Assistant de Direction H/F

Bassin de Pompey; Giraumont; Sur place; EUR 32 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Bassin de Pompey recherche un/une responsable administratif et financier pour assurer la gestion opérationnelle d'une résidence médico-sociale. Vous serez le bras droit du directeur et veillerez au bon fonctionnement administratif, comptable et relationnel avec les résidents et leurs familles.

Vos missions couvrent l'accueil et l'intégration des nouveaux résidents, la gestion des dossiers, la facturation et le suivi des dépenses, la coordination du personnel et l'amélioration continue de la

Responsabilités

• Gestion administrative et comptable et vie courante: Assurer la mise en oeuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents et l'admission; Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties); Assurer la gestion comptable:Facturation client et suivi des impayés; Bonne circulation de l'information entre la résidence et le service comptabilité.
• Participation à l'organisation et à la coordination des activités de l'équipe pluridisciplinaire.
• Gestion des plannings en liaison avec le Directeur et l'IDEC/Cadre de santé.
• Recrutements et pourvoir aux remplacements des salariés non-cadres.
• Gestion administrative du personnel dans le respect de la réglementation: Contrats de travail et démarches d'embauche; Tenue des registres obligatoires; Attestations de salaire maladie et AT; Suivi des visites médicales.
• Gestion d'accueil et relations avec les familles et résidents; Suivi des réclamations et courriers des familles.
• Gestion administrative du projet d'établissement et du système de management par la qualité: Elaboration et réalisation des objectifs; Mise en oeuvre du système de management par la Qualité; Préparation à l'évaluation externe; Qualité des services: hébergement, restauration, animation et vie sociale; Évaluation interne selon le référentiel Colisée; Veille réglementaire et respect du code de l'action sociale et des familles.

Description du poste

Votre quotidien chez nous :Véritable bras droit du directeur.trice, vous aurez pour principal objectif d'assurer la gestion opérationnelle de la structure:

I/ GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE ET DE LA VIE COURANTE DE LA RESIDENCE

• Assurer la mise en oeuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents et les accompagner lors de l'admission pour faciliter leur intégration (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement) ;
• Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties) ;
• Assurer la gestion comptable :Procéder à la facturation client en respectant les exigences du Groupe ;Suivre les factures impayées au regard des informations transmises par la comptabilité ;Assurer la bonne circulation de l'information entre la résidence et le service comptabilité.

II/ PARTICIPATION A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

• Participer à l'organisation et à la coordination des activités de l'équipe pluridisciplinaire ;
• Participer à la gestion des plannings en liaison avec le Directeur et l'IDEC/Cadre de santé ;
• Participer aux recrutements et pourvoir aux remplacements des salariés non-cadres ;
• Participer à la gestion administrative du personnel dans le respect de la règlementation :Participation à l'élaboration des contrats de travail et démarches administratives afférentes à l'embauche d'un salarié ;Tenue des registres obligatoires ;Gestion des attestations de salaire maladie et AT ;Suivi des visites médicales.

III/ GESTION COMMERCIALE ET DE LA RELATION CLIENT

• Participer à l'optimisation du taux d'occupation ;
• Procéder à l'accueil téléphonique et physique des prospects et des clients dans le respect des process commerciaux Colisée ;
• Suivre et relancer les contacts et suivre la liste d'attente ;
• Participer à l'ouverture de l'EHPAD dans la vie de la cité ;
• Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents :Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles

IV/ PARTICIPATION A LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET D'ETABLISSEMENT ET DU SYSTEME DE MANAGEMENT PAR LA QUALITE

• Participation à l'élaboration et à la réalisation des objectifs de la convention tripartite formalisée par des fiches projet ;
• Accompagner la mise en oeuvre du système de management par la Qualité ;
• Participer à la préparation de l'établissement à l'évaluation externe ;
• Participer à la mise en oeuvre de la Qualité des services apportés aux résidents dans les domaines suivants :L'hébergement et la restauration ;L'animation et la vie sociale.
• Participer à l'évaluation interne à l'aide du référentiel « Colisée » ;
• Veiller au respect et à l'application de la règlementation en vigueur et notamment en ce qui concerne le code de l'action sociale et des familles.