ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)

Pontoise Ville d'art et d'histoire; France; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prime de fin d'année

Tickets restaurant

Forfait mobilité durable

Télétravail possible

RTT

CET

Accompagnement compétences

CNAS

Résumé du poste

Centre Communal d’Action Sociale de la Ville de Vichy recherche un Assistant de Direction (F/H) à temps complet pour accompagner la Direction dans le pilotage et le fonctionnement de l’établissement.

Vous assurez l’accueil, la gestion de la messagerie institutionnelle, l’organisation des agendas et des réunions, la préparation des documents et le suivi des circuits de signature. Une expérience en collectivité serait appréciée et la discrétion est indispensable.

Qualifications

• Formation ou expérience significative en secrétariat administratif ou assistanace de direction.
• Expérience en collectivité territoriale appréciée.
• Connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes.
• Excellentes qualités rédactionnelles et respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Accompagner la Direction dans le pilotage et le fonctionnement de l’établissement.
• Assurer accueil, gestion de la messagerie et organisation des agendas et réunions.
• Préparer dossiers, parapheurs, courriers et circuits de signature.
• Contribuer à la rédaction de bilans et rapports d'activité.
• Assurer la diffusion des informations entre services et partenaires.

Connaissances

Rédaction efficace

Gestion multi-dossier

Organisation et priorités

Discrétion et confidentialité

Sens du service public

Esprit d'équipe

Formation

Formation en secrétariat / assistant de direction

Outils

MS Office

Suite collaborative

Description du poste

Le Centre Communal d’Action Sociale de la Ville de VICHY

Ville thermale et touristique de l’Allier

Membre de la communauté d’agglomération de Vichy Communauté

Par voie statutaire ou contractuelle – catégorie C

Poste à pourvoir à temps complet, dès que possible

Vous souhaitez mettre vos qualités d'organisation, votre sens du relationnel et votre rigueur au service d'une collectivité engagée auprès des habitants ?

Le CCAS de Vichy recherche son futur Assistant de Direction (F/H) pour accompagner la Direction dans le pilotage et le bon fonctionnement de l'établissement.

Au cœur de l'activité du CCAS, vous jouerez un rôle clé dans la coordination administrative, l'organisation des instances décisionnelles et la circulation de l'information entre les différents services et partenaires.

Accompagner la Direction au quotidien:

Véritable partenaire administratif de la Direction, vous assurez :

• Ø L'accueil et l'orientation des interlocuteurs de la Direction.
• Ø La gestion de la boîte mail institutionnelle.
• Ø L'organisation et le suivi de l'agenda, des rendez-vous et des réunions.
• Ø La préparation et le suivi des parapheurs, courriers et circuits de signature.
• Ø La rédaction et la mise en forme de courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs.
• Ø La préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.
• Ø La diffusion et la transmission des informations entre la Direction et les différents services.

Contribuer à la vie institutionnelle du CCAS:

Vous participez activement au bon fonctionnement de l'administration générale en assurant :

• Ø L'organisation des Conseils d'administration : convocations, préparation des dossiers, délibérations, procès-verbaux et suivi des actes administratifs.
• Ø Le suivi des conventions, contrats et documents institutionnels.
• Ø L'appui aux dossiers de demandes de subventions et d'appels à projets.
• Ø La coordination avec les services de la Ville de Vichy, de Vichy Communauté et les partenaires extérieurs.
• Ø Le respect des échéances et le suivi des dossiers stratégiques.
• Ø La mise à jour des tableaux de bord et outils de pilotage.
• Ø La gestion documentaire, le classement et l'archivage.
• Ø L'actualisation des documents de référence du CCAS : organigrammes, annuaires, procédures et outils partagés.

Vos compétences:

• Excellentes qualités rédactionnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
• Sens de l'organisation et des priorités.
• Connaissance des techniques de classement, de suivi administratif et de gestion documentaire.
• Aptitude à participer à l'élaboration de bilans et rapports d'activité.

Vos qualités

• Rigueur et méthode.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens du service public.
• Réactivité et autonomie.
• Qualités relationnelles reconnues.
• Esprit d'équipe et sens de la coopération.

Votre parcours

Vous disposez d'une formation ou d'une expérience significative en secrétariat administratif ou en assistance de direction.

Une expérience en collectivité territoriale, établissement public ou CCAS serait appréciée, tout comme une connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes.

Particularité du poste :

Dans le cadre de la continuité du service public, et lors de situations exceptionnelles (canicule, grand froid, crise sanitaire ou événement majeur), vous pourrez être amené à participer aux dispositifs spécifiques mis en œuvre par le CCAS et à assurer temporairement des missions complémentaires.

Rejoindre le CCAS de la Ville de Vichy

C'est faire partie d'un établissement où vous pourrez bénéficier de:

• Ø Une rémunération intégrant une part de régime indemnitaire
• Ø Une prime de fin d’année
• Ø Les titres restaurant – participation de l’employeur à hauteur de 60%
• Ø Un forfait mobilité durable
• Ø Des prestations relevant du Comité des Œuvres Sociales et du CNAS
• Ø Une possibilité de télétravail (en fonction du poste)
• Ø Possibilités de RTT selon le poste et le cycle de travail
• Ø Une possibilité d’ouvrir un Compte Epargne Temps (CET)
• Ø Un accompagnement individuel au développement des compétences