Assistant de Direction H / F

Seqens; Issy-les-Moulineaux; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dans le secteur de la santé recherche un(e) assistant(e) pour soutenir la Secrétaire générale. Le poste implique la gestion de l'agenda, l'organisation des déplacements et des réunions, ainsi que la préparation de documents. Un niveau Bac +2/3 en gestion ou secrétariat est requis, ainsi que des compétences organisationnelles et relationnelles solides.

Qualifications

• Expérience confirmée dans l'assistanat de direction.
• Capacité à travailler en transversalité sur plusieurs sujets.
• Maîtrise des outils informatiques.

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la Secrétaire générale.
• Organiser les déplacements et réunions.
• Contribuer à la mise en forme des documents.

Connaissances

Relationnel

Rigueur

Autonomie

Prise d'initiative

Organisation

Formation

Bac +2 / 3 en gestion ou secrétariat

Outils

Word

PowerPoint

Excel

Description du poste

Overview

Rattaché (e) à la Secrétaire générale de Seqens, vous l'assistez et l'accompagnez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement du secrétariat général. Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions :

Assistanat de la secrétaire générale

• Vous gérez et rationalisez l'agenda de la Secrétaire générale en veillant à préserver son équilibre de vie ;
• Vous organisez les déplacements de la Secrétaire générale, accueillez les visiteurs et traitez le courrier en assurant la traçabilité ;
• Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique, avec une attention particulière pour les commissions d'appels d'offre, les comités de mission et les comités RSE ;
• Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations, contribuez à la mise en forme de documents ;

Vous êtes dans un dialogue constructif avec la Secrétaire générale.

Contributions au fonctionnement du Secrétariat général et prise en charge de dossiers spécifiques

• Vous accompagnez la Secrétaire générale dans l'animation et la coordination des activités et directions du Secrétariat général et êtes notamment en étroite articulation avec l'assistante de la direction financière, l'assistante de la DSI et l'assistante de la direction juridique ;
• Vous assurez le suivi des dépenses et du budget propre au Secrétariat général et aux directions RSE, Transformations et organisation, et Achats ;
• Vous coordonnez l'organisation des séminaires du secrétariat général et autres temps collectifs ;
• Vous formulez toutes propositions visant à améliorer les outils et procédures de travail ; vous pouvez aider dans la mise en forme ou mise à jour des procédures.

Appui de trois directeurs / directrices du Secrétariat général :

• Vous appuyez le directeur des achats : courrier de la direction, suivi du budget de la direction, organisation des réunions complexes (comités de direction, réunions de direction, groupes de travail ou ateliers, réunions avec des personnes extérieures,) et des séminaires de direction ;
• Vous appuyez la directrice RSE : suivi du budget de la direction, organisation des réunions complexes (groupes de travail ou ateliers, réunions avec des personnes extérieures, séminaires de travail sur des thématiques spécifiques,) ;
• Vous appuyez la directrice des transformations et de l'organisation : suivi du budget de la direction, organisation des réunions complexes (groupes de travail ou ateliers, réunions avec des personnes extérieures, séminaires de travail sur des thématiques spécifiques,).

Formation / expérience

De formation Bac +2 / 3 (BTS, DUT), gestion, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d'une expérience réussie et confirmée dans l'assistanat de direction.

Compétences / Qualités recherchées

Vous présentez un excellent relationnel et une réelle capacité à travailler en transversalité et sur plusieurs sujets en parallèle ainsi qu'une très bonne intelligence relationnelle.

Vous savez exercer vos missions en respectant la confidentialité et la discrétion. Vous faites preuve de réactivité, de rigueur, d'esprit d'initiative, d'une très bonne organisation et d'autonomie. Compétences rédactionnelles indispensables et maîtrise des outils informatiques (Word, PowerPoint, Excel).

La confidentialité et la discrétion s'inscrivent dans votre fonctionnement.

Référence : jh2ve7l82t