Assistant/Assistante

ESIEE PARIS; Noisy-le-Grand; Sur place; EUR 29 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

ESIEE Paris est une grande École d’ingénieurs située en Île‑de‑France, recherchant un(e) assistant(e) polyvalent(e) rattaché(e) au secrétariat de la direction générale pour assurer des missions administratives et logistiques au service des différents pôles. Vous organisez déplacements, gérez les notes de frais, préparez les instances et réunions de la direction et coordonnez les commandes.

CDD d’un an renouvelable, 36,36h/semaine, avec possibilité de CDI et une journée de télétravail selon les

Qualifications

• Compétences organisationnelles et polyvalentes exigées.
• Discrétion et respect de la confidentialité soumises à la fonction.
• Capacité à prioriser et à gérer les urgences.
• Bon travail en équipe et sens du service.

Responsabilités

• Assurer l’assistanat courant de la direction (agenda, téléphone, courrier, permanence).
• Organiser des déplacements (ordre de mission, transport, hébergement).
• Gérer les notes de frais.
• Préparer logistique des réunions et dossiers de la direction.
• Coordonner les étapes des commandes (devis à litiges).
• Contribuer à l’organisation des manifestations et événements de l’établissement.
• Fournir un soutien à la chargée de mission et aux projets de la direction générale et de la vie étudiante.

Connaissances

Réactivité

Confidentialité

Rigueur

Gestion des priorités

Travail en équipe

Description du poste

ESIEE Paris est une école d’ingénieurs qui forme des étudiants dans le domaine des nouvelles technologies (près de 3000 étudiants – 250 collaborateurs – 700 vacataires), c’est une école membre de l’Université Gustave Eiffel localisée sur le Campus Descartes à Marne la Vallée.

À propos du rôle

Vous êtes rattaché(e) au secrétariat de la direction générale. En tant qu’assistant(e) polyvalent(e), vous serez amené(e) à assurer des missions administratives et logistiques auprès des différents services et/ou directions opérationnels et fonctionnels de l’établissement.

Responsabilités

• Assurer l’assitanat courant de la direction (agenda, téléphone, courrier, permanence physique…).
• Organiser des déplacements : ordre de mission, transport, hébergement…
• Gérer les notes de frais.
• Assurer la préparation logistique des instances et réunions de la direction (réservation de salle, prestations de restauration, dossiers…).
• Coordonner toutes les étapes des commandes de la direction (du devis à la gestion des litiges).
• Contribuer à l’organisation des manifestations de l’établissement (cérémonie des diplômes, événements pour les collaborateurs et institutionnels, séminaires Codir…).
• Etre en support de la chargée de mission de la direction dans le cadre des actions et projets de la direction générale et de la vie étudiante (associations étudiantes, engagement étudiant, cordée de la réussite…).

Compétences requises :

• Réactivité
• Sens aigu de la confidentialité
• Rigueur
• Gestion des priorités
• Travail en équipe

Environnement, contexte de travail :

• CDD d’1 an renouvelable avec possibilité de CDI
• 36,36h hebdomadaires
• 5 jours de travail par semaine
• 50 jours de congés pour une année universitaire complète
• 1 journée de télétravail possible en fonction des nécessités de service
• Rémunération indexée sur la grille des contractuels ou titulaires de catégorie B