Assistant Administration des Ventes Export H/F

Hacare; Trévoux; Sur place; EUR 29 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle

Prévoyance

Tickets restaurants

Résumé du poste

HACARE recherche un Assistant Administration des ventes/Export pour accompagner son développement à travers la gestion des commandes, l’établissement des devis et le contrôle des expéditions à l’export. Vous travaillerez avec le Directeur Export et les équipes pour assurer la satisfaction client et le respect des délais.

Profil Bac+2, idéalement BTS Commerce International, expérience minimum de 2 ans en ADV Export ou gestion des expéditions internationales, et maîtrise des documents et

Qualifications

• Formation Bac+2, idéalement BTS Commerce International.
• Expérience minimum de 2 ans en administration des ventes import/export ou assistanat commercial export.
• Maîtrise des transports export et de la documentation associée est un atout.
• Connaissance des formalités douanières et incoterms est appréciée.
• Anglais écrit et parlé requis.

Responsabilités

• Renseigner les prospects et les clients sur la gamme de produits BMB MEDICAL.
• Réaliser les devis via la GPAO (configurateur).
• Enregistrer les commandes clients et établir les accusés de réception de commande (ARC).
• Vérifier la faisabilité des commandes avec la production et mettre à jour le planning d'expédition.
• Envoyer les ARC aux clients dans un délai maximum de 48 heures.
• Organiser et suivre les expéditions à l'export, en lien avec les transporteurs et transitaires.
• Gérer les transports internationaux : demande de cotations, réservation des transports, suivi des enlèvements et des livraisons, gestion des éventuels incidents de transport.
• Préparer, contrôler et transmettre la documentation nécessaire aux exportations et aux formalités douanières.
• Envoyer les factures aux clients et assurer les relances si nécessaire.
• Remonter toute information relative à la satisfaction client dont elle a connaissance : livraison non conforme, non-conformité interne, réclamation client, etc.
• Répondre aux appels entrants et orienter les interlocuteurs vers les personnes ou services concernés.
• Participer aux salons professionnels spécialisés.
• Répondre aux appels d'offres en collaboration avec le Directeur Export.
• Préparer les dossiers administratifs et techniques nécessaires aux appels d'offres.
• Veiller au respect des exigences et délais liés aux appels d'offres.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Sens du service client

Esprit d'équipe

Réactivité

Formation

BTS Commerce International

Description du poste

Avec près de 60M€ de CA et fort de 450 collaborateurs, HACARE est un groupe français qui détient plusieurs PME (CORONA MEDICAL, HACARE, BMB MEDICAL, HERDEGEN) spécialisées dans la conception et la fabrication de mobilier médical à destination des secteurs hospitaliers, hébergement (maisons de retraite) et MAD (maintien à domicile), au travers notamment d'une gamme complète de lits médicalisés. Nos produits sont distribués en France et à l'Export.
Aujourd'hui, dans le cadre de notre développement nous recrutons : Assistant Administration des ventes/Export (F/H)

Vos missions :

• Renseigner les prospects et les clients sur la gamme de produits BMB MEDICAL.
• Réaliser les devis via la GPAO (configurateur).
• Enregistrer les commandes clients et établir les accusés de réception de commande (ARC).
• Vérifier la faisabilité des commandes avec la production et mettre à jour le planning d'expédition.
• Envoyer les ARC aux clients dans un délai maximum de 48 heures.
• Organiser et suivre les expéditions à l'export, en lien avec les transporteurs et transitaires.
• Gérer les transports internationaux : demande de cotations, réservation des transports, suivi des enlèvements et des livraisons, gestion des éventuels incidents de transport.
• Préparer, contrôler et transmettre la documentation nécessaire aux exportations et aux formalités douanières.
• Envoyer les factures aux clients et assurer les relances si nécessaire.
• Remonter toute information relative à la satisfaction client dont elle a connaissance : livraison non conforme, non-conformité interne, réclamation client, etc.
• Répondre aux appels entrants et orienter les interlocuteurs vers les personnes ou services concernés.
• Participer aux salons professionnels spécialisés.
• Répondre aux appels d'offres en collaboration avec le Directeur Export.
• Préparer les dossiers administratifs et techniques nécessaires aux appels d'offres.
• Veiller au respect des exigences et délais liés aux appels d'offres.

Profil :

• De formation initiale Bac +2, idéalement BTS Commerce International, vous justifiez d'une première expérience de 2 ans minimum sur un poste en administration des ventes import ou export ou assistanat commercial export.
• Une première expérience en ADV Export, administration des ventes ou gestion des expéditions internationales est souhaitée.
• La maîtrise de la gestion des transports export et de la documentation associée est un véritable atout.
• La connaissance des formalités douanières et des Incoterms serait appréciée.
• Dynamique, reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre sens du service clients, vous bénéficiez d'un bon esprit de synthèse et avez le goût pour le travail en équipe.
• Vous êtes très rigoureux(se) et organisé(e), tant dans le suivi des dossiers que dans le respect des procédures.
• Vous êtes à l'aise en ANGLAIS, à l'écrit comme à l'oral.

Poste à pourvoir en CDI à temps complet
Rémunération : à partir 32 000 euros sur 13 mois
Disponibilité : Immédiate

Avantages :

• Mutuelle
• Prévoyance
• Tickets restaurants

Experience: 2 An(s)

Compétences: Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Établir un devis, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande, Adapter sa pratique au flux et aux commandes des clients, Assurer le suivi des commandes et des livraisons, Assurer le suivi des dossiers clients, Collaborer avec les équipes pour optimiser les processus, Gérer les documents de transport et de suivi de commande, Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes, Répondre aux attentes d'un client, Respecter les délais convenus avec le client pour la livraison, Respecter les délais de livraison, Traiter efficacement les informations relatives aux commandes, Traiter les informations de commande et de livraison

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.