Assistant administratif gestion du courrier (H/F)

MAIRIE D'ANNECY

Annecy

Sur place

EUR 22 000 - 26 000

Plein temps

Il y a 9 jours

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Résumé du poste

MAIRIE D'ANNECY recherche un Assistant administratif - gestion du courrier (H/F) pour le service Vie de l'assemblée. Poste à temps complet, ouvert au cadre d'emploi des adjoints administratifs, avec contrat CDD de 6 mois.

Vous assurez l'ouverture, le tri, l'enregistrement et l'orientation des courriers et demandes. MAIRIE D'ANNECY offre un cadre public, une collaboration avec les directions et une fonction favorisant la rigueur et la discrétion.

Qualifications

2 ans d'expérience dans le domaine administratif indispensable.
Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de traitement du courrier.
Discrétion et rigueur dans le traitement d'informations publiques.
Bonne capacité d'adaptation et sens du service à l'usager.

Responsabilités

Ouvrir et trier le courrier et l'enregistrement des pièces.
Traiter les courriers recommandés avec AR.
Gérer la boîte mail de la Ville et enregistrer les messages.
Enregistrer courriers, courriels et formulaires sur MEM Courrier.
Affecter les demandes aux directions et services concernés.
Identifier les demandes urgentes et sensibles.
Gérer les réaffectations avec le responsable du pôle Courrier.
Assurer l'archivage des courriers papier.
Accueillir et renseigner les usagers par accueil physique et téléphonique.

Connaissances

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des rdv

Mettre à jour un dossier et une base →

Formation

Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 214BMVC
Assistant administratif gestion du courrier (H/F)

Actualisé le 18 septembre 2026
Employeur handi-engagé

Le Département Ressources de la ville d'Annecy, recherche pour son service Vie de l'assemblée un Assistant administratif - gestion du courrier (H/F) à temps complet, ouvert au cadre d'emploi des adjoints administratif.Le poste est ouvert aux contractuels dans le cadre d'un renfort temporaire.Rattaché(e) au responsable du pôle Courrier, vous participez à la gestion et au suivi des différents flux de courriers et de demandes adressés à la Ville. A ce titre, Vous assurez notamment leur réception, leur tri, leur enregistrement et leur orientation vers les directions et services concernés. Vous contribuez ainsi à garantir un traitement fiable, rapide et adapté des sollicitations des usagers.Vos principales missions :Dans le cadre de vos fonctions, vous serez notamment chargé(e) de :* Ouvrir et trier le courrier afin d'identifier les courriers à enregistrer et ceux qui ne nécessitent pas d'enregistrement ;* Traiter les courriers recommandés avec accusé de réception ;* Assurer la gestion de la boîte mail de la Ville et identifier les messages nécessitant un enregistrement ;* Enregistrer les courriers, courriels, formulaires du site internet de la Ville, fiches d'appel et signalements AGATE dans le logiciel de traitement du courrier MEM Courrier ;* Procéder à l'affectation des demandes aux directions et services concernés ;* Identifier les courriers et demandes présentant un caractère urgent, très urgent ou sensible ;* Gérer les demandes de réaffectation en lien avec le responsable du pôle Courrier ;* Assurer l'archivage des courriers papier ;* Accueillir et renseigner les usagers, physiquement et par téléphone, notamment lors du dépôt de courriers ou dans le cadre de demandes de recherche.Conditions d'exercice :- Le poste est soumis à des horaires variables, avec une présence obligatoire au plus tard à 8h30, afin d'assurer l'ouverture et le traitement du courrier dès le début de journée.- Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité- Lieu du poste : Hôtel de Ville de Seynod.Le profil recherché :Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise dans la gestion de flux de demandes variées.Vous savez :* Lire et comprendre une demande d'usager afin d'en identifier rapidement l'objet et le niveau de priorité ;* Utiliser les outils numériques et les logiciels bureautiques ;* Faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations et de courriers ;* Travailler avec méthode et respecter les procédures ;* Vous adapter à différents interlocuteurs et assurer un accueil de qualité.Une première expérience dans le domaine administratif, de l'accueil, du traitement du courrier ou de la relation aux usagers serait appréciée.

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire