ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Talence; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé à Talence recherche une assistante de direction pour soutenir le directeur des ressources humaines. Le rôle implique la gestion des agendas, l'organisation de rendez-vous et un soutien administratif. Une expérience préalable en secrétariat est essentielle, ainsi que de solides compétences en communication et en organisation. Ce poste implique un sens aigu de la confidentialité au sein d'une institution publique.

Qualifications

• Expérience réussie dans des fonctions similaires est impérative.
• Maitrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat.
• Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques.

Responsabilités

• Gérer les agendas des Directeurs des Ressources Humaines.
• Organiser et suivre les déplacements des Directeurs.
• Assurer l’interface avec l’interne et l’externe.

Connaissances

Communication

Rigueur

Organisation

Formation

Expérience en secrétariat

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Description

Le poste :

Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales, l’assistante de direction facilite l’organisation quotidienne des Directeurs des Ressources Humaines.

En collaboration avec une seconde assistante de direction, elle assure les missions dédiées au secrétariat central de la Direction des Ressources Humaines.

Les dossiers sont traités au sein de la Direction des Ressources Humaines, en lien avec la direction générale, les directions fonctionnelles, l’ensemble des services du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.

Missions de secrétariat

· Gérer les agendas des Directeurs des Ressources Humaines;

· Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des rendez-vous, réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique…) en respectant les délais de mise en œuvre, les échéances et la cohérence des réunions;

· Planifier et organiser les déplacementsdes Directeurs des Ressources Humaines : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements;

· Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;

· Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage);

· Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama);

· Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat ;

· Assurer l’interface avec l’interne et l’externe;

· Prise en charge des aspects logistiques (gestion des véhicules, des salles de réunions…).

Missions spécifiques liées au poste

• La préparation et le suivi des instances organisées par la Direction des Ressources Humaines (CSE, FSCT et CSO);


• L’appui administratif auprès des unités de la Direction des Ressources Humaines.

La continuité du poste est organisée avec la seconde assistante de direction du pôle RH. Les deux professionnels impliqués travaillent en 7h30, sur des plages horaires éventuellement variables, pour assurer la présence nécessaire aux activités du secrétariat et se remplacent lors des absences.

Profil recherché

Profil recherché

· Connaissances

• Intérêt pour le secteur public et les ressources humaines


• Une expérience réussie dans des fonctions similaires est impérative


• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement


• Techniques de communication


• Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques


• Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat

· Savoir faire

• Structurer son travail


• Savoir planifier et respecter les délais


• Evaluer et hiérarchiser des besoins


• Rédiger et mettre en forme les documents


• Savoir gérer les aléas


• S’adapter aux différents interlocuteurs


• Filtrer et orienter les informations

· Savoir-être

• Grand sens de la confidentialité


• Capacité d’adaptation


• Sens de l’organisation


• Réactivité


• Sens relationnel


• Savoir accueillir


• Savoir s’exprimer oralement


• Rigueur


• Autonomie