Assistant Administratif H/F

MAIRIE de MEXIMIEUX; Mas Grobon; On-site; EUR 18,000 - 23,000; Full time

Job summary

La Mairie de Meximieux recherche un agent d’accueil et secrétariat au sein de la police municipale. Vous serez chargé(e) d’accueillir, écouter et orienter le public, filtrer les appels et transmettre les informations aux agents.

Vous gérerez la rédaction, la réception et le classement des courriers et documents et assurerez l’instruction des demandes d’arrêtés et les demandes de voirie.

Qualifications

• Rédiger et classer des documents, suivre les procédures pour les arrêtés communaux.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des règles de l’affichage légal.

Responsibilities

• Accueillir, écouter, aider et orienter le public vers les interlocuteurs appropriés.
• Répondre au téléphone et filtrer les appels, puis transmettre les informations aux agents concernés.
• Rédaction, réception et classement des courriers et documents; organisation des flux d’information.
• Instruction des demandes d'arrétés et permissions de voirie (arrêtés permanents, places PMR et taxis, manifestations, déménagement, stationnement, circulation).
• Gestion de l’affichage légal et distribution du courrier aux riverains et commerces.
• Gestion des données liées aux radars pédagogiques et utilisation de la radio police municipale pour coordonner les interventions.

Skills

Réactivité

Rigueur

Ponctualité

Esprit d'équipe

Education

Employé qualifié

Job description

Secrétariat au sein de la police municipale.

Accueillir, écouter, aider, renseigner et orienter si besoin vers d'autresadministrations :- répondre au téléphone : filtrage des appels (diriger et orienter les interlocuteurs)- transmettre les informations aux agents concernés : plaintes et autres des interlocuteurs Rédaction, réception, classement/organisation des courriers et autres documents : pour cela connaître la règlementation relative au fonctionnement des collectivités territoriales Instruction des demandes d'arrêtés et de permissions de voirie (arrêtés permanents, places PMR et taxis, manifestations, déménagement, stationnement, circulation, .) Gestion de l'affichage légal Affichage et distribution des courriers aux riverains et commerçants Gestion des données des radars pédagogiques Gestion de la radio police municipale (PM) :- avoir une écoute et permanente du réseau radio PM- réceptionner en temps réels tous les appels des agents- répondre aux sollicitations, besoins de renseignements ou d'interventions- informer sans délais le chef de service de tout événement ou situation à caractère exceptionnel- prendre note de toutes les informations transmises par les agents et le retranscrire sur un cahier d'activités journalières

Experience

Débutant accepté

Compétences

Classer des documents,savoir rédiger des arrêtés communaux

Qualification

Employé qualifié

Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:

• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.