, coordination des participants,préparation des invitations et rédaction ponctuelle de comptes rendus.
• Assurer l'organisation logistique quotidienne : réservation de salles, commande de repas, réservations de restaurants et gestion des demandes administratives.
• Coordonner les déplacements professionnels : réservations de transports et d'hébergements, gestion des notes de frais.
• Être l'interlocuteur privilégié des équipes et des partenaires internes et externes.
• Accompagner l'intégration des nouveaux collaborateurs et veiller à l'application des procédures et bonnes pratiques de l'entreprise.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des communications et documents en français et en anglais.
• Organiser de bout en bout les événements internes et externes : logistique, invitations, accueil des participants, coordination sur site et suivi budgétaire.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire du Département : gestion des commandes, engagements de dépenses, facturation, contrôle des budgets et coordination avec les fonctions support.
• Piloter la gestion administrative des contrats et des prestataires : préparation des dossiers, coordination avec les équipes juridiques, suivi des signatures, archivage et suivi des paiements.

Profil recherché

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre adaptabilité et l'excellence de vos qualités relationnelles. Organisé(e) et autonome, vous faites preuve d'un véritable sens de l'initiative et savez gérer efficacement les priorités dans un environnement exigeant. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques. Dynamique, fiable et doté(e) d'un fort esprit d'équipe, vous placez la qualité de service, la confidentialité et le professionnalisme au cœur de votre action. Proactif(ve), vous êtes capable d'anticiper les besoins, d'analyser les situations et de prendre des décisions pertinentes avec une supervision limitée, tout en respectant des délais serrés.

Conditions et Avantages

NC