ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Aurore; Paris; Hybrid; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Aurore à Paris recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour le service PRISM, afin d’assurer l’accueil des usagers, d’orienter et de conseiller et de contribuer au suivi des bénéficiaires RSA.

Vous travaillez avec une équipe pluridisciplinaire et participez à l’organisation des réunions, à la gestion du courrier et au maintien des outils bureautiques et archives.

Qualifications

• Capacité à assurer un accueil professionnel des visiteurs et à gérer les situations variées.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau.
• Capacité à utiliser les outils collaboratifs.
• Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de sens du service, à s'organiser et à s'adapter.
• Connaissances informatiques indispensables.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers (60 personnes/jour) et les orienter.
• Communiquer avec les usagers sur les prestations et le suivi individuel.
• Gérer le courrier arrivé.
• Organiser les réunions, réserver les salles et préparer les supports des infos collectives.
• Gérer le stock de fournitures de bureau, passer les commandes et contacter les prestataires en cas de dysfonctionnement des équipements.
• Rappeler les rendez-vous et prévenir les annulations en cas d’absence du référent.
• Planifier les RDV pour les levées de carence dans les agendas de la cheffe de service ou de la coordinatrice.
• Proposer des améliorations sur l’utilisation des outils bureautiques et de l’agenda électronique.
• Participer aux réunions d'équipe hebdomadaires et établir les comptes rendus.

Skills

Accueil professionnel

Travail en équipe pluridisciplinaire

Utilisation outils collaboratifs

Gestion des priorités et sens du服务

Connaissances informatiques

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : travailleur social Paris)

Le service PRISM propose un accompagnement global à des bénéficiaires du RSA réalisé par une équipe pluridisciplinaire (travailleur social, conseiller en insertion professionnel, psychologue clinicien et animateur club emploi.

Le service est ouvert du lundi au vendredi de 9 heures à 13 heures et de 14 heures à 17 heures

Description des missions

• - Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers (60 personnes/jour environ), afin d'orienter et conseiller les personnes et de prévenir le référent de leur arrivé
• - Communiquer avec les usagers pendant leur temps d'attentesur les prestations proposés par le service en plus de leur suivi individuel (Accès au club, info culture, don en nature et Ateliers collectifs)
• - Gérer le courrier arrivée.
• - Organiser les réunions, réserver les salles et préparer les supports de présentation lors des infos collectives
• - Gérer le stock de fournitures de bureau, passer les commandes, contacter le prestataire en cas de dysfonctionnement d’un équipement dans le cadre des contrats de maintenance.
• - Rappeler aux usagers certains rendez vous par téléphone ou prévenir l'annulation en cas d'absence non prévue du référent
• - Gérer les RDV avec les usagers qui doivent effectuer une levée de carence en planifiant les RDV dans les agendas de la cheffe de service ou de la coordinatrice
• - Proposer des améliorations sur l’utilisation partagée des outils bureautiques et agenda électronique
• - Participer aux réunions d'équipe hebdomadaire et établir les comptes rendus

Date d'arrivée souhaitée

Profil recherché

Compétences et connaissances

• Capacité à assurer un accueil professionnel des visiteurs, à gérer les situations variées ;
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau ;
• Capacité à utiliser les outils collaboratifs ;
• Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de sens du service, à s'organiser et à s'adapter ;
• Connaissances informatiques indispensables

Les indispensables pour le poste

Etre en lien permanent avec les usagers du service

Réaliser des comptes rendus régulier avec la responsable de service

Niveau d'expérience min. requis

Pourquoi nous rejoindre ?

Les avantages à nous rejoindre

Aurore offre de nombreux avantages tels que:

• Une politique de formation ambitieuse: en 2023, plus de 1100 collaborateurs ont suivi une formation, soit plus de 30 000 heures de formation!
• Congés: au-delà des 5 semaines de congés annuel, l’association propose des avantages supplémentaires comme la récupération des jours fériés, la prise en charge de la journée de solidarité, des ponts offerts, et des jours de congés supplémentaires (suivants conditions).
• Tickets restaurant: carte tickets restaurant avec une valeur de 9 € par repas.
  Œuvres sociales du CSEavantageuses
• Transports: 60 % des abonnements de transports publics pris en charge. Un forfait mobilité durable jusqu’à 500 € par an est également disponible pour ceux qui utilisent un vélo ou le covoiturage.
• Un servicesocial du personneldédié pour accompagner les collaborateurs sur des sujets comme la retraite, la santé, le logement.
• Égalité salariale: index Femmes-Hommes de 93/100 en 2023.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

10 rue des Terres au curé 75013 Paris

Informations générales

Entité de rattachement

Chaque jour, et ce depuis plus de 150 ans, l'association Aurore fait face aux urgences de notre société dans les secteurs du soin, de l'hébergement et de l'insertion, grâce à des équipes de professionnels reconnues et engagées.

Chaque jour, et ce depuis plus de 150 ans, l'association Aurore fait face aux urgences de notre société dans les secteurs du soin, de l'hébergement et de l'insertion, grâce à des équipes de professionnels reconnues et engagées.

Si elle existe depuis plusieurs siècles, Aurore prône l'adaptation et l'innovation dans ses pratiques. Constamment tournée vers l'avenir, elle a toujours su s'adapter aux différents enjeux de notre société pour accompagner les populations qui en ont besoin. Parce que le monde change constamment, Aurore s'applique à conserver un regard neuf sur chaque situation et à réinventer les contours de la solidarité.

Chaque jour, nos équipes contribuent à améliorer la vie d'autrui. Bénéficiaire après bénéficiaire. Projets après projets. Sur le terrain.