Assistant d'un Conseiller du Ministre

AC/CAB; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

AC/CAB recherche une Assistante Technique pour soutenir le Conseiller Technique dans l’organisation quotidienne et assurer des fonctions d’assistance technique. Sous l’autorité du Conseiller, elle gérera l’agenda, les RDV et les communications, tout en assurant les aspects logistiques et la transmission d’informations sensibles.

Elle rédigera et justifiera des notes et documents confidentiels, participera à des réunions et rédigera les comptes rendus si nécessaire, tout en gérant les échanges et

Responsabilités

• Gérer l’agenda et assurer les prises de RDV
• Réceptionner et filtrer ses communications
• Prendre en charge l’ensemble des aspects logistiques dans l’organisation de RDV ou de réunions (notamment commande, suivi et préparation des dossiers)
• Organiser et coordonner la transmission d’informations (correspondance courante, affaires spécifiques) à caractère confidentiel sur son secteur d’activité
• Rédiger, présenter des notes et des documents généralement à caractère confidentiel et en assurer la gestion, le traitement et le suivi
• Assister à des réunions afin de rédiger le compte-rendu avant diffusion si besoin
• Suivre en temps réel et gérer, dans l’applicatif SCRIBE lesProjets de réponse aux courriers, des textes, des Q.E et prendre en charge de la procédure de visas des projets de réponse du Conseiller et répartir dans les autres services les courriers
• Mettre en place et installer les visio-conférences du Conseiller: cabinet du ministre et directions associées

Description du poste

Au sein d’une équipe de 2 assistantes, la titulaire du poste aura comme objectif d’assister le Conseiller Technique dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.

DESCRIPTION DES MISSIONS :

Sous l’autorité fonctionnelle du Conseiller, l’assistante doit :-

• Gérer l’agenda et assurer les prises de RDV


• Réceptionner et filtrer ses communications


• Prendre en charge l’ensemble des aspects logistiques dans l’organisation de RDV ou de réunions (notamment commande, suivi et préparation des dossiers)


• Organiser et coordonner la transmission d’informations (correspondance courante, affaires spécifiques) à caractère confidentiel sur son secteur d’activité


• Rédiger, présenter des notes et des documents généralement à caractère confidentiel et en assurer la gestion, le traitement et le suivi


• Assister à des réunions afin de rédiger le compte-rendu avant diffusion si besoin


• Suivre en temps réel et gérer, dans l’applicatif SCRIBE les projets de réponse aux courriers, des textes, des Q.E et prendre en charge de la procédure de visas des projets de réponse du Conseiller et répartir dans les autres services les courriers


• Mettre en place et installer les visio-conférences du ConseillerCHAMP RELATIONNEL : L’ensemble du cabinet du ministre, le bureau du cabinet, les directions d’administration centrale, les services déconcentrés de l’Etat, les autres ministères, les organisations professionnelles agricoles, les acteurs et entreprises des filières agricoles, les chambres consulaires et le corps diplomatique.