Assistant d’Agence Polyvalent — Accueil & Gestion Admin

LA NANTAISE D'HABITATIONS; Nantes; On-site; EUR 22,000 - 29,000; Full time

Job summary

La Nantaise d'Habitations recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour accompagner le responsable d’agence et son adjoint. Vous assurez l’accueil du public, la gestion administrative et la coordination des activités quotidiennes afin de garantir la qualité du service rendu aux locataires et interlocuteurs.

Vous assurerez le suivi des demandes, la gestion des documents, des clés et des plannings, et participerez à l’archivage et à l’amélioration des processus internes.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les locataires et les prestataires, apporter les premières réponses à leurs demandes et les orienter vers les collaborateurs concernés si nécessaire,
• Informer et orienter les demandeurs de logement,
• Assurer le suivi des clés et leur remise aux entreprises,
• Organiser et suivre la gestion des clés des logements vacants ainsi que le tableau des clés des parties communes.
• Préparer les courriers du responsable d’agence et de son adjoint,
• Assurer la gestion quotidienne du courrier : réception, numérisation et distribution, ainsi que la mise à jour des pochettes des gérants locatif,
• Veiller à l’intendance de l’agence : gestion des fournitures, suivi du ménage, maintenance des équipements (imprimantes, sas d’accueil, portail automatique, chaufferie…) et suivi des congés,
• Prendre en charge le traitement administratif des entrées et des départs des locataires ainsi que les réclamations administratives, en remplacement de l’assistante de gestion locative ou en période de surcroît d’activité,
• Assurer la gestion des ETILS (Equipements Techniques Intérieur Logelments) et participer aux révisions de loyers,
• Gérer les demandes de stationnement : suivi de la boîte mail dédiée, traitement des demandes, préparation des contrats de location et des états des lieux, organisation des rendez-vous de signature à l’agence et remise des clés aux locataires,
• Mettre à jour les données patrimoniales dans TEGIA : décomptes de surface et modifications d’actifs liées notamment à l’adaptation de logements aux personnes à mobilité réduite (PMR) et aux personnes vieillissantes,
• Gérer et suivre les stocks de clés, d’émetteurs et de télécommandes, pour l’agence et le syndic,
• Assurer le suivi et le traitement des demandes de changement de RIB des locataires transmises par le service comptabilité,
• Mettre à jour les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité,
• Organiser l’archivage des documents auprès de notre prestataire,
• Actualiser la liste du patrimoine au fil des livraisons et des ventes.
• Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus,
• Organiser la journée annuelle de Team Building de l'agence,
• Proposer et coordonner les plannings de formation de l’équipe.

Job description

La Nantaise d'Habitations recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour accompagner le responsable d’agence et son adjoint. Vous assurez l’accueil du public, la gestion administrative et la coordination des activités quotidiennes afin de garantir la qualité du service rendu aux locataires et interlocuteurs.

Vous assurerez le suivi des demandes, la gestion des documents, des clés et des plannings, et participerez à l’archivage et à l’amélioration des processus internes.