Assistant d'entreprise F/H

Vinci Group; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 12 000 - 16 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Formation en alternance

Résumé du poste

Vinci Group recrute un(e) apprenti(e) Assistant(e) d’entreprise pour soutenir l’équipe dans la gestion administrative et l’organisation des activités quotidiennes.

Vous participerez à la gestion des dossiers, à l’accueil téléphonique, et à l’assistance transversale en Comptabilité et RH, sur une alternance de 24 mois dans une structure à taille humaine.

Qualifications

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Curiosité et capacité d’apprentissage.
• Esprit d’équipe.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie progressive et sens du service.

Responsabilités

• Participer à la gestion administrative courante et au classement/archivage des documents.
• Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi.
• Préparer et diffuser des courriers et documents administratifs.
• Aider à l’organisation des réunions, formations et événements internes.
• Assurer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Contribuer au suivi des dossiers clients et fournisseurs et au traitement des documents contractuels.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Curiosité

Esprit d'équipe

Discrétion

Autonomie

Formation

BAC

BTS Assistant/gestion d'entreprise

Description du poste

L’apprenti(e) Assistant(e) d'entrprise placé(e) sous l’autorité hiérarchique de l'assistante d'entrepise participera au bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’activité. Il/elle apporte un soutien aux équipes et à la direction dans la gestion quotidienne des dossiers, l’organisation des événements et le suivi administratif de l’entreprise.

Vos missions seront :

Administration et gestion

• Participer à la gestion administrative courante.
• Assurer le classement et l’archivage des documents.
• Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi.
• Préparer et diffuser différents courriers et documents administratifs.

Assistance aux équipes

• Aider à l’organisation des réunions, formations et événements internes.
• Participer à la préparation des supports.
• Assurer l’accueil téléphonique et l’orientation des interlocuteurs.
• Faciliter la circulation des informations entre les différents services.

Suivi administratif des affaires

• Contribuer au suivi des dossiers clients et fournisseurs.
• Participer au contrôle et à l’enregistrement des documents contractuels.
• Aider au suivi des commandes, factures et éléments administratifs associés.

Assistance transverse Comptabilité et RH:

• Accompagnement à la mise en place du projet de facturation électronique, en vue du basculement chez Secure prévu en février 2027, conformément aux obligations réglementaires (lancement du projet en septembre 2026) ;
• Assistance à la saisie des factures fournisseurs afin d’accompagner la croissance du volume de factures à traiter ;
• Suivi des relances clients et fournisseurs ;
• Participation aux tâches administratives et de gestion courantes liées à l’activité du service.

Formation & Expérience :

BAC, vous préparez un BTS Assistanat/gestion d'entreprise

Compétences requises :

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Curiosité et capacité d’apprentissage.
• Esprit d’équipe.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie progressive et sens du service.

Cette alternance de 24 mois vous offre une occasion unique de travailler dans une structure à taille humaine avec des outils et une exigence des grands groupes.

Vous développerez les compétences suivantes:

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Microsoft 365).
• Techniques administratives et organisationnelles.
• Communication professionnelle écrite et orale.
• Gestion documentaire et suivi de dossiers.
• Organisation et gestion des priorités.