Adjoint(e) administratif(ve) Pôle administratif de la Direction du CCAS - CDD 12 mois

CCAS de Saint-Martin-d'Hères; Saint-Martin-d'Hères; Sur place; EUR 24 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Plan de Déplacement d’Administration (

Mutuelle labellisée FPT

Prévoyance de groupe

Prime annuelle

COS SMH et COS 38

Résumé du poste

Le CCAS de Saint-Martin-d’Hères recherche un adjoint administratif pour assurer le secrétariat du pôle direction et le traitement des dossiers administratifs. Vous interviendrez en lien constant avec les services de la ville et les partenaires, en veillant à la logistique des réunions et au respect des procédures.

Vous assurerez l’accueil, le traitement du courrier et le suivi des ordres de missions, avec autonomie et sens du service public.

Qualifications

• Maîtrise du secrétariat et de l'administration générale.
• Bonne connaissance de l'environnement territorial et de la Fonction publique territoriale.
• Rigueur, organisation et discrétion professionnelles.

Responsabilités

• Publication des avis de vacances de poste, recueil des candidatures et organisation des commissions d'entretien.
• Signature des délibérations, suivi des conventions et archivage des documents.
• Accueil téléphonique et traitement du courrier et des mails de la direction.
• Organisation de l'accueil des stagiaires et suivi des conventions.
• Participation à les réunions et projets transversaux du service.

Connaissances

Maîtrise de l'outil informatique

Réactivité

Sens de l'organisation

Aisance relationnelle

Discrétion professionnelle

Travail en équipe

Diplomatie

Outils

MS Office

Courrier électronique

Description du poste

Missions de la direction

Le CCAS de la ville de Saint-Martin-d’Hères décline l’ensemble de ses missions en secteurs d’action sociale qui développent leurs interventions en complémentarité et en transversalité, avec une attention particulière pour les personnes en situation de fragilité : l’action sociale gérontologique, le service accueil, aides et accompagnement social et l'action sociale de proximité/développement social proposée au sein des 5 maisons de quartier.

Contexte de la mission

Le pôle administratif de direction est composé de deux rédacteurs assistantes de direction et un(e) adjoint(e) administratif(ve). Ce pôle est chargé de traiter l'ensemble des dossiers administratifs de la Direction du CCAS. Il est également l'interlocuteur administratif des partenaires du CCAS. Sous la responsabilité hiérarchique directe du rédacteur chargé du suivi de l'administration générale, l'adjoint administratif est amené à être en lien constant avec les chefs de service du CCAS, les différents services de la ville, les partenaires institutionnels ainsi que les candidats dans le cadre des recrutements.

Activités du poste

Recrutements

• publication des avis de vacances de poste, recueil des candidatures, organisation des commission d'entretien, envoi des convocations, réponses, suivi du PV et transmission des dossiers.

Conseil d'administration

• mise en signature des décisions, délibérations et suivi des conventions, télétransmission, classement, archivage et publications règlementaires.

Avis de vacance Adjoint administratif

Secrétariat de l'administration générale

• Accueil téléphonique de la Direction.


• Traitement du courrier.


• Suivi du courrier électronique, de la boite mail du CCAS, diffusion des informations.


• Suivi des parapheurs.


• Gestion de l'agenda de la Directrice, organisation des réunions internes et/ou avec les partenaires.


• Gestion des ordres de missions.


• Frappe et mise en forme de courriers, comptes rendus, divers documents.


• Organisation de l'accueil de stagiaires et suivi des conventions.


• Gestion du classement et de l'archivage des documents, dossiers papier et numérique

Participation à l'activité générale

• Participer aux réunions de service, de groupes de travail et à toute activité transversale correspondante.


• Effectuer une polyvalence de service si nécessaire


• Participer à la mise en oeuvre du Plan Canicule

Profil recherché

Connaissances

• Techniques de secrétariat


• Environnement territorial de la collectivité


• Environnement de la Fonction publique territoriale

Savoir faire et qualités

• Maîtrise de l'outil informatique


• Utiliser Internet, intranet et une messagerie électronique


• Réactivité, gestion du temps et repérage des priorités


• Méthode et rigueur


• Capacité d'organisation


• Aisance relationnelle


• Discrétion professionnelle


• Sens du travail en équipe


• Esprit d'initiative


• Disponibilité


• Diplomatie


• Autonomie dans les tâches confiées


• Sens des responsabilités et du service public

Les activités et compétences sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'évolution des missions et des techniques de travail.

Conditions

Conditions d’exercice particulières

• Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d'Hères


• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures


• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)


• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel

Avantages et participations de l'employeur

• Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ mois)


• Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille


• Prévoyance de groupe, facultative : Participation de 26€ par mois


• Prime annuelle: versée en 2 fois (juin et novembre)


• Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous conditions.

Sans condition d'ancienneté

Sous condition de 3 mois d'ancienneté

Les agents non titulaires (dans le cadre de l'article 332-13 du CGFP) voudront bien faire acte de candidature (lettre de motivation + CV obligatoire) à Monsieur le Président du CCAS.