ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

MAIRIE; Talant; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, vous accompagnerez l'équipe dans la gestion quotidienne des activités administratives liées aux collaborateurs et contribuerez au bon fonctionnement du service.

Vous participerez au recrutement, à la gestion des contrats, des stages et des formations, et assurerez l'accueil et l'archivage des documents, tout en coordonnant les échanges avec les agents et les services.

Qualifications

• Formation et expérience en secrétariat ou gestion administrative.
• Sens de l'organisation et méthode.
• Capacité à prioriser les tâches et gérer plusieurs dossiers et échéances.
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie).
• Qualités relationnelles, rigueur et discrétion professionnelle.
• Capacité à travailler en équipe, en transversalité et autonomie.
• Connaissance de l'environnement territorial appréciée.

Responsabilités

• Accueil et secrétariat du service RH.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique: renseigner et orienter.
• Traiter courriels et transmettre les documents.
• Préparer les documents liés à la paie et aux contrats.
• Gérer l'archivage et le classement des documents RH.
• Suivre les commandes et le matériel bureautique.
• Participer au recrutement et à la gestion administrative du personnel.
• Organiser les stages et les gratifications.
• Suivre les visites médicales et les dossiers médicaux.

Connaissances

Secrétariat

Gestion administrative

Organisation

Autonomie

Relationnel

Rigueur

Discrétion

Bureautique

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Word

Excel

Messagerie

Description du poste

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, vous accompagnerez l'équipe dans la gestion quotidienne des activités administratives liées aux collaborateurs et contribuerez au bon fonctionnement du service.Vos principales missions :* Accueil et secrétariat du service RH- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, orienter les demandes- Garantir la bonne circulation de l'information au sein du service et de la collectivité- Réceptionner et traiter les courriels- Préparer les documents nécessaires aux différentes activités du service- Transmettre les documents nécessaires aux collaborateurs concernés notamment en ce qui concerne le traitement de la paie : contrats, arrêtés, arrêts maladie et autres justificatifs reçus.- Organiser, classer et archiver les documents RH- Suivre la gestion des stocks des fournitures de bureau* Recrutement et gestion administrative du personnel- Participer aux processus de recrutement : publication des offres, suivi des candidatures, organisation des entretiens, réponses aux candidats- Constituer et suivre les dossiers administratifs des agents recrutés- Etablir et diffuser les actes d'engagement et accomplir les formalités d'embauche associées- Assurer le suivi des contrats et de leurs échéances- Mettre à jour les dossiers individuels et les tableaux de suivi RH* Stages et gratification- Réceptionner et instruire les demandes- Assurer le suivi des conventions de stage- Organiser l'accueil administratif des stagiaires- Assurer le suivi des gratifications* Suivi administratif des situations médicales- Planifier, coordonner les visites médicales (embauche, périodiques, reprises)- Missionner les médecins agréés dans le cadre d'expertises- Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux arrêts de travail et autres situations médicales* Gestion administrative de la formation- Recueillir, analyser, chiffrer les besoins en formation- Accompagner les agents dans leurs démarches- Assurer les inscriptions des agents et le suivi administratif : convocations, attestations.- Alimenter les tableaux de bord dédiés- Gérer les ordres de mission et contrôler les états de frais pour leur remboursement* Préparation des évaluations annuelles- Contribuer au dispositif des évaluations annuelles : Superviser le déroulement administratif des différentes phases et élaborer des synthèses des points soulevés dans les évaluations à l'attention du DRHProfil recherché :Disposer d'une formation et d'une expérience en secrétariat ou gestion administrativeAvoir le sens de l'organisation et de la méthodeEtre capable de prioriser les tâches, de gérer plusieurs dossiers et échéances simultanémentSavoir utiliser les outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie.)Savoir communiquer et rendre compte prioriser les tâchesFaire preuve de qualités relationnelles, de rigueur, de discrétion professionnelleEtre capable de travailler en équipe, en transversalité et également en autonomieUne connaissance de l'environnement territorial serait appréciéePoste à temps complet à pourvoir fin septembre 2026CDD 3 mois avec possibilité de renouvellement

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Rémunération statutaire

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent- Gestion-Administration-Secrétariat Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-oints
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Commune de 11900 habitants relevant de la métropole de Dijon, quatrième ville de Côte d'OrMme Cécile D'AGOSTO