Assistant d'Exploitation H/F

Si2p Gn; Coquelles; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Temps partiel

Résumé du poste

FTK, entité du groupe Si2P, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) formation en CDD à temps partiel pour accompagner l'équipe dans l'organisation et le suivi des formations professionnelles. Vous serez le pivot entre planification, coordination des formateurs, gestion administrative et relation clients.

Vous assurez le suivi des dossiers, la facturation des prestations et l'accueil des stagiaires et formateurs.

Qualifications

• Organisation et rigueur dans le suivi des dossiers et de la facturation.
• Aisance relationnelle et téléphonique au quotidien.
• Capacité à jongler entre plusieurs sujets et à prendre des initiatives.

Responsabilités

• Organiser les formations et planifier les sessions.
• Coordonner les formateurs et vérifier les disponibilités et moyens.
• Assurer un suivi administratif fiable et la facturation des prestations.
• Suivre les inscriptions et informer les équipes commerciales.
• Servir de point de contact pour l'agence et accueillir clients, stagiaires et formateurs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Aisance relationnelle

Esprit d'équipe

Outils

Bureautique

Description du poste

Chez FTK, entité du groupe Si2P, vous rejoignez une équipe qui accompagne les professionnels dans leurs besoins de formation en sécurité et prévention des risques. Votre rôle ? Être un véritable pivot de l'agence, entre organisation des formations, suivi administratif, facturation et relation clients.

VOS MISSIONS

• Organiser les formations.
• Vous planifiez les sessions, coordonnez les formateurs, vérifiez les disponibilités et les moyens nécessaires. Vous anticipez les difficultés et ajustez l'organisation lorsque c'est nécessaire.
• Assurer un suivi administratif fiable.
• Vous préparez et suivez les dossiers de formation, contrôlez les documents, mettez à jour les outils et assurez la facturation des prestations réalisées.
• Contribuer au remplissage des sessions.
• Vous suivez les inscriptions, identifiez les sessions insuffisamment remplies et transmettez les informations utiles aux équipes commerciales. Vous pouvez aussi passer quelques coups de fil prospectifs.
• Être le point de contact de l'agence.
• Vous accueillez et renseignez clients, stagiaires et Formateurs. Vous facilitez les échanges et veillez à ce que chacun dispose des bonnes informations.
• Faire avancer le quotidien.
• Vous gérez les demandes courantes, trouvez des solutions aux petits imprévus et savez alerter lorsque la situation nécessite un arbitrage.

LE PROFIL IDÉAL

Vous êtes organisé.e, rigoureux.se, réactif.ve et à l'aise avec les autres. Vous aimez jongler entre plusieurs sujets sans perdre le fil, prendre des initiatives et apporter des solutions concrètes. Vous savez travailler en autonomie, mais aussi reconnaître lorsqu'une décision doit être partagée ou validée. Nous ne recherchons pas quelqu'un qui attend qu'on lui dise quoi faire à chaque étape : nous recherchons une personne fiable, impliquée et capable de faire avancer l'activité.

LES PRÉREQUIS

• Une bonne maîtrise des outils bureautiques
• De la rigueur dans le suivi des dossiers et de la facturation
• Une réelle aisance relationnelle et téléphonique
• Le sens des priorités, de l'organisation et du service

La connaissance du secteur de la formation professionnelle est appréciée, mais si vous avez déjà évolué dans un environnement de type agence d'emploi ou société de service à la personne, vous avez probablement acquis de bons réflexes. C'est votre état d'esprit, votre fiabilité et votre capacité d'adaptation feront la différence.

LES CONDITIONS

• Contrat : CDD pour accroissement temporaire d'activité
• Durée : jusqu'au 18/12
• Temps de travail : 80 % d'un temps plein
• Localisation : Coquelles (62)
• Statut : non-cadre
• Rémunération : 2 100 € brut mensuel

Experience: 2 An(s)Compétences: Réceptionner des produits, des matières premières, vérifier la conformité d'une livraison,Organiser le traitement des commandes,Superviser des opérations, des actionsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.