Assistant de Direction de l'Urbanisme H/F

Mairie-Rueil-Malmaison; Rueil-Malmaison; In loco; EUR 25.000 - 34.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

La Ville de Rueil-Malmaison recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer l’organisation de l’agenda, des déplacements et la gestion documentaire au sein de la direction générale. Vous effectuerez l’accueil, le relais des messages et le suivi des dossiers, avec confidentialité et rigueur.

Profil BTS ou expérience équivalente, maîtrise du Pack Office et d’Outlook, et excellentes aptitudes rédactionnelles et relationnelles requises pour ce poste sur site à l’Hôtel de Ville.

Competenze

• BTS Assistant de direction ou expérience équivalente exigée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et d'Outlook.
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Organisation et autonomie avec sens du travail en équipe.

Mansioni

• Organiser l’agenda et les déplacements de la direction.
• Rédiger et mettre en forme les courriers et documents.
• Accueillir et orienter les interlocuteurs, filtrer les messages.
• Suivre les dossiers et préparer les réunions/Commissions.
• Assurer l’archivage et la liaison avec les services.

Conoscenze

Organisation

Rigueur

Relationnel

Autonomie

Formazione

BTS Assistant de direction

Strumenti

Pack Office

Outlook

Descrizione del lavoro

Rueil-Malmaison, 92500Titulaire01/11/2026DescriptionSituée à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.MissionsOrganisation permanente de la vie professionnelle de la direction :· Assurer l’organisation de l’agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités· Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages· Organiser les déplacements de la direction· Gérer et alimenter la base de contactsRéalisation et mise en forme de travaux bureautiques :· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers· Organiser le classement et l’archivage des dossiersAccueil téléphonique et physique :· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent· Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiquesSuivi des projets et activité de la direction :· Organiser et planifier les réunions et Commissions· Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse...)· Organiser le classement et l’archivage des dossiers· Assurer la liaison d’informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire· Travail en transversalité-Mise à jour de l’observatoire du tertiaire : actualiser les informations relatives à l’immobilier d’entreprise à Rueil-Malmaison ( identifier les entreprises présentes, coordonnées des interlocuteurs, caractéristiques et durée des baux, occupation des locaux ...)Suivi des déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT) en lien avec le service du droit des sols :recevoir et trier des déclarationsmettre à jour le tableau de suiviprendre contact avec les pétitionnaires si nécessairesuivre des dossiers dans le tempsProfilCOMPÉTENCES ET QUALITÉS· Niveau Bac à Bac +2 (BTS assistant de direction) ou expérience souhaitée· Maîtrise des outils bureautiques, pack Office, Outlook· Capacités rédactionnelles et relationnelles· Être force de proposition· Capacité d’organisation· Faire preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité· Connaissance des politiques publiques et fonctionnement d’une collectivité territoriale· Connaissance de l’organigramme de la ville· Capacité à hiérarchiser les priorités· Rigueur, réactivité, autonomie· Expérience souhaitée dans le secteur public· Confidentialité· Connaissance du domaine de l’environnement de l’urbanisme serait un plusCONDITIONS DE TRAVAILLieu : Hôtel de VilleHoraires : 8h30/9h00 - 12h30 / 14h00 - 18h30Travail en équipe : nonTravail en extérieur : nonVêtement de travail ou équipement de protection individuel : nonTous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap