Assistant administratif et référent achat H/F

Apprentis d'Auteuil; France, Massy; Hybride; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

25 CP

9 JNTT

Indemnité de logement géographique

Supplément familial

Prime de cooptation

Forfait mobilité durable

Résumé du poste

Apprentis d’Auteuil recherche un(e) Assistant administratif et référent achat pour son site de Massy (91). CDD de remplacement, 36,5h/semaine, à partir de 1 954,55 € bruts mensuels selon expérience.

Le poste implique l’accueil des jeunes et familles, la gestion administrative, le secrétariat, les commandes et le suivi budgétaire, avec une dimension achat et devoir de confidentialité.

Qualifications

• Formation de niveau bac à bac+2 en secrétariat/gestion ou équivalent.
• Expérience dans un environnement administratif ou associatif appréciée.
• Connaissance des procédures achats et gestion des commandes serait un plus.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et l’interface avec les équipes et partenaires.
• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des jeunes.
• Suivre les documents administratifs (titres de séjour, pièces d’identité, archivage).
• Gérer le secrétariat, le courrier et les comptes rendus de réunions.
• Suivre les commandes et les échanges avec les fournisseurs et veiller au respect des procédures internes.
• Suivre le budget et élaborer les tableaux de bord des prestataires et dépenses.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Bon relationnel

Sens de l’accueil

Pédagogie

Formation

Bac+2 en secrétariat/gestion

Outils

Esker

Description du poste

Assistant administratif et référent achat H/F

Assistant administratif et référent achat H/F

Pour notre site de MASSY (91300), nous recherchons unAssistant administratif et référent achat H/F en CDD de remplacement.

Vous souhaitez mettre votre expérience au service desjeunes et familles fragilisées?

Vous voulez rejoindre une organisation àfort impact socialpour donner plus desens à votre travail?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous proposons

Le Dispositif MECS Louis Roussel situé à Massy (91) accueille garçons et filles au sein de plusieurs unités de vie à taille humaine,accueillis dans le cadre d’une OPP ou AP.

L’établissement offre un cadre de vie adapté et très agréable, avec une priorité donnée à l’accueil de fratrie, au travail avec les familles et la possibilité de développer des projets dans le cadre d’un accompagnement global.

1. Assistanat administratif de la MECS

• Assurer l’accueil téléphonique, l’orientation des interlocuteurs et l’interface avec les équipes et partenaires
• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des jeunes dans les outils dédiés
• Assurer le suivi des documents administratifs des jeunes (prises en charge, titres de séjour, pièces d’identité, classement et archivage).
• Participer à la vie de l’établissement et à l’organisation des événements

2. Secrétariat et services généraux

• Assurer le secrétariat du service, la gestion du courrier et la rédaction des comptes rendus de réunions
• Assurer le suivi administratif et logistique du site : parc automobile, photocopieurs, fournitures et prestataires
• Assurer ponctuellement la suppléance des assistantes des différents services

3. Gestion des commandes et relations fournisseurs

• Saisir et suivre les commandes et assurer les échanges administratifs avec les fournisseurs
• Vérifier le référencement des prestataires et veiller au respect des procédures internes
• Assurer le suivi des prestations, livraisons et éventuels litiges

4. Référent(e) Achats de la MECS

• Accompagner les professionnels dans l’expression et la formalisation de leurs besoins d’achat
• Saisir et suivre les demandes d’achat de la demande à la réception
• Veiller au respect des procédures Achats et à l’utilisation des fournisseurs référencés
• Assurer le suivi des réceptions, factures et anomalies, et alerter les interlocuteurs concernés en cas de difficulté
• Participer au réseau des Référents Achats et contribuer à la diffusion des bonnes pratiques

5. Suivi budgétaire et tableaux de bord

• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des prestataires, logements, commandes et dépenses
• Assurer un suivi rigoureux des engagements et signaler les éventuels écarts ou anomalies à la hiérarchie

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau bac à bac+2 en secrétariat, gestion administrative, assistanat de direction ou gestion, et disposez idéalement d’une première expérience dans un environnement administratif, médico-social, social ou associatif.

Une expérience dans le domaine des achats, de la gestion des commandes ou du suivi fournisseurs constitue un atout.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer plusieurs activités et priorités simultanément. À l’aise avec des interlocuteurs variés, vous disposez d’un bon relationnel, d’un sens de l’accueil et savez communiquer avec clarté et pédagogie.

Discret(e) et respectueux(se) de la confidentialité, vous appréciez le travail en équipe et faites preuve de vigilance dans le suivi des dossiers et le respect des procédures.

Compétences techniques

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l’aise avec les logiciels de gestion. La connaissance de l’outil Esker constitue un plus.

Une connaissance du processus Achats, de l’expression du besoin jusqu’à la facturation, est appréciée. Vous êtes également en mesure d’accompagner les utilisateurs dans leurs démarches et de leur expliquer les procédures de manière claire et adaptée.

Dans votre rôle de Référent(e) Achats, vous savez identifier les anomalies, les signaler aux interlocuteurs concernés et en assurer le suivi jusqu’à leur résolution .

Conditions du poste

• Contrat : CDD à pourvoir du 1 er octobre pour une durée de 8 mois. Une période de tuilage d’une semaine sera organisée pour faciliter la prise de poste et assurer la transmission des connaissances.
• Temps de travail : 36,5h hebdomadaires.
• Rémunération : à partir de 1 954,55 € bruts mensuels selon expérience
• Lieu : Massy, déplacements très ponctuels à Orsay et Marcoussis

• Avantages : 25 CP et 9 JNTT, une indemnité de logement géographique, unsupplément familialle cas échéant, ainsi qu’uneprime de cooptationen cas de parrainage de nouveaux collaborateurs. Vous pourrez également bénéficier duforfait mobilité durable, afin de soutenir vos déplacements zéro carbone.

Ce poste est vraiment fait pour vous si

Vous vous sentez en phase avec nos valeurs de confiance, espérance, bienveillance.

Vous vous reconnaissez dans ce que nous vous proposons, alors il est temps de postuler. Nous avons hâte de vous rencontrer!

En savoir plus sur nous

Apprentis d’Auteuil, fondation catholique reconnue d’utilité publique, desarrollge programmes d’accueil et d’accompagnement, d’éducation, de formation etd’insertion auprès de plus de 40 000 enfants, adolescents et 9 000 famillesfragilisés, dans 430 établissements et dispositifs en France.

Apprentis d'Auteuil s'engage et agit auprès des jeunes et des familles les plus fragiles