Assistant de direction CDD Kourou (H/F)

ACT GUYANE - SITE KOUROU; Kourou; Sur place; EUR 22 000 - 25 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

Complémentaire santé

CSE

Prime d'ancienneté

Résumé du poste

ACT Guyane - Site de Kourou recherche un(e) assistant(e) de direction en CDD à temps partiel (28h/semaine). Vous apportez un soutien administratif et RH à la direction, coordonnez le secrétariat et assurez la confidentialité des échanges.

Le poste implique l'organisation des rendez-vous, la gestion du planning et le suivi des dossiers du personnel et des résidents, avec travail en collaboration avec l'équipe dirigeante.

Qualifications

• 1 an d'expérience indispensable
• Bac+2 ou équivalents en secrétariat/assistanat de direction
• Assistanat de direction confirmé
• Permis B indispensable
• Maîtrise des outils numériques

Responsabilités

• Gérer le secrétariat de direction et l'interface avec les services internes et externes
• Organiser les rendez-vous, le planning et les déplacements de la cheffe de service et des collaborateurs
• Préparer et organiser les réunions, convocation, dossiers et compte rendus
• Contribuer à la gestion administrative du personnel et au suivi des dossiers des résidents
• Gérer la partie administrative des relations avec les Instances Représentatives du Personnel
• Tenir le registre du personnel et assurer le suivi des dossiers administratifs

Connaissances

Bonne communication

Travail en équipe

Planification

Gestion des priorités

Confidentialité

Écoute et empathie

Formation

Bac+2 ou équivalents

Secrétariat/assistanat direction

Outils

Utilisation des outils numériques

Description du poste

Assistant de direction CDD Kourou (H/F) 973 - KOUROU

Offre n° 212XPFJ
Assistant de direction CDD Kourou (H/F)

Les ACT Guyane recherche pour son site de Kourou un(e) assistant (e) H/F à temps partiel (28h/semaine).Dans un rôle significatif d'appui du Chef de service de son établissement, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité de la structure.Sur des fonctions polyvalentes, il/elle est garant de la bonne organisation de certains évènements : il/elle coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appui plus généralement la direction de l'établissement. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.Rattaché-e à la directrice et en lien fonctionnel avec la le Chef de service, vous les soutenez dans le suivi administratif et comptable de l'établissement. Vous contribuez activement à la gestion administrative des ressources humaines, la gestion des fournisseurs, à l'accueil et à la gestion des dossiers des résidents.Missions et Activités :Secrétariat :- Gérer le secrétariat de direction et l'interface avec les services internes et externes- Filtrer les correspondances et appels téléphoniques vers la Direction- Accueil physique des visiteurs- Organiser les rendez-vous, le planning, et les déplacements de la cheffe de service et le cas échéant des collaborateurs.- Actualiser les informations professionnelles et règlementaires et procède à l'archivage et au classement des documents.- Conçoit et rédige des courriers, rapports, notes et présentations.- Préparer et organiser les réunions notamment celle relatives à la vie associative (convocations, préparation des dossiers, envoi des documents, réservations des salles, suivi liste des présents, diffusion des procès-verbaux .).- Contribuer à la gestion RH de l'établissement- Assurer la gestion administrative du personnel en lien avec l'équipe de direction et Tenir le registre du personnel et les dossiers du personnel,Gérer les absences (congés, arrêts maladie, maternité, AT, etc.),- Gérer la partie administrative des relations avec les Instances Représentatives du Personnel.- Tenir à jour le panneau d'affichage employeur.Gestion comptable:- Tenue de la caisse, du journal des dépenses et des factures à payer- Récupération, vérification et transmission des documents comptables au référent comptableRésidents :- Accueil, écoute et orientation- Gérer les dossiers des résidents (constitution de son dossier unique, suivi, encaissement des participations financières, courriers).Missions transversales :- Classement et archivage, Optimisation des processus et outils- Préparer les éléments administratifs et assurer le suivi des dossiers des résidents.

Type de contrat CDD - 5 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 28H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2000.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• CSE
• Prime d'ancienneté en fonction des années d'expériences professionnelles

Déplacements Déplacements: Fréquents Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction- ASSISTANT DE DIRECTION Cette formation est indispensable

Compétences

• Appétence pour le travail en équipe réduite Cette compétence est indispensable
• Bonne communication orale et écrite Cette compétence est indispensable
• gestion des dossiers du personnel Cette compétence est indispensable
• Savoir adapter son mode de communication au public Cette compétence est indispensable
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• Assurer la confidentialité des échanges et informations
• Classer des documents
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction
• Relayer de l'information
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédiger un compte rendu de réunion
• Utiliser les outils numériques
• B - Véhicule léger Ce permis est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

CSAPA Centre de Soins d'Accompagnement et de Prévention en Addictologie avec Hébergement est situé sur la commune de Roura, Route de l'Est (Lieu dit Crique Marguerite), à environ 45 km de Cayenne. Association Loi 1901 de plus de 10 ans d'existence et présente en Guyane

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