Assistant d'agence H/F

Action Logement; Nantes; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

La Nantaise d’Habitations recherche un adjoint polyvalent pour assurer le bon fonctionnement de l’agence. Vous accueillerez les locataires et prestataires, orienterez les demandeurs et gérerez les clés et les espaces communs, en lien avec le Responsable d’Agence.

Vous prendrez en charge les tâches administratives, le suivi des loyers, le logement PMR et les éléments patrimoniaux, tout en coordonnant les plannings et les formations de l’équipe.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les locataires et prestataires, puis les orienter si nécessaire.
• Informer et orienter les demandeurs de logement.
• Assurer le suivi des clés avec les entreprises et gérer celles des logements vacants et des parties communes.
• Préparer les courriers du Responsable d’Agence et de son adjoint, et gérer le courrier, les pochettes des gérants locatifs, les fournitures, le ménage, la maintenance des équipements et le suivi des congés.
• Traiter les entrées et départs des locataires ainsi que les réclamations administratives, en remplacement de l’assistante de gestion locative ou en période de surcroît d’activité.
• Gérer les ETILS (équipements techniques intérieurs des logements) et participer aux révisions de loyers.
• Gérer les demandes de stationnement, de leur réception à la remise des clés : contrats, états des lieux et rendez-vous de signature.
• Mettre à jour les données patrimoniales dans TEGIA : surfaces et adaptations de logements aux personnes à mobilité réduite (PMR) et vieillissantes.
• Suivre les stocks de clés, émetteurs et télécommandes, ainsi que les changements de RIB transmis par la comptabilité.
• Mettre à jour les tableaux de bord et la liste du patrimoine, et assurer l’archivage auprès de notre prestataire.
• Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.
• Organiser la journée annuelle de team building.
• Proposer et coordonner les plannings de formation de l’équipe.

Job description

Filiale d’Action Logement Immobilier, La Nantaise d’Habitations est une Entreprise Sociale pour l’Habitat (ESH) créée en 1919. Avec 160 collaborateurs et plus de 14 500 logements, dont 88 % situés sur Nantes Métropole, elle est la première ESH de Loire-Atlantique.

Elle répond aux besoins des habitants et des collectivités en proposant une offre diversifiée de logements familiaux et de résidences spécifiques. Grâce à sa filiale Coop Logis, elle favorise également les parcours résidentiels, de la vente sociale à l’accession abordable dans le neuf.

En savoir plus : https://www.nantaise-habitations.fr

Vos missions :

Véritable appui du responsable d’agence et de son adjoint, vous contribuez au bon fonctionnement de l’agence grâce à votre polyvalence, votre sens de l’organisation et votre réactivité.

Accueil et relation avec le public

• Accueillir et renseigner les locataires et prestataires, puis les orienter si nécessaire.
• Informer et orienter les demandeurs de logement.
• Assurer le suivi des clés avec les entreprises et gérer celles des logements vacants et des parties communes.

Gestion administrative et organisation

• Préparer les courriers du Responsable d’Agence et de son adjoint.
  Gérer le courrier, les pochettes des gérants locatifs, les fournitures, le ménage, la maintenance des équipements et le suivi des congés.
• Traiter les entrées et départs des locataires ainsi que les réclamations administratives, en remplacement de l’assistante de gestion locative ou en période de surcroît d’activité.
• Gérer les ETILS (équipements techniques intérieurs des logements) et participer aux révisions de loyers.
• Gérer les demandes de stationnement, de leur réception à la remise des clés : contrats, états des lieux et rendez-vous de signature.
• Mettre à jour les données patrimoniales dans TEGIA : surfaces et adaptations de logements aux personnes à mobilité réduite (PMR) et vieillissantes.
• Suivre les stocks de clés, émetteurs et télécommandes, ainsi que les changements de RIB transmis par la comptabilité.
• Mettre à jour les tableaux de bord et la liste du patrimoine, et assurer l’archivage auprès de notre prestataire.

Coordination de l’équipe

• Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.
• Organiser la journée annuelle de team building.
• Proposer et coordonner les plannings de formation de l’équipe.