Assistant de Direction Générale – Gestion Administrative & Courrier

Mairie de Houilles; Houilles; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Nous Recrutons cherche un agent administratif à Houilles pour soutenir la direction générale. Vous assurez l’organisation, la gestion financière et le suivi de dossiers, tout en assurant l’accueil et le relais avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous serez en charge du secteur courrier, du logiciel Kolok et de l’encadrement des appariteurs, avec une participation active au compte rendu des réunions et à la préparation des documents destinés aux élus.

Qualifications

• Expérience significative d’assistance à des cadres supérieurs.
• Capacité d’encadrement et de proximité avec les équipes.
• Connaissances de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité territoriale.
• Connaissances en gestion administrative et financière (comptabilité publique).
• Maîtrise des outils bureautiques et de présentation, création de tableaux de bord, messagerie (Outlook).
• Connaissances et bonne utilisation du logiciel de gestion du courrier Kolok.
• Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles.
• Savoir rédiger des documents administratifs (Ordre du jour, comptes rendus, notes).
• Savoir recevoir, filtrer et transmettre messages téléphoniques et courriers informatiques.

Responsibilities

• Apporter une aide administrative et financière à la Direction générale.
• Préparer et éditer courriers, comptes rendus et documents destinés aux élus.
• Rédiger notes et argumer pour dossiers stratégiques.
• Réceptionner et trier la correspondance, filtrer l’information.
• Suivre les dossiers transversaux et assurer l’accueil des interlocuteurs.
• Planifier réunions et événements, harmoniser les agendas.
• Gérer le secteur Courrier et le logiciel Kolok, encadrer les appariteurs.
• Assurer liaison avec la Sous-Préfecture et la Préfecture et présenter l’état des réponses au courrier.

Skills

Gestion administrative

Encadrement d'équipe

Organisation

Relation interinstitutionnelle

Rigueur

Education

Formation en gestion publique

Tools

Word

Excel

Outlook

Kolok

Job description

Nous Recrutons cherche un agent administratif à Houilles pour soutenir la direction générale. Vous assurez l’organisation, la gestion financière et le suivi de dossiers, tout en assurant l’accueil et le relais avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous serez en charge du secteur courrier, du logiciel Kolok et de l’encadrement des appariteurs, avec une participation active au compte rendu des réunions et à la préparation des documents destinés aux élus.