Assistant de direction (F/H)

Seinemaritime; Rouen; Hybrid; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Parking sécurisé proche

Restauration collective à tarif Avancé

Forfait mobilités durables

Participation employeur au trajet

Job summary

Seine-Maritime recherche un(e) agent administratif(ve) au sein de la Direction de l’Autonomie. Vous assurez la gestion des agendas, l’organisation des réunions et déplacements, la préparation des dossiers et la rédaction de supports de communication.

Vous assurerez le suivi des documents et le reporting, tout en garantissant discrétion et rigueur au quotidien. Le poste implique une collaboration avec le directeur et les services, et peut intégrer du télétravail selon les besoins.

Qualifications

• Bac ou Bac+2 dans un domaine secretariat/gestion et expérience confirmée dans des fonctions similaires.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et des logiciels SCOP et KDELIB.
• Bonnes qualités rédactionnelles et syntaxe.

Responsibilities

• Gestion de l’agenda de la directrice et de la directrice adjointe; organisation et préparation des réunions et déplacements.
• Préparation et suivi des dossiers (documentation, rapports, supports de communication).
• Rédaction de comptes rendus et transmission des informations en interne et en externe.
• Organisation logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, conférences).
• Gestion du courrier et soutien RH et logistique au sein de la direction.

Skills

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Discrétion

Rédaction/Syntaxe

Education

Bac ou Bac+2 (secrétariat/gestion)

Tools

Pack Office

SCOP KDELIB

Job description

Référence VP-382-26 P02605 Type de contrat 1- Titulaire / Lauréat concours / Contractuel Poste à pourvoir Direction DIRECTION DE L'AUTONOMIE Ville / site ROUEN / HOTEL DU DEPARTEMENT Filière Administrative Catégorie B, C Domaine ADMINISTRATIF

Contexte et définition de poste

Le Département de la Seine-Maritime consacre plus de 465 millions d’euros à sa politique d’autonomie en faveur de personnes âgées et personnes en situation de handicap.

La direction de l’autonomie est organisée en 6 services et composée de 140 agents.

Au sein de la direction, vous travaillez en proximité avec le directeur de l’autonomie. Votre action s’inscrit également en transversalité avec les autres services de la direction de l’autonomie et en complémentarité des autres assistantes. Vous assurez également des missions d’accueil, de communication et d’information pour la direction.

Dans ce cadre,

Organisation de l’agenda

• Vous assurez la gestion de l’agenda de la directrice et de la directrice adjointe, ainsi que l’organisation et la préparation des réunions et des différents déplacements.
• Vous préparez et contrôlez les dossiers nécessaires à la mission de la directrice et de la directrice adjointe (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Vous assurez en amont la préparation et le suivi des dossiers
• Vous préparez et organisez la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

Gestion et suivi

• Vous assistez aux réunions et en rédigez les comptes rendus.
• Vous apportez un soutien à la direction coordination et communication interne dans le cadre des déplacements du Président.
• Vous rendez compte à travers des points réguliers de l’avancement de votre travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
• Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Vous gérez le courrier entrant et sortant en lien avec les trois assistantes de service de la direction.
• Vous assurez la continuité de service sur les missions RH et logistique.
• Vous gérez et actualisez la documentation professionnelle et réglementaire.
• Vous rédigez des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Vous structurez et assurez la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de la direction).

Profil recherché

• Cadre d'emplois des rédacteurs t erritoriaux ou cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux avec experience avérée.
• Vous disposez d’un Bac ou Bac +2 (domaine secrétariat, assistance à la gestion des organisations) et d’une expérience confirmée sur des fonctions similaires.
• Vous connaissez le fonctionnement et les compétences du Département.
• Vous maitrisez les outils informatiques, le Pack Office et les logiciels SCOP et KDELIB.
• Vous possédez de très bonnes qualités rédactionnelles et de syntaxe.
• Vous avez un intérêt marqué pour les missions de la direction.
• Vous êtes organisé, rigoureux, savez anticiper et appréciez le travail en équipe. Vous faites preuve de discrétion.
• Télétravail possible
• Parking sécurisé proche
• Restauration collective à tarif avantageux
• Idéalement situé en bord de Seine et proche de tout commerce, transport et gare
• Travail en équipe
• Association du personnel
• Parcours de formations riches et adaptés pour développer vos compétences
• Forfait mobilités durables
• Participation employeur au trajet domicile-travail